基于PDCA循環模型的檔案管理模式探索

文/王琳

本文從PDCA 循環模型的運行機制和檔案管理的現實需求入手，分析了PDCA 循環模型應用于檔案管理中的可行性，并基于PDCA 循環中計劃、實施、檢查、處理四個環節提出檔案管理的路徑和方法，以期對檔案管理工作的改進和提升提供有益參考

一、PDCA循環模型運行的機制

PDCA循環是基于計劃（P）、實施(D)、檢查(C)和處理(A)四項流程所采取的階梯式上升的無限循環過程，PDCA 循環模型從本質來說，是一種基于過程管理的質量控制手段。在收集資料、分析和確立目標的基礎上制定實施計劃，進而執行計劃，以目標執行的完成情況來調整和修正目標，以此不斷地解決問題，持續推動質量提升。目前，PDCA 循環模型在企業管理體系中已經運用得非常成熟并取得了良好的成效。

結合目前檔案管理的現狀來看，無論是在管理機制建設方面還是在專業水平和服務水平、信息化建設等方面都與新時期對檔案工作的要求相比還存在差距，因此需要我們不斷改良工作方法，提升檔案治理水平。在檔案管理中引入質量控制理念，借鑒質量管理的科學方法，是積極適應現代化管理發展趨勢的必然選擇。PDCA 循環模型中所體現的全員參與、過程管理、持續改進的理念對于檔案管理有一定的啟示和借鑒作用。

二、PDCA 循環模型引入到檔案管理中的可行性

1.現代化檔案管理開始由“管理”向“治理”方向過渡

《檔案法》將“推動治理體系和治理能力現代化”納入到檔案治理的目標屬性之中，檔案管理不單純是對“文件”管理，檔案管理的對象已經由管“物”向管“人”的方向過渡，檔案工作的內容已經由文件收集整理延展到檔案信息資源共建共享、檔案開發與利用、檔案服務互聯互通、檔案數據治理等方方面面，傳統觀念下的管理理念已經不適應檔案治理現代化的要求。運用科學有效的治理模式，可以有效整合優勢資源。通過建立標準化的管理流程，可以實現檔案信息資源集成和服務效果最大化，推動檔案治理的現代化進程。

2.現代化檔案管理與質量管理都強調要做好前端控制

目前，檔案管理越來越強調全周期管理，要求檔案管理者變被動為主動，由終端管理向前端管理轉移，強調要提前干預和介入。PDCA循環模型也要求要提前進行預判，有針對性地開展行動，以減少在執行過程中產生偏差和問題?；赑DCA質量控制下的檔案管理就是要加強對檔案工作的前端控制，在全面計劃和充足準備的基礎上開展工作，并加強過程管理，對于過程中出現的偏差和問題要進行及時反饋并糾正，糾正的結果又再次納入到計劃和準備工作中，以此來實現持續改進、提高質量的效果。

3.現代化檔案管理與質量管理的最終目的都是基于用戶需求的滿足

現代化管理的核心理念即是用戶滿意，強調以客戶為中心。如果長期只在檔案館、資料室里談檔案，檔案工作必然會與社會發展脫節。檔案工作的目的是為了利用，用戶的需求應當是檔案工作的出發點，用戶的滿意度則應當是檔案工作的落腳點。檔案工作過程中，必須堅持以用戶需求為導向，對業務環節和流程進行優化。同時，還要在推進檔案服務創新方面發力，根據用戶的需求類型進行資源合理整合與配置，進行指向性、個性化設計，增強與用戶之間的交互體驗，節約用戶的時間成本，從而提升檔案信息服務的效率。

三、基于PDCA 循環模型的檔案管理工作模式

（一）計劃（Plan）——明確管理現狀和發展方向

1.對檔案管理現狀進行分析。對上一階段檔案管理情況進行調研，全面掌握現存檔案的管理情況，評估檔案質量，對當前存在的問題進行查擺，分析產生問題的主要原因和影響因素，為檔案工作開展全面規劃提供支撐。

2.制定檔案事業發展的長期規劃和年度計劃。結合檔案事業發展的現狀、發展的現實需要、用戶的需求等情況，確立檔案事業發展的中長期規劃，主要包括：要實現的目標、需要完成的任務、保障措施等等。對目標和任務進行分解，形成年度工作計劃，確立檔案管理的關鍵環節和重點領域，積極策劃檔案活動，保證檔案工作與業務活動全程密切聯系。同時，對檔案的基礎設施建設、人員隊伍能力建設、信息化建設、經費保障等基礎工作進行規劃。

（二）實施（Do）——優化管理制度和操作流程

1.健全檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作人員進行檔案管理的具體行動指導和業務執行標準，是開展檔案管理工作的依據和運行標準。在執行中需要結合質量控制的具體要求，針對不同的檔案管理部門、檔案門類、檔案管理的環節都應當建立相應的管理制度，完善管理辦法，明確考核體系。

2.優化檔案管理流程。一是要明確基礎環節流程。要從收集歸檔、整理保管、鑒定及借閱利用等檔案管理的基礎環節入手，構建邏輯合理、環節嚴密的工作流程，使工作更加精細化。二是要明確檔案管理崗位履職流程。要明確重點崗位的職責內容和層級管理權限，保證檔案管理人員能夠各司其職，不越位、不缺位。三是要明確檔案管理權限和審批流程。明確檔案的公開與保密的范圍，實現檔案管理的法治化。

3.規范檔案操作流程。目前針對檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交的重點環節操作要求都進行了規定，檔案管理部門要根據已出臺的相關規定和細則，制定符合本單位檔案管理實際的操作流程，從檔案資料的篩選、裝訂、編號、歸檔立卷、全宗管理到檔案的檢索登記、借閱利用、歸檔反饋等都應當形成規范化的操作流程。

（三）檢查(Check）——構建檔案管理績效評價體系

1.明確檔案管理績效評價主體。檔案管理績效評價的主體應主要包括管理者、用戶和業務考核評價機構三個部分：管理者是檔案資源建設的直接參與者，可以依據檔案管理制度、管理流程及操作流程執行情況，對檔案工作質量進行回顧檢查和自我評價，尋找工作中存在的差距和不足；用戶評價是檔案管理績效評價的最重要主體，用戶評價主要基于需求是否得到滿足、過程是否滿意等方面。同時，可以引入第三方評價機構，通過搭建績效評價的指標體系，對指標完成情況進行賦分和測算，以此實現檔案管理質量控制的目的。

2.明確績效評價的主要內容。影響檔案管理績效的指標眾多，如何科學制定績效評價體系是衡量PDCA 循環運行質量的關鍵。由于檔案管理的類型、層次不同，無法構建一以貫之的績效評價指標體系?；谫|量管理手段下的績效評價，應當突出結果導向和效率導向。首先，應當突出檔案資源的實用性，主要看收集的資料能否及時準確地反映業務開展情況并為業務活動提供服務。檔案的實用性可以通過對查找率、借閱率、參考或采納、引用的頻次等進行評價。其次，應當突出完整性，這主要基于檔案存量和系統性的要求，一份不完整的檔案資料在借鑒和利用價值上就會大打折扣。檔案的門類、數量等都是衡量檔案是否完整的有效指標。最后，要突出高效性。要建立完善的利用體系，幫助用戶能夠快速、準確地完成檢索、查閱和參考利用的現實需求?？梢酝ㄟ^對資源的更新速度、資源的精準程度、查詢的速度等進行評價。

（四）行動（Action）—構建監督考核與反饋體系

行動階段是PDCA 循環的最后一個環節，也是保證質量持續改進提升的重要環節，要求對檢查出來的問題和不足進行總結，對于已經完成的任務且效果理想的要及時進行歸納，形成規范。對于未完成的任務，要及時進行調整修訂。要構建監督考核工作常態化機制，堅持開展經常性的業務指導，跟蹤檔案管理各個環節的任務完成進度和效果，定期進行審核反饋，對于已形成的有效經驗措施和方法，應及時確定為標準化的制度流程，進行推廣利用；對于遺留的問題，要及時進行診斷分析，查找問題并提出整改措施和方案，進入到檔案管理的下一個循環中，為新一階段的循環指明方向。

客觀實踐表明，PDCA 模型作為一種有效的管理手段和方法，引入到檔案管理工作中，值得我們結合現實情況進行不斷探究和摸索。該方法把檔案管理置于一個不斷糾正和無限循環提升的環境中，通過提供信息反饋并克服解決問題的方法，推動檔案管理朝著科學化、系統化、規范化的方向邁進。作為檔案管理部門和檔案工作者，要進一步創新管理理念、思維模式，吸納和引進新方法，以適應新形勢下對檔案工作提出的新任務、新要求。