人力資源檔案管理存在的問題及措施

杜斌

［摘 要］人力資源檔案是組織管理和決策的重要依據，對于企業的發展具有重要意義。然而，人力資源檔案管理在實踐中存在一些問題，如檔案信息不完整、檔案管理流程不規范、檔案安全性不足等。本文旨在探討人力資源檔案管理存在的問題，并提出相應的解決措施。通過分析問題的根源和影響，探討解決措施的有效性和可行性，將為企業改進和優化人力資源檔案管理提供有益的指導和建議。

［關鍵詞］人力資源；檔案管理；檔案信息

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

人力資源檔案是組織管理和決策的基礎，對于企業的持續發展至關重要［1］。然而在實踐中，人力資源檔案管理存在一系列問題，如信息不完整、流程不規范和安全性不足等。這些問題給組織帶來了一系列的挑戰，如人才管理難度增加、決策效率下降和風險增加等。因此，本文旨在深入研究人力資源檔案管理存在的問題，并提出相應的解決措施，以提高檔案管理的效能和可靠性。通過提高檔案信息的完整性、規范流程管理和制定檔案安全措施，為戰略決策提供有力支持，促進企業的可持續發展。

1 人力資源檔案管理的作用

人力資源檔案管理是組織管理中至關重要的一環。首先，人力資源檔案是企業的記憶和歷史，記錄著員工的個人信息、工作經歷、培訓記錄等重要信息。它為組織提供了全面而準確的員工數據，方便管理者了解員工的能力、經驗和發展潛力，從而更好地進行人才梯隊規劃、崗位匹配和績效評估。人力資源檔案管理有助于提高人力資源決策的科學性和精準度［2］。通過對員工檔案的分析和比對，管理者可以了解員工的技能、能力和培訓需求，為員工提供個性化的職業發展和培訓計劃，提升員工的工作滿意度和績效表現。此外，檔案管理還能為招聘、晉升、薪酬等人力資源決策提供客觀的依據，減少主觀因素的影響，確保決策的公正性和合理性。人力資源檔案管理對于企業合規性和風險管理也至關重要。在法律法規越來越嚴格的環境下，組織需要確保員工檔案的完整性、準確性和安全性，以滿足法律要求和監管機構的審計需求。合規的檔案管理可以降低組織面臨的法律風險和勞動爭議風險，保護企業的聲譽和利益。人力資源檔案管理在組織管理中扮演著不可或缺的角色。它為組織提供了重要的人才信息和數據支持，能促進科學決策和個性化發展。同時，它也是組織合規和風險管理的基礎，保護企業的合法權益。因此，注重人力資源檔案管理的規范性和有效性對于企業的可持續發展至關重要。

2 人力資源檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息不完整

人力資源檔案管理在實踐中存在諸多問題，其中一個主要問題是檔案信息不完整，這意味著企業的人力資源檔案中缺乏必要的、全面的員工信息。導致檔案信息不完整的原因有多種，包括信息收集不及時、數據記錄不準確、檔案更新不及時等。

首先，信息收集不及時是導致檔案信息不完整的常見問題之一。在人力資源管理過程中，許多員工信息是動態變化的，如員工的晉升、培訓、績效評估等。如果企業的信息收集機制滯后或不完善，就很難及時記錄這些變化，導致檔案信息的不完整。

其次，數據記錄不準確也是導致檔案信息不完整的主要原因。如果企業在信息記錄過程中存在數據錄入錯誤、遺漏或重復等問題，就會導致檔案信息的準確性受到影響。這種不準確的信息記錄會給組織帶來很多困擾，如無法準確評估員工能力和潛力、無法提供精準的薪酬調整依據等。

最后，檔案更新不及時也是造成檔案信息不完整的原因之一。當員工的個人信息、職務變動或離職等情況發生時，如果檔案更新不及時，就會導致舊的信息仍然存在于檔案中，新的信息無法及時反映，影響對員工的全面了解和有效管理。

檔案信息不完整會給企業帶來了一系列問題和隱患，如無法精確評估人才儲備、無法提供全面的績效評估依據、影響招聘和晉升的公正性等。為解決這一問題，企業應加強對檔案信息的及時收集和準確記錄，建立完善的信息更新機制，確保檔案信息的全面性和準確性。此外，引入信息技術系統和自動化工具，可以提高數據錄入和管理的效率，進一步減少信息不完整的風險，從而實現更好的人力資源檔案管理。

2.2 人力資源檔案管理流程不規范

檔案管理流程不規范是人力資源檔案管理中常見的問題之一，這意味著企業在檔案管理的各個環節存在不規范的情況。這種不規范的檔案管理流程可能涉及檔案的創建、歸檔、檢索、借閱、銷毀等。

首先，檔案的創建環節存在不規范的情況。在員工加入組織時，檔案的創建應該是一個系統化的過程，包括收集員工的個人信息、合同文件、學歷證明等必要的資料。然而，如果企業沒有明確規定和執行檔案創建的標準和程序，則可能導致檔案信息的缺失、混亂或不一致，影響后續的管理和使用。檔案的歸檔和存儲環節可能存在不規范的情況。

其次，檔案應該按照一定的分類、編號和歸檔規則進行整理和存儲，以便于檢索和管理。然而，如果企業沒有建立明確的檔案歸檔和存儲規范，則可能導致檔案的混亂、錯位或丟失，給管理帶來很大的困擾。

2.3 人力資源檔案管理安全性不足

檔案安全性不足是指在人力資源檔案管理過程中存在一系列的安全隱患和風險，這意味著企業的檔案在存儲、傳輸和使用過程中缺乏必要的保護和控制措施，容易受到意外損壞、數據泄露、未授權訪問或濫用的威脅。檔案安全性不足的原因主要包括技術措施不完善、人為疏忽、信息共享不當等［3］。這種不足的安全性給企業帶來了嚴重的風險，如泄露敏感信息、侵犯員工隱私、違反法規等。此外，檔案安全性不足還可能導致企業面臨法律責任和信譽風險。泄露敏感信息或未經授權的訪問可能違反相關隱私法律法規，引發法律糾紛和賠償責任。一旦企業的檔案安全受到威脅，則會對企業的聲譽造成嚴重損害，影響與員工、合作伙伴和客戶的信任關系。為解決檔案安全性不足的問題，企業應采取綜合的措施。首先，建立安全的檔案存儲和傳輸系統是關鍵［4］。

2.4 人力資源檔案管理人員的服務意識不足

部分企業的檔案從業人員服務意識差，人員業務水平普遍不高，不能適應現代企業人力資源檔案管理的需要，忽略了以人為本的理念，淡化了挖掘、開發和利用檔案信息的意識，在一定程度上阻礙了人力資源檔案管理的工作的開展。因此，相關從業工作者的服務意識有待進一步提高。

2.5 人力資源檔案管理的數字化進程緩慢

許多企業設置了專門的部門開展人力資源檔案管理工作，但該部門并未真正發揮效用，因為檔案管理部門基礎設施尚不完善，可利用的數字化及信息化軟硬件不足，導致人力資源檔案管理由傳統模式向現代信息化模式轉型存在困難，極大地影響了人力資源檔案管理工作的轉型。人力資源檔案管理的數字化進程緩慢，難以適應新時代企業發展的需要。

3 人力資源檔案管理解決措施

3.1 完善檔案信息采集和記錄機制

為解決人力資源檔案管理中存在的問題，其中一個重要的解決措施是完善檔案信息的采集和記錄機制。這意味著企業應該建立一套規范、系統化的檔案信息采集和記錄流程，確保員工的相關信息能夠及時、準確地被收集和記錄［5］。企業可以制定明確的檔案信息采集要求和標準來確保檔案信息的全面性和一致性。企業可以借助現代化的信息技術工具來優化檔案信息的采集和記錄過程。例如，建立電子檔案系統或人力資源管理系統，使信息采集和記錄可以通過在線填寫、自動化流程和數據導入等方式進行，減少人工記錄的錯誤和延誤［6］。這樣的技術工具還可以提供數據驗證、備份和安全控制等功能，確保檔案信息的準確性和安全性。企業還應加強對檔案信息采集和記錄人員的培訓和管理。培訓應涵蓋信息采集的技巧和規范、數據錄入的準確性要求、保密和隱私保護等方面的內容。管理方面可以通過設立審核和監督機制，定期檢查和評估檔案信息采集和記錄的質量和合規性［7］。通過完善檔案信息的采集和記錄機制，企業可以提高檔案信息的全面性、準確性和安全性，為后續的檔案管理和使用提供可靠的依據。這有助于企業加強對員工的了解，提升人力資源管理的效率和質量。

3.2 規范檔案管理流程和操作規程

檔案的檢索和借閱流程可能存在不規范的情況。當需要查詢或借閱檔案時，如果企業沒有明確的流程和要求，可能導致檔案的濫用、泄露或延誤［8］。沒有規范的檢索和借閱流程還可能造成檔案的破壞或遺失，進一步加劇檔案管理的問題。為解決檔案管理流程不規范的問題，企業應建立完善的檔案管理制度和流程，明確各個環節的責任和要求。這包括制定檔案創建的標準和程序、建立規范的歸檔和存儲規則、明確檔案檢索和借閱的流程和權限等［9］。同時，要培訓員工關于檔案管理的規范和流程，提高員工的意識和能力。引入信息技術系統和電子檔案管理工具，進一步提高檔案管理的效率和準確性，實現規范化和數字化的檔案管理流程。

3.3 采取檔案安全保密措施

首先，建立完善的權限管理制度是提升檔案安全性的基礎。通過設定不同級別的權限，限制檔案的訪問和修改功能，確保只有經過授權的人員可以查閱和處理檔案［10］。同時，定期審查權限設置，及時調整和更新權限，確保權限與員工職責相匹配。采取強物理安全措施對檔案進行保護，包括采用安全門禁系統、視頻監控、防火和防水設施等，確保檔案存放地點的安全和可靠性。同時，合理規劃檔案存儲空間，采用防塵、防潮和防蟲等措施，保持檔案的完好和可持續性。

其次，引入電子檔案管理系統并加強信息技術安全保護。采用加密技術、防火墻、訪問控制等措施，保證電子檔案的安全傳輸和存儲。同時，定期備份檔案數據，建立災備機制，以防止數據丟失或損壞。

第三，加強員工的安全意識培養也至關重要。通過開展培訓和教育，提高員工對檔案安全保密重要性的認識，傳授正確的檔案處理和傳遞方式。

第四，完善制度建設。建立違規行為監測機制，及時發現和處理安全漏洞和風險，建立健全的檔案安全管理制度和監督機制，明確責任人，確保相關安全規定的執行和落實；定期進行安全審核和評估，及時發現問題并采取改進措施；通過采取檔案安全保密措施，可以保護機構和企業的檔案免受損失、泄露和濫用的風險，確保檔案的保密性、完整性和可用性，進而維護機構和企業的聲譽和利益。

3.4 提高從業人員的專業能力和服務意識

人才是企業人力資源檔案管理工作開展的保障，從業人員的專業能力和服務意識對于工作的開展具有重要作用。企業需要積極引進高水平高能力的工作人員，并且定期定時對其進行培訓，一方面，及時更新檔案管理領域的新知識、新要求，推動檔案管理工作更好更快地發展；另一方面，加強對從業人員服務意識的培養，使其以飽滿的態度開展工作，切實增強服務意識，完善服務流程，提高服務質量。

3.5 加強人力資源檔案管理的數字化建設

傳統的檔案管理工作趨于封閉形式，企業與企業之間難以實現人力資源檔案信息的共享，這樣的工作模式不利于人力資源檔案管理未來的發展，不利于數據的發掘與利用。因此，檔案管理工作需要加快信息化建設進程，減輕工作人員的工作量，提高工作質量和效率，規范工作流程。

4 結語

在保護檔案安全性方面，采取有效的措施至關重要。建立完善的權限管理制度、采取物理安全措施、引入電子檔案管理系統并加強信息技術安全保護，以及培養員工的安全意識，都是提升檔案安全性的關鍵。此外，建立健全的檔案安全管理制度和監督機制，確保相關規定的執行和落實也是必要的。通過綜合應用這些措施，可以有效地保護檔案的機密性、完整性和可用性，從而確保檔案的安全，維護機構和企業的聲譽和利益。檔案安全保密不僅僅是一項法定要求，也是對組織的責任和承諾，值得我們持續關注和努力改進。

參考文獻

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［3］孫偉. 人力資源檔案管理存在的問題及措施［J］. 黑龍江史志，2014（3）：131-132.

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［6］侯俊麗. 如何做好行政事業單位人力資源檔案管理工作［J］. 科技資訊，2023，21（4）：224-227.

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［8］黃文勝. 新時期提升人力資源檔案管理工作的策略［J］. 蘭臺內外，2022（22）：25-27.

［9］王濤. 促進企業人力資源檔案管理信息化的路徑探究［J］. 中國集體經濟，2022（10）：108-109.

［10］張開震. 人力資源檔案管理工作創新路徑分析［J］. 蘭臺內外，2021（32）：22-24.