提升流動人員人事檔案信息化水平的幾點思考

陳美然

第七次全國人口普查數據顯示，當前我國流動人口約37582萬人，與2010年相比增長69.73%，人口流動現象突出，這對流動人口的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰。

人事檔案是用人單位選用人才、評價人才的重要依據。做好流動人員人事檔案服務工作既是人才服務部門的基本職責，也是政府服務民生、產業發展的重要抓手。

一、流動人員人事檔案的特點

流動人員指戶口沒有在居住地但又取得合法居住的人。2021年12月29日中共中央組織部、人力資源和社會保障部等多個部門聯合發布了《流動人員人事檔案管理服務規定》，該《規定》的出臺也對本單位的流動人員人事檔案管理工作提出了更多的新要求[1]。以河北省秦皇島市為例，截至2022年12月底，秦皇島市、縣（區）兩級人才交流服務機構共記錄保存流動人才人事檔案信息158932 條，其中在庫各類流動人才檔案128154份，當年新接收普通高校畢業生等各類人才檔案8839份。向各級各類單位提供檔案查借閱服務200人次，向服務對象個人提供查借閱服務2500多人次，依據檔案記載出具相關證明、提供政審（考察）服務1500人次，向海外留學回國人員提供檔案接收管理專項服務30人次。

流動人員人事檔案具有下列特點：一是使用頻率高。經常根據需要提供政審材料、出具有關證明、辦理調動手續等業務。二是檔案流轉速度較快。和其他類型的人事檔案有較大不同的是，流動人員的檔案往往會隨人員本身的工作地或者戶籍所在地的變化而流轉。因此，流動人員的人事檔案在流轉的速度上就會更快。三是檔案管理難度較大。流動人員人事檔案管理工作不僅性質較為特殊，也常會面臨諸多內、外部環境因素的影響，導致出現檔案信息的資料更新不到位、內容不完善等問題，均加大了檔案管理的難度。

二、流動人員人事檔案管理信息化建設面臨的問題

新時期流動人員的人事檔案管理信息化建設成為重要發展趨勢，從秦皇島市工作實踐來看，還存在以下問題：

（一）業務系統不互聯、不統一，影響人才服務信息化深層次建設

人才服務工作與就業工作、社會保障工作尚需進一步融合。目前，公共就業和社會保障信息系統發展充分、技術成熟并且應用廣泛。人才服務信息化建設涉及面廣，與公共就業、社會保障信息系統既獨立又交叉、既并行又分離，比如就業網和人才網求職登記基本相同、失業登記與人才求職登記功能類似、人才社保信息與社會保障服務互聯不足、人才專業信息與就業崗位登記匹配不夠等，從而導致人才服務信息化的業務關聯度不高、資源共享率不強、服務應用面不廣。在實踐中，秦皇島市人才交流服務中心多次與公共就業、社會保險經辦機構溝通協調，但由于系統建設和軟件服務互為獨立，無統一接口和技術構架，信息共享化難度較大。同時，秦皇島市人力資源和社會保障局已在全局推行了OA辦公自動化系統，秦皇島市人才交流服務中心作為所屬事業單位也實現了辦公自動化，但與人才服務信息化平臺結合度不夠，導致內部辦公系統與外網業務缺乏有機聯系。

（二）縣區發展不平衡、不統一，制約人才服務信息化向更寬領域推廣

秦皇島市人才交流服務中心積極向各縣區人才交流機構推廣信息化建設模式和構架，但從實際情況分析，各縣區人才交流機構無論在理念認識還是在技術資金上都存在不足，有條件的縣區在積極爭取，條件欠缺的縣區在等待觀望。同時，由于人才服務信息化的標準化建設和系統化概念仍未統一，各縣區對信息化體系應用存在顧慮，秦皇島市在推廣過程中也在探索信息化的規范和標準，信息化建設標準的不統一直接影響了市本級與縣區的互通互聯，無法建立通用數據口和統一的信息化模式，制約了縣區人才服務信息化的發展進程。

（三）內外部數據交換不及時、不充分，阻礙人才服務信息化精細化運行

人事檔案管理信息化優勢之一便是能利用其中的信息資源數據，但實際上，目前該資源的利用水平還處于淺層，且相關分析技術運用也不到位，還局限于數據的錄入和傳送層面，并未進行深層次的挖掘[2]。盡管秦皇島市人才交流服務中心在對外服務方面建立了秦皇島人才網，在對內運行方面建立了“海之冀”人事業務管理信息系統，配備了3臺自助服務一體機，但與內外信息互聯互通、數據統計交換、業務辦理分析、流程實時監控及信息安全管理等要求還存在較大差距。在信息化建設上，秦皇島市人才交流服務中心與河北東軟軟件有限公司緊密合作、共同推進，在功能需求、模塊設計、服務實現、技術支持、開發運營和人才培訓等方面做了大量工作，但距人才服務信息化建設的全方位、全天候目標還有很大距離。秦皇島人才網的政務功能已經實現，但是人才招聘和崗位推薦功能仍有待開發?！昂Ｖ健比耸聵I務管理信息系統對內辦公已經實現，儲存了大量業務數據和流程數據，但與秦皇島人才網互聯互通尚未實現。從實踐中看，人才服務與信息技術的結合需要長時間的探索和運行，人才服務信息化的技術化運行、數據化操作還需要不斷加強。

三、流動人員人事檔案管理信息化建設的優化對策

（一）轉變觀念，樹立信息化共享理念

流動人員人事檔案管理信息化建設的首要任務，是相關人員要轉變觀念，真正意義上建立“大數據”“信息化”共享理念[3]。為此，需要采取的策略如下：首先，加大宣傳力度，要求人力資源公共服務中心的各個部門、各崗位人員都能明確人事檔案信息化管理的現實意義，能正確掌握該項工作信息化建設的內容、實施流程和可能帶來的效果，為工作開展打好基礎。通過加大宣傳和引導，讓有關部門人員主動學習信息化技術、大數據等有關的理論知識和技能，實現對流動人員人事檔案管理信息化建設的支持與配合。其次，在信息化建設過程中，人力資源公共服務中心在開展檔案管理工作時還需轉變工作思路，主動和各個用人企業、高校等之間搭建協作溝通的對接關系，建立雙方間的信息化建設協同機制，實現對流動人員人事檔案數據共享。

（二）核心助力，構建完善的人事檔案信息數據庫

流動人員人事檔案管理的信息化建設核心，在于具備一個完善的信息數據庫。建設數據庫的目的是能實現全國流動人員的檔案信息資源共享，為檔案管理信息化的建設提供強大助推力，提供更為高效的檔案服務。隨著經濟發展和人事檔案管理制度的改革持續深化，流動人口的數量明顯增長，因此，構建完善、規范、全面、通用的數據庫是應對流動人口數量激增下檔案管理問題的可靠手段。第一，要合理規劃設計該數據庫中的各個子系統，要求所有的子系統都參照統一的標準和規范管理，避免各種設備不匹配、軟硬件不兼容問題。在此環節中可聘請專業的技術人員設計子系統，保障系統的先進性和完善性[4]。第二，在全國各個地區，要全面推進關于人事檔案信息數據庫的應用及推廣工作，尤其注意在應用該數據庫的過程中有任何異常及問題，要及時記錄和反饋，以便修復完善系統。作為政府部門要發揮帶頭引導作用，重視檔案信息數據庫的安全性問題，采取相關措施確保檔案管理信息化水平。第三，數據庫的建設和管理要遵循相關的規章制度，防止檔案資料失泄密等問題出現。

（三）基礎保障，加大資金投入與軟硬件基礎建設

流動人員人事檔案管理信息化建設需要來自資金、軟硬件、網絡平臺等方面的基礎保障。第一，增加資金投入。地方政府及有關部門要重視流動人員的人事檔案信息化管理工作，重點落實相關的專項資金撥款，并將信息化建設納入規劃。此外，還要整合資源，適當擴大資金來源渠道，爭取社會各界的支持，籌集更多的資金保障流動人員人事檔案管理信息化建設進程。第二，加大軟硬件基礎建設力度。由于科學技術和信息化技術發展迅猛，各項技術升級更新加快，因此軟硬件的基礎優化是必然舉措。一方面，要持續更新現有的硬件設備，并結合檔案管理要求和現有的資金條件持續優化，購置性價比高的設備，讓新舊硬件設備聯合，充分發揮出設備作用。另一方面，加大對流動人員人事檔案管理信息化軟件的研發和網絡平臺建設工作，確保軟件系統的兼容性和適用性，使其既能滿足流動人員人事檔案管理需求，又能和其他企業或者職能機構對接，利用先進的技術手段和網絡平臺實現資料的檢索、借閱，提升檔案管理相關服務效率與質量。第三，加強對檔案信息資源的開發利用。有關部門可利用大數據分析等技術處理流動人員的人事檔案信息資源，針對性地作出分析報告，為解決各種經濟、學術等問題提供可靠依據。

（四）人才推動，提升檔案管理隊伍人員綜合素養

作為人力資源公共服務中心必須高度重視檔案管理隊伍建設，努力提升人員的綜合素養。第一，要深入研究當前從事流動人員人事檔案管理工作的人員綜合素質、知識能力架構等人力資源條件，并根據現有人員條件有針對性地設計教育培訓體系。第二，在檔案信息化管理的教育培訓體系中，要采取專家講座、委培、集中化培訓、學術研討會等形式，在培訓內容上，要大力普及關于信息化技術、大數據等方面的知識，全面提升人事檔案管理人員的信息素養，善于利用先進的信息化技術推動檔案管理工作，實現檔案管理信息化的改革與升級[5]。第三，充分調動檔案管理人員主觀能動性，搭配完善的人員獎懲機制、晉升機制，有效地引導檔案管理隊伍的綜合素養提升，為流動人員人事檔案管理信息化建設助力。

新時期的流動人員人事檔案管理信息化建設工作中，仍然存在一些亟待解決的問題，為切實地推動該項工作的信息化建設進程，可緊扣思想理念、數據庫、資金投入、軟硬件、技術更新、人才支撐等多個關鍵詞采取對策，進一步推動流動人員人事檔案管理信息化建設，實現該項管理工作的水平更上一層樓，為人力資源公共服務的可持續發展創造有利條件。

參考文獻：

[1] 馬軍紅. 我國人才交流中心流動人員人事檔案管理問題與建議[J]. 產城（上半月）， 2023（3）： 70-72.

[2] 張海宏. 淺談大數據時代下流動人員人事檔案信息化建設[J]. 內蒙古科技與經濟， 2019（18）： 33-34.

[3] 蘇琦. 人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J]. 辦公室業務， 2020（9）： 132-132， 134.

[4] 本刊訊. 山東省出臺流動人員人事檔案信息化建設實施意見[J]. 山東人力資源和社會保障， 2019（1）： 7.

[5] 鐘萬梅. 應轉變流動人員人事檔案的服務方向： 對 “棄檔” 現象的思考[J]. 蘭臺世界， 2019（5）： 103-105.

基金項目：河北省人力資源和社會保障廳立項課題“秦皇島市流動人才人事檔案信息化研究”（JRS-2023-0343）

作者單位：秦皇島市企業養老保險中心