淺談推進新時期企業檔案治理

文/張靜茹

隨著國家治理能力體系建設的推進，我國檔案事業提出了推進檔案治理體系建設，提倡企業由檔案管理向檔案治理轉變。本文通過檔案管理和檔案治理在產生背景、構成要素等方面進行對比分析，論述了企業推進檔案治理的難點和意義，解析推進檔案從管理走向治理的關鍵點

一、現狀分析

新修訂《檔案法》通過法律制度的具體化，全面準確地把“三個走向”貫穿于檔案工作全過程和各方面，系統完整地回答了檔案事業的治理之問、動力之問、發展之問[1]?？梢?，新時期檔案治理體系建設必須圍繞三個走向，聚焦檔案法，達到提升檔案治理能力，推進國家治理現代化的目的。隨著社會經濟和國有企業的發展，國有企業檔案數量在增多，存在形式在增加，利用需求在變化，檔案管理到檔案治理的轉變是實現現代化推進的必經途徑。新修訂的檔案法是國家推動檔案治理體系產生的重要成果。面對企業檔案治理，新修訂的檔案法讓企業檔案治理體系建設有法可依，有章可循。

二、檔案管理和檔案治理的比較

企業檔案工作是秉承為黨管檔、為國守史、為民服務的初心和使命，服務于企業經營生產任務的工作。對于企業來講，檔案管理是基礎，檔案治理是全面擴展，企業從檔案管理到檔案治理的轉變，是企業發展的必要需求，相比較兩者主要因素發生了轉變，針對國有制造企業為例分析如下：

背景不同：從古到今的檔案活動來看，檔案管理理論主要是在借鑒和吸收圖書管理、行政管理和歷史理論中的合理成分中發展和成熟起來的。我國現代檔案治理概念的提出，主要是源于國家治理體系和治理能力現代化政策主導能力，而且我國的“治理”與西方治理理論中的“治理”并非完全等同，符合我國國情和歷史發展情境[2]。社會經濟發展到一定程度是開展檔案治理的基礎和條件。

主體不同：企業檔案管理主體為檔案部門，檔案治理視角下主體將轉變為以檔案部門為主導，設計部門、工藝部門、制造部門等參與，黨委、團委、工會等組織和個人協同作用。由檔案部門的一元性向協作參與主體的多元性轉變。

對象不同：企業檔案管理對象是現有的館藏檔案，檔案治理的對象將是企業生產經營過程中的各單位產生的全部資料。

方式不同：檔案管理方式由檔案部門計劃、組織、協調、控制，檔案治理方式由多元主體之間聯合協作。

目的不同：檔案管理目的是有序、規范化管理，檔案治理則是注重和鼓勵多元主體參與到檔案活動中來，為更好發揮檔案價值，提升效率，降低成本。這樣企業就可以使檔案主體之間的分工進一步優化，實現檔案資源有效配置。

三、推進企業檔案治理的難點

1.企業重視程度不夠，檔案意識不強

企業的檔案管理工作在企業發展中不能直接產生經濟效益，部分企業管理者認為檔案就是簡單的資料收集、整理、保存、借閱登記，與經濟效益和社會效益沒有直接關聯，保持傳統模式即可，致使對檔案管理工作的投資少、要求低，甚至邊緣化，重視程度不足嚴重影響了檔案治理體系的有效推進。

檔案部門缺少檔案和信息化專業人員，很多檔案人員被動從事檔案管理工作，缺少理論知識和實踐經驗，工作內容瑣碎，很難體現價值，對檔案的認同感較弱。企業員工的日常培訓中缺乏檔案知識培訓，導致在日后工作中很難有主動建檔、存檔、歸檔的意識，認為所有檔案歸檔即可，不需鑒別分類整理，只要全部歸檔就安全可靠，然而在出現問題時才發現不能很快定位、查找到所需的信息內容。這種對檔案工作錯誤的認識，勢必無法滿足檔案治理現代化需求。

2.企業信息化發展與檔案發展不匹配

隨著新時期物聯網、大數據、元宇宙的快速發展和國產化需求的提出，企業的信息化發展模式也在不斷地變化著，已經在不斷地向著整體規劃的方向發展和進步。同樣，新時期發展背景對于檔案數據也有了更高的要求和標準，但是現階段企業中的檔案數據現狀并不能有效地滿足檔案治理的實際需求。

企業檔案表現形式和存儲方式也在隨著企業生產需求轉化，檔案數據呈現出數量大、領域廣、結構和關聯復雜等特點，對應信息化建設也存在任務大、投入多、集成難的狀態。在企業現有的信息化發展模式下，缺少多種應用系統和檔案系統集成，在實際的應用過程中數據沒能有效地進行集成分析，不利于企業各業務之間數據信息的共享。相關的檔案利用者無法針對問題快速找到問題源頭和提出相應的解決辦法；相關經營者無法及時地對企業的生產活動以及經營情況等進行分析判斷。

四、推進企業檔案治理的意義

在推進中國特色社會主義建設高質量發展的新時代，國家治理體系與治理能力現代化成為重要議題。檔案治理體系作為國家治理體系的重要組成部分，是國家治理的重要工具和載體[3]。檔案治理是推進國家治理現代化的內在要求，是推動檔案事業高質量發展的基本動力和重要保障。檔案治理能夠提升公眾檔案意識，能夠積聚社會資本，增加檔案公共服務供給，提高檔案事務管理效能。檔案治理需要檔案部門從獨立到協同，要求社會組織和公民從被動接受到主動參與，這樣全民親身參與比宣傳更能提升檔案意識，共同參與可以加深對檔案工作的理解，有效保障檔案利用效果。

企業推進檔案治理能夠改善檔案部門勢單力薄、人力、物力和財力有限的困境，增強企業檔案意識。通過檔案部門與各部門之間聯系、合作，建立起多元化的互動管理格局，建立全面、多維、全生命周期的檔案數據庫，既可以對檔案工作形成有效監督，又有助于完善檔案工作制度，還能滿足企業更廣更深入的檔案數據需求。

企業推進檔案治理可以從多方面擴增檔案系統內容，將企業的一系列活動立體地表現出來，更有利于“管檔案”向“管數據”轉型。研發部門除了按計劃給檔案部門歸檔主要階段文件，可以先自行整理建立部門數據庫，可以保留過程更改文件，彌補檔案部門只留存現行有效文件的缺失，便于查閱及解決產品設計中出現的問題。設備儀器管理部門規定歸檔高價值和技改項目的設備儀器檔案，但其他小設備的關鍵資料也應建賬并保存。對于疫情防控和安全生產“三違”檢查情況等都可以由安保部門建立數據檔案庫，便于在發生緊急危險情況時及時給出治理方案?！叭┮粯I”隨社區管理脫離企業，檔案部門可將社區檔案轉向社區管理組織，便于方便社區居民查閱使用，實現開放管理。

五、企業推進檔案從“管理”走向“治理”的關鍵點解析

1.堅持黨對檔案工作的領導

檔案法從法律上明確黨對檔案工作的領導制度，體現了“檔案工作姓黨”的政治屬性。企業要發展，必須堅持黨的領導，企業檔案工作亦如此，只有這樣才能保證檔案工作的正確方向性和檔案的安全性。

2.樹立開放的檔案治理理念

檔案治理的多元性和多樣性，要由開放的理念來支撐。當前，航空工業各單位數字檔案館的建立和檔案進館工作，預示著企業正在以國防需求為導向的開放理念在實行資源整合。企業內部部門間也可互助聯合，以職能職責劃分參與到對應的檔案工作中來，多維發揮檔案價值。

3.提升企業信息化建設能力

新時代高質量發展離不開人工智能，意味著國家信息化水平在加速提升。對應航空企業檔案緊跟發展步伐提出“數智檔案”，檔案由紙質化已轉成電子化，接著就要做到數據整合分析，提升數據利用價值，實現智能化聯動。提升檔案信息化建設能力，有利于加快檔案治理現代化進程。

4.依法實施檔案部門職責任務

檔案主管部門在推進檔案治理進程中具有主導作用，檔案主管部門開展監督檢查，切實把檔案治理制度轉化為治理效能，有利于檔案部門指導各業務部門正確利用檔案，督促落實年度計劃，有效發現部門安全隱患和違法行為，推進檔案治理體系構建。

全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的首要任務，對于企業檔案事業發展意義非凡。推進企業檔案治理體系建設的最終目的是提升企業檔案價值，凸現檔案在各項事務中的作用，更好服務企業高質量發展。企業檔案治理應按實際應用環境逐步推進，構建廣泛的資源利用平臺，挖掘企業走向現代化正確路徑，提升檔案在企業發展過程中的地位，激發全民參與檔案事業發展的積極性。