新形勢下國有企業辦公室管理效能提升的有效路徑

林濟瀛

習近平總書記在《秘書工作的風范》中指出，“辦公室是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大[1]?！弊鳛槠髽I的綜合管理部門，辦公室承擔著企業綜合協調、對外聯絡、參謀助手、督查督辦及服務保障等多項職能， 涉及工作范圍廣，工作任務重，服務要求高。 國有企業辦公室管理人員的綜合素質、工作效率、工作作風乃至工作狀態，都會對企業的運作產生重要的影響，所以提高國有企業辦公室的管理效能十分重要。

國有企業辦公室工作的重要性

1.承上啟下的“橋梁”

國有企業辦公室是集綜合性和專業性于一身的樞紐部門，承擔著服務各方、聯系上下、協調左右的重要職能。 為保證企業上下能步調一致地開展工作， 國有企業辦公室必須進行大量的溝通交流和協調，以保證企業的政令暢通。

2.輔助決策的“智囊”

國有企業辦公室要為公司領導決策提供參謀，協助跟蹤督辦落實領導做出的決策部署。辦公室輔助決策的工作水平高低， 直接影響著公司的方針、政策能否順利貫徹實施，甚至影響著公司全局工作。

3.溝通內外的“窗口”

國有企業辦公室對內要服務決策、服務職能、服務職工，對外要樹立企業良好的形象，處理和協調好各類問題，做到及時銜接，有效溝通，是連接企業內、外的重要窗口。

國有企業辦公室工作特點

1.綜合性

作為企業的參謀部， 國有企業辦公室是企業內部各要素相互聯系、協調的重要節點，是承上啟下的“橋梁”、輔助決策的“智囊”、溝通內外的“窗口”。因此，綜合性是國有企業辦公室的主要特點。

2.專業性

辦公室的每一項工作，無論是公文寫作、任務督辦，還是統籌安排、溝通協調，都要求具備一定的專業知識和技能。只有熟練掌握工作技能，形成專業能力，才能讓辦文、辦事、辦會等各項工作協調運轉。

綜上， 國有企業辦公室工作具有綜合性與專業性相結合的特點，專業性是綜合性的基礎，綜合性是專業性的集中體現。只有準確把握職能定位，全面了解業務特點，扎實掌握專業知識，不斷提升業務素質， 才能更好地完成辦公室各項綜合性事務，為企業高質量發展提供有力支撐。

當前國有企業辦公室管理存在的問題

1.經驗管理較多，科學管理較少

有些國有企業辦公室管理人員常常憑經驗進行管理，存在路徑依賴，缺少學習先進管理方法的主動性和自覺性。部門內部的溝通交流較少，執行方面比較被動， 缺乏自主溝通意識。 在部門定位上，管理人員在潛意識中認為自身是服務部門，只是起輔助作用，對部門的職責定位也不夠準確。傳統的辦公室管理已經無法適應當前企業的高質量發展要求，需要進一步解放思想，轉變觀念，學習先進的管理理念，才能充分發揮參謀助手、綜合協調和服務保障的作用。

2.傳統操作較多，信息化應用較少

信息技術在現代企業中扮演著越來越重要的角色， 但是部分國有企業辦公室管理人員由于缺乏信息化管理意識，習慣于采用傳統的工作模式，不善于運用先進的信息化技術和設備， 導致整體工作效率低下，嚴重制約著辦公室職能的發揮。例如，國有企業辦公室職責中的督查督辦工作，仍然大多采用逐一人工收集整理的方式，不僅效率低，而且容易遺漏，無法高效發揮辦公室的職能。

3.定性評價較多，定量評價較少

國有企業辦公室的工作內容很多， 涉及的細節繁雜，有些工作很難用量化的形式來衡量，導致工作的準確性不高。 由于崗位作業規范和標準不夠清晰，缺乏量化指標要求和考核標準，崗位評價往往偏向主觀， 容易導致管理人員工作目標不明確，影響管理人員的工作積極性，導致工作質量和效率低下。

4.躺平安逸較多，追求卓越較少

部分國有企業辦公室管理人員存在“小富即安”思想，完成任務不認真、不細致，對待工作有僥幸心理、馬虎心態，缺乏嚴謹的工作態度，認為只要完成即可，工作質量無法保證。面對困難與挑戰時， 有些國有企業辦公室管理人員往往習慣于回避和推諉，缺乏勇于承擔、敢于拼搏的作風。

國有企業辦公室管理效能提升的途徑

經過筆者的不斷探索與實踐， 總結出一套較為通用的國有企業辦公室管理效能提升方法，即從思想意識、 機制方法和業務能力上進行轉變和提升。

1.思想意識做到“三個強化”

（1）強化責任意識

強化責任意識， 要從全局的角度來看待自己的工作職責，準確定位崗位工作。國有企業辦公室管理工作涉及各種繁雜的任務，既有對外聯系，又有對內服務， 還要在企業領導與基層之間起到統籌協調、承上啟下的作用，因此國有企業辦公室管理人員只有充分認識自身的工作職責和崗位價值，才能更好地按照工作要求，保質保量地按時完成工作任務。 面對繁雜的工作任務，要強化執行，養成良好的工作與執行習慣，發揮馬上就辦、真抓實干的作風，不怠慢、不拖延，把細節落實到位。

（2）強化協同意識

協同不僅包括內部員工與員工之間的協同、崗位與崗位之間的協同， 還包括部門與部門之間的協同。 要強化全員協同，首先，要在部門內部樹立起集體榮譽感，提高員工團結協作的意識。只有形成更加活躍、更加團結的工作氛圍，才能有效提升國有企業辦公室的工作效率和溝通效率， 降低管理成本。其次，針對工作中的重點、難點問題，要讓所有人的力量都匯聚起來，形成團隊精神，多個角度分析解決問題， 從而避免工作中可能會出現的失誤， 推動國有企業辦公室工作落實落細。 最后，要充分體現“以人為本”思想，充分認識到不同的員工之間存在著必然的差異， 因此要了解每一位員工的特點，善于發掘每一位員工的潛能，聽取和采納不同的意見， 充分發揮集體最大的效能和價值，實現管理目標的人性化。

（3）強化精細化思維

要提高辦公效率， 就需要管理人員構建精細化思維，養成精細化管理習慣，在精細化管理環境下有效地開展管理活動。例如，在做好服務工作方面，不僅要滿足服務對象的需求，還要站在服務對象的立場上經常審視自我，主動尋找提升空間，并對成功經驗進行總結傳承。 要逐步形成精細化的部門工作文化， 推動國有企業辦公室管理從制度化約束向文化約束轉變，內化于心、外化于行，在潛移默化之中成為員工的素養和工作模式， 以此促進管理水平得到質的提升。通過把品質意識、創新意識融入到日常的工作中， 不斷提高工作的標準和要求， 使辦公室管理在不斷完善的過程中逐步提高自身價值和效能。

2.機制方法做到“三個優化”

（1）優化工作職責流程

無規矩不成方圓。 要有效提升國有企業辦公室的管理水平， 需要對崗位職責進一步明確，優化、細化崗位工作流程。 首先，要準確定位辦公室的部門職責，并細化為崗位職責，以“定崗、定責、定標準”為基礎，明確每個崗位的職責和要求，優化崗位說明書，防止因職責不清而導致部門內耗。其次，進一步優化日常管理流程，對現有的工作流程進行歸納、 分解和細化， 制定崗位標準作業程序，借助ARIS 平臺或Visio 軟件等工具繪制崗位工作流程圖，全面規范辦事流程，打造標準化、專業化的管理團隊。

（2）優化考核管理機制

通過完善考核獎懲機制， 充分調動管理者的積極性和主動性。在設計量化指標的過程中，要保證量化指標的科學性和合理性， 通?？刹捎糜^察法、問卷法、關鍵事件法等多種方法綜合調研，分析崗位工作的具體要求，明確關鍵的量化指標。對需要主觀評價和非程序性的工作， 要對績效指標進行定性設計，特別是對表現突出的員工，要從各個方面進行獎勵，以滿足員工的成就感和自豪感。要在部門內部形成良性競爭氛圍， 讓員工處于既緊張又活躍的工作環境中， 充分調動員工的積極性，提升國有企業辦公室的管理水平。在實際管理過程中，要積極落實制度化管理模式，注重考核結果的應用，提升整體管理效率。

（3）優化應用信息化技術

信息化是當前時代解決各種管理粗放問題的有效措施。 積極推動國有企業辦公室管理的信息化、自動化，形成從上到下，由內而外的工作機制，能有效防止出現管理上的空白， 從而保證各個流程的無縫對接。例如，在印章管理中應用信息化手段，建立印章使用小程序，領導審批、材料審核等常規流程審批問題就能在信息系統上便捷實現，避免了因為審核人員出差等意外原因造成的工作延誤。為提高領導決策的準確性和及時性，可開發任務管理小程序， 將信息收集和任務督辦進行系統整合，為領導提供周全的信息與決策參考。在工具使用上，可以充分利用平板電腦、信息移動終端等各種終端設備實現國有企業辦公室管理工作線上的處置、溝通和回復，一定程度上解決信息傳遞偏差，提高辦事效率。

3.業務能力做到“三個提升”

（1）提升文字表達能力

材料撰寫是辦公室工作的基本功， 是以文輔政的關鍵。 只有掌握這項能力，才能快速、準確地把組織決定、 領導意圖和管理要求等轉化為便于宣貫的文字，及時傳達下去，最終達成企業經營管理目標。 提升文字表達能力，要做好“三勤”，即手勤、眼勤、腦勤?！笆智凇币筠k公室管理人員，尤其秘書崗位多寫多練， 要把每次的材料撰寫都作為提升和檢驗寫作能力的機會。 要勤于做筆記，“好記性不如爛筆頭”， 工作中及時記錄領導的新觀點、新想法，記錄會議提出的新決議、新要求，記錄部門反饋的新問題、新舉措。 只有勤于記錄，善于總結， 才能有效提升工作效率和工作質量。 “眼勤”，就是要善于與時俱進，開闊視野，及時學習和理解最新的方針政策，廣泛收集信息，為材料撰寫提供重要參考。要培養鍛煉敏銳的洞察力，從多個角度對工作環節中可能出現的問題進行分析，輸出輔助決策的方案或調研報告。 “腦勤”，就是要做工作上的有心人，善于思考和總結提煉，善于從全局性、趨勢性和方向性上思考問題，站在領導的角度看問題，提出有價值的建議和意見。

（2）提高綜合協調能力

綜合協調是國有企業辦公室的重要職能之一，包括了對內和對外的協調與溝通。 對外主要是做好與政府部門、行業單位的溝通協調工作，在爭取外部資源、優化發展環境上發揮職能作用。 對內主要是搭建部門與部門之間、 領導與部門之間的溝通橋梁，準確傳達領導意圖和要求，及時掌握企業內各項重點工作開展情況， 協調解決部門之間的“灰色地帶”，確保企業高效運轉。要做好綜合協調，首先需要明確職能定位，顧全大局，做好3 個服務；其次要提高溝通能力，注重以人為本，聽取他人的建議和意見。 要做到換位思考，誠懇地與領導、部門及員工溝通，注重溝通的方式方法，掌握談話的時機，做好綜合協調工作。

（3）提高管理服務能力

國有企業辦公室的服務職能概括為“三個服務”，即服務決策、服務職能、服務員工。 在日常工作中，要提升管理服務的能力，可以從幾個方面著手：首先，注重加強辦公室管理人員管理服務知識的學習， 定期開展辦公室專業知識培訓和技能訓練，不斷加深管理人員對服務工作的理解，針對性地補短板、強弱項。 其次，要不斷提升管理人員對新知識與新技能的學習與認知， 在工作中強化學習，在學習中創新方法，在方法中累積經驗。最后，要建立辦公室服務知識庫， 形成并細化服務工作清單， 定期召開例會， 幫助管理人員提高服務水平。 通過各種形式的工作分享會，促進管理人員之間的溝通交流，共同探討解決問題的辦法，提高辦公室管理服務水平。

總結

綜上所述， 國有企業辦公室的管理效能直接影響著企業軟實力，需要管理人員圍繞職能定位，掌握科學有效的管理方法，積極應對新形勢、新挑戰，從思想上做出積極轉變。 通過不斷優化職責流程、管理機制和管理方法，形成更加順暢、協調和高效的綜合管理體系， 進一步提升國有企業辦公室管理人員的業務能力， 為企業的高質量發展提供有力支撐。