以業務和數據驅動保密工作檔案全過程管理模式創新

張春曉 /中國航天科工防御技術研究院

宋雙 /軍工保密資格審查認證中心

金盼盼 /北京新風航天裝備有限公司

保密工作檔案是單位保密工作開展情況的憑證，是保密工作全過程的原始記錄，是保密管理各項業務和活動的有機組成部分，是現場審查評估和衡量各單位保密管理水平的重要依據。隨著國家對數字化檔案管理的重視，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現階段的管理需求。為此，本文以保密工作檔案全過程管理為切入點，從管理職責、歸檔要求、數字化管理和數據分析四個方面，提出適應時代發展需求的具體措施，建立保密工作檔案管理新模式，提升保密工作檔案管理的科學化、規范化、標準化管理水平。

一、保密工作檔案管理現狀分析

當前，根據對泄密案件的分析，發生在黨政軍機關的泄密案件呈上升趨勢，保密工作檔案是保密管理的重中之重，一旦發生泄密案件，檔案將為案件調查提供有效憑證。但是目前很多軍工企業仍采用傳統紙質檔案、人工收集整理的管理模式，相比信息化手段，存在諸多管理缺陷，主要如下：

一是保密工作檔案管理的責任意識有待加強。軍工企業保密工作檔案由保密工作機構和業務歸口管理部門按照職責分工分別建立，無論是部分業務部門負責人，還是保密工作檔案管理人，他們對保密檔案管理的認識過于表面化，普遍認為檔案管理就是對資料的收集和分類管理，在保密監督部門檢查時能夠及時、準確找到要檢查的檔案即可，不存在任何難度。要加深他們對保密工作檔案管理重要性的認識，加強他們的責任意識。

二是保密工作檔案管理科學性、規范性不足。在保密資格認定中，雖然對資格申請的單位提出了很多條件，但保密工作檔案管理相關的標準很低。目前，各軍工企業按照《武器裝備科研生產單位保密資格認定標準》對保密工作檔案流程進行了明確，但針對管理方面并未制定詳細的規章制度，所以造成目前的檔案管理工作缺乏一定的規范性和科學性，即使部分單位在相關制度中對保密工作檔案管理提出了一定的要求，但針對歸檔權責范圍、收集和整理、保管和利用、監督與考核、銷毀等全過程的管理措施和要求少之又少，往往是約定俗成的歸檔規則，沒有形成嚴格規范的保密制度，受人為因素影響較大，導致保密工作檔案歸檔分類不準、規范性差。

三是保密工作檔案管理的信息化手段落后。對于很多單位來說，保密工作是一種常態化工作，工作人員需要結合單位的實際發展情況對需要保密的信息進行收集，持續不斷地對檔案內容進行動態化更新，使保密檔案的內容更加全面和有效。然而在大部分軍工企業中，保密工作檔案管理仍在采用紙質的管理方法，管理技術水平較為落后。雖然部分的業務管理環節建立了電子化流程，但仍未形成較系統的電子檔案，嚴重依靠人工收集、整理，工作量日趨增大，同時傳統的管理模式給保密工作檔案信息的查詢、保存、利用等方面帶來諸多不便。

如何解決現階段保密工作檔案管理中存在的一些不足，進一步強化檔案管理的規范性、科學性和準確性，已成為亟須解決的保密管理基礎問題。為此，本文以業務和數據為驅動深入分析了保密工作檔案全過程管理模式的創新，并提出了有效的優化管理策略和建議。

二、主要做法

1.落實責任，明確保密工作檔案管理職責

在保密工作檔案管理中，為了避免管理者產生一些不合規的行為，必須采取完善的規章制度進行約束，所以應針對現有的檔案管理制度進行創新和改革。強化檔案管理機構職能，明確保密工作檔案管理相關主體包括機構、業務部門、檔案管理部門等的職責，確定一名保密工作檔案負責人，負責發布保密工作檔案歸檔的通知、及時收集本單位形成的文件材料。歸口部門應當明確歸口業務保密工作檔案的負責人，可由本部門專/兼職保密員和業務管理人員共同負責。部門二級保密工作檔案一般由本部門專/兼職保密員負責收集、整理、歸檔，從縱向上層層落實保密工作檔案責任。

2.科學規范，細化保密工作檔案歸檔范圍

保密工作檔案應按照《武器裝備科研生產單位一級保密資格標準》《武器裝備科研生產單位保密資格評分標準》要求，分類分項建立，確保標準內容全覆蓋，不得缺項。單位級保密工作檔案應包含保密責任、歸口管理、保密組織機構、保密制度、保密管理、監督與保障、保密認定管理七大類。部門二級保密工作檔案主要內容應當包括部門負責人責任、業務制度、人員、設備、載體臺賬、業務管理工作記錄以及監督檢查。

以問題為導向，結合單位實際和各類內外審保密監督檢查中映射在保密工作檔案上的常見問題，詳細闡述保密工作檔案目錄中每項歸檔條目的建檔要求，并針對具體表單形式提供參考性模板，使保密工作檔案目錄操作性更強，幫助未管理過檔案的人員按照歸檔要求進行檔案整理時規避很多問題，提升檔案歸檔質量，使歸檔工作更加準確、規范、全面。

3.建章立制，制定保密工作檔案管理全過程要求

從保密工作檔案的收集和整理、歸檔要求、保管和利用、工作經費、監督和考核、銷毀全過程入手，分析識別檔案管理全過程易出問題點，并將約定俗成的規則加以明確，制定保密工作檔案管理全過程要求，使檔案管理人員有據可依，進而使得檔案管理的規范性更高。保密工作檔案管理全過程要求如圖1 所示。

圖1 保密工作檔案管理全過程要求

4.業務驅動，推進保密工作檔案數字化管理

以“方便工作，便于查證”為原則，充分發揮各信息化模塊的作用，對保密管理中的各環節采取動態信息化管理。運用結構化思維，以單位保密工作檔案目錄為基礎，規范檔號結構，利用業務工作流程形成的表單、數據，分類建立電子信息庫，實現按年度自動歸檔。為方便保密管理過程中快速查詢和使用保密工作檔案，建立數字化保密工作檔案管理體系，使檔案管理逐漸數字化，從而實現其管理工作效率的進一步強化。

5.數據分析，提升保密風險管控和預警能力

通過對保密工作檔案中的業務數據進行收集、解析、深層次揭示及抽取，使保密管理人員通過數據對比分析，掌握單位保密管理情況，明確保密風險隱患和薄弱環節，進而提升風險預警能力。以涉密載體管理為例，通常單位較關注單位及用戶在用文件總數量，通過將個人涉密載體持有量與單位涉密載體總量進行對比，可分析出單位大量涉密載體持有人員分布情況，使監管范圍更明確，進而有針對性地采取措施消除風險隱患。

保密工作檔案是單位保密的重點工作之一，保密工作建設以此為基礎。針對保密工作檔案管理構建完善的管理體系，不僅關系著單位日常保密工作的有序開展，還關系著單位保密資格的申請，更是發現單位保密工作開展中各種不足的基礎，只有對保密工作管理中的不足進行不斷補充，才能實現保密工作管理的可持續性和高效性。