構建基于WBS框架的科研項目預算管理體系

聞建華

(四川九洲電器集團有限公司，四川綿陽，621000)

1 引言

隨著我國軍隊改革的深入,國家機構出臺了一系列新的相關舉措,以促進武器裝備科研市場競爭機制的形成。武器裝備的采購方式由指定研制、獨家采購向競爭性談判、單一來源采購、邀請投標采購等多種方式轉變,逐步打破軍工壟斷限制,強化軍工產品市場的競爭形式。因此,必須對科研項目進行預算管理,對成本、進度、質量進行全方位管控,從而保證公司科研項目研發投入產出及市場份額。如何將科研項目預算管理和項目成本管理緊密結合起來,采取科學有效的方法對研制成本預算進行管控,有效提高研制經費管理水平,做好科研項目研制全周期的成本管控工作,成為項目經費管理工作面臨的新課題。

2 科研項目預算管理的重要作用

2.1 協同公司現代化管理,發揮戰略財務價值

在公司推進現代化管理模式中,全面預算發揮其戰略財務價值,一個功能是資源配置,另一個功能是戰略落地?？蒲许椖款A算作為全面預算的重要組成部分,在公司經營戰略發揮的作用更顯重要。公司的科研項目,其研制周期通常需要幾年,甚至更長。這就需要科研項目預算指導財務管理工作,需要關注當期資源投入產出的合理性、可行性、在業務出現變化時通過適當的彈性調整機制進行修正,并且基于科研項目研制戰略與目標,理解產品盈利模式,在預算階段搞清哪些產品是戰略產品、高盈利產品或市場發展所需產品等,哪些是需要收縮產能、減少科研投入的產品,從而對公司全面預算管理提供詳細的分析和建議。

2.2 以項目預算為基準,做好研制資源配置

公司在制定詳細的經營計劃之后,需要確定科研項目預算,即對公司整體科研項目研制工作的量化過程,包括相應的財務計劃、營銷計劃、銷售計劃、生產計劃、采購計劃等。在此過程中,財務所發揮的作用,不僅是為了實現其他部門的經營計劃而編制一個財務計劃,更需要參與到公司每個科研項目的研制計劃過程中,對其合理性進行判斷、評價,并給出專業性建議。

2.3 量化研制期完成情況,細化獎懲措施

科研項目預算績效考核是量化研制周期所有指標和內容,將績效考核與各責任主體結合,督促科研項目研制主體主動推動研制進度,并在管理環節做好重要的收尾工作。依據科研項目預算管理目標對預算責任單位的預算執行結果和預算執行過程中進行考核,對預算編制、預算執行、預算調整和預算績效等環節進行綜合評價和考核。

3 改進措施

針對公司在科研項目預算管理上存在的問題,探尋在業財一體化的基礎上,研究如何能夠以公司現有項目管理和預算管理為基礎,在加強實際操作過程中,將預算管理和項目管理有機融合,形成高價值鏈工作流程,提高科研項目經費預算管理水平,同時提高公司現代化管理水平。

3.1 優化預算組織機構,提升科研項目預算能力

3.1.1 建立跨部門的預算組織機構,統籌配置資源,打破信息溝通壁壘

科研項目預算管理必須建立在完整、有效的管理組織機構的基礎上,組織機構的人員負責信息溝通、統一指令、運轉決策等工作,以保證項目全面預算的編制、審批、協同、執行、檢查分析與考核的順利進行。項目型組織的橫向結構與職能組織的縱向層次結構相互疊加,充分發揮了各自的優勢。項目團隊與職能部門在項目與普通產品間相互連接,成立項目團隊,實現公司人力資源的實時共享,減少了不必要的組織機構重復設置。當多項目并行時,能夠較好地平衡部門內部資源。

3.1.2 提高部門領導重視程度,發揮項目預算的積極作用

做好科研項目預算管理,只有提高各部門領導對這件事的重視程度,才能發揮責任人最大的主觀能動性,才能發揮預算管理對科研項目管理的積極效果。對相關管理者進行責任和權力劃分,確?？蒲袡C構人人參與項目預算管理,為項目研制做出貢獻,全方位保障科研項目預算的全流程管理。在科研項目研制過程中,明確各部門在預算管理方面的職責,應該涉及到項目管理、技術開發、項目執行、財務等部門。

3.2 建立科研項目預算管理制度,制定科研項目預算流程及標準體系

3.2.1 建立預算管理機制

科研項目預算管理水平的提升,要從項目立項源頭進行管理,注重科研項目預算管理的制度建設,全面提升預算執行環節的監控力度,建立預算績效考核機制。在科研項目預算績效考核過程中,項目財務代表提供考核結果,協同項目經理對執行率過低、過高的項目進行原因分析,找出原因所在,及時制定修改方案。

3.2.2 完善預算管理流程

按部門職責定位,建立從預算編制、預算執行、預算調整、預算績效考核全域管理流程。

(1)預算編制。由科研項目管理者對科研項目計劃進行詳細分解,完成項目研制WBS,財務代表根據WBS完成項目全生命周期概算,概算范圍內根據研制進度按年分解預算,年度預算逐級分解到各承研單位,在編制科研項目費用支出明細、附表說明等。由項目經理對編制的科研項目預算進行審核,上報領導層,對預算費用進行審批。審批后的科研項目預算反饋科研項目管理者,并上報預算管理部門。

(2)預算執行。分解到年度的項目預算,由項目管理部門牽頭,會同項目團隊成員,編制細致的年度科研項目預算,并上報財務管理部門進行批復,審核批復的科研項目預算初始化到資金與預算雙控系統中,發生的費用在該系統中進行報銷。

(3)預算調整?？蒲许椖堪匆幎ú坏秒S意調整,需要調整的項目預算必須有明確的調整原因。預算調整部門提出申請,經項目團隊、預算管理辦公室審核,審核后的數據錄入資金與預算雙控系統中,后續可以繼續報銷。

(4)預算績效考核。公司領導層每季度根據科研項目的研制情況,對科研項目預算管理及其執行情況進行評估與分析,形成季度預算執行分析報告。經營部門制定一套行之有效的激勵與約束機制,實現由上到下的監督、約束機制,將預算執行率的考核納入部門績效考核中。

3.2.3完善預算核定標準體系,建立項目測算指標數據庫

進一步加強預算編制的合理性和科學性,在功能模塊費用、專項試驗費、會務費、特定外協費、材料定額、工裝工具定額、廢品率、小時費用率等方面逐步摸索歷史數據,建立更趨合理的成本編制標準,保證預算項目各指標的可操性。

3.2.4 規范項目預算管理

規范項目預算管理體系,明確預算職責,明確各事業部、業務部門兩級預算管理統一分工,各級對全面預算、項目預算進行預先分控,編制本部門、本級次項目管控預算,做到事前預算、事中控制、事后考核的動態過程,以項目預算推動全面預算的全面落實。

3.3 構建科研項目預算模式,夯實科研項目預算管理基礎

科研項目管理是綜合考慮技術、進度、經費、質量等多要素的系統性工程,實現項目經費和項目計劃的有效匹配、布局后續項目的資源配置是項目管理和經費管理的重要紐帶?；赪BS科研項目預算管控模式,是通過建立一個從項目工作任務分解(WBS)到組織結構分解(OBS),再到財務科目分解(ABS),最后與項目年度工作計劃、預算有機結合的自上而下、逐步細化的管控體系,明確項目研制各階段、各工作包、各系統的成本開支,將項目任務與成本、預算、計劃等有機銜接,橫向延伸到承擔研制任務部門,縱向擴展到項目研制全過程,構建形成矩陣式項目全周期預算管理體系,如圖2所示。

圖1 科研項目預算流程圖

圖2 科研項目預算管理體系

3.3.1 項目工作分解(WBS)

通過對科研項目研制特點的分析,將研制任務分解為若干階段,每個階段進一步細化,形成項目WBS工作分解包。WBS工作分解包是項目任務分解的最小單元,也是項目成本核算的最低層級和基礎單元。

3.3.2 項目組織分解結構(OBS)

根據項目節點的需要,合理安排每個末級工作包的計劃,編制項目進度計劃,落實責任主體,形成項目的組織分解結構(OBS),即將項目工作任務與責任單位相結合的過程,它將工作包與企業組織結構進行匹配安排。OBS還包括各項目參與方的組織,甚至可以擴展到各項目“利益相關者”。

3.3.3 賬目分解結構(ABS)

財務賬目分解結構(ABS)按項目成本控制要素和成本組成要素可劃分為多個具備不同屬性的財務科目。ABS則由項目核算的成本要素組成,運用適當的成本估算方法如類比法、參數法、工程法等,將經費在研制任務之間分解,形成WBS-OBS-ABS的二維矩陣框架。通過分解結構在任務單元、組織單元和成本單元之間建立對應關系,梳理出項目研制成本與工作內容、組織單元的關系。

3.3.4 甘特圖

通過進度圖來顯示計劃、成本、進度隨著時間進展的情況。項目實施階段的概算應該按研制壽命周期編制,在業務工作分解基礎上,將項目工作包與項目團隊或職能部門結合,通過甘特圖將對應責任人的經費任務包,定義開始和結束時間,將一個會計年度的工作包集合,形成年度預算。

3.4 規范項目經費支出,推進項目成本精細化核算

結合項目整體預算和年度預算,規范項目的經費支出,以WBS-ABS為管控基線,嚴格超出費用的審批流程,避免經費計入項目的隨意性,防止超項目任務范圍開支。在核算中引入項目工作包信息,細化項目核算內容,實現項目計劃、項目預算、項目成本的有效銜接,推進項目成本精細化核算。建立項目跟蹤反饋與監督檢查機制,對項目經費進行中期檢查控制,跟進項目進展情況,提高科研項目經費的使用效率,提升科研項目的整體管理水平。

3.5 搭建信息化平臺,構建“業財一體化”信息管理系統

借助信息化平臺,將信息系統功能深入項目管理前端并覆蓋項目研制全過程,實現信息有效共享和管理決策支持,打通財務核算、項目管理、合同管理等通道,實現財務系統、科研項目管理系統、SAP系統、質量管理等系統的集成和聯動達到與項目有關的信息可以快捷實時的在項目管理系統中抓取和呈現,為構建科研管理體系提供支撐,從整體上提高項目經費管控的精準度和科學性,提升科研項目經費管理水平。

4 成效分析

4.1 完善科研項目預算管理水平,推動公司業財融合步伐

基于科研項目預算的管理“業財融合”是項目管理的新方向和新方法。財務人員通過業財融合全面參與科研項目研制,從項目立項、樣機研制、鑒定試驗和結題驗收等工作參與其中,全面掌握項目研制過程,將項目管理流程、理念和基礎研發活動融入財務人員的工作中,做到心中有數,全程管控經費情況?？蒲腥藛T也能通過業財融合增加對產品價格的了解,從而在產品設計階段提高性價比。

4.2 提高科研項目預算管理效率,有助于實現產品的目標價格

開展基于WBS框架的科研項目預算,在設計方案和研制階段,在滿足武器裝備各項技術指標的前提下,優化調整設計方案,提高產品性價比,達到成本和質量“雙控制”的要求。改變從前粗放的產品核算管理、臨時抱佛腳似的審價模式,調動各個業務部門共同參與的聯動協同機制,在研制過程中,需要提前做好各產品的成本費用控制,做好科學的、切合實際的、執行率高的科研項目預算,從而滿足軍方對軍工企業的以目標價格為導向的需求。

4.3 夯實科研項目預算管理基礎工作,提升產品市場價值

通過以基于WBS框架的科研項目預算的理念,圍繞項目研制生命周期管理,積極探索其存在的不確定性,盡量避免各種風險,提高財務管理水平和項目管理的精準度?？茖W的科研項目預算是將不確定因素降到最低,將預算管理做到標準化、流程化,最大限度地發揮其管理優勢,以提升產品的市場價值,實現公司的經濟發展目標。

5 結束語

本文針對軍工企業科研項目預算管理,探尋在業財融合的基礎上,如何能夠以項目計劃管理和科研項目預算管理為基礎,運用WBS-OBS-ABS 項目管理工具,構建了科研經費預算管理體系。在加強實際操作過程中,將預算管理和項目管理有機融合,形成高價值鏈工作流程,并從財務角度反映和控制科研項目管理,為科研項目保駕護航,并促進企業業財融合進程,提高企業經濟效益,增強我國國防力量。