信息化時代事業單位檔案管理面臨的困境與解決路徑

文/陳琦

如今，信息技術在各行各業的應用越來越廣泛，檔案管理工作也應該與時俱進，實現檔案管理信息化。

信息化是提升檔案現代化服務能力的重要抓手，是培育檔案現代化管理人才的重要手段，是提高檔案信息資源服務效率的重要工具。大力推進檔案信息化建設是檔案工作走向現代化必須邁出的關鍵一步。然而，一些事業單位在檔案信息化管理中存在著重視程度不夠、資源投入乏力、檔案管理復合型人才缺失、信息化建設進度遲緩等問題，影響到事業單位檔案管理工作的質量與效率，需要事業單位基于信息化時代的視角，加大檔案信息化管理研究分析的力度，持續深化推進檔案管理工作。

信息化時代事業單位檔案管理面臨的現實困境

管理意識認知不強，信息化基礎薄弱。檔案管理在事業單位經濟活動、業務活動、管理活動中處于輔助性地位，檔案管理的目的是發揮檔案文件資料在知識、決策、管理等方面的利用價值，但沒有為事業單位直接創造經濟效益。一些事業單位對檔案管理信息化軟環境與硬環境的建設工作不夠重視，工作人員缺乏信息化管理意識，沒有與時俱進推進檔案管理工作，導致信息化基礎薄弱，與信息化時代下檔案文件資料信息化收集、集約化存儲、可視化與個性化服務發展趨勢有差距，影響了檔案管理信息化、自動化、數字化、現代化水平的提升。

檔案管理人才基礎薄弱，隊伍結構失衡。專業的檔案管理人才匱乏，如檔案管理各項工作主要由兼職人員負責，專職人員數量偏少，并且具備良好信息素養的管理人才較少。在現有的檔案管理人員隊伍中，隊伍的年齡結構、能力結構、知識結構有些失衡，老、中、青比例失調，隊伍整體的知識與能力有待提升，掌握信息化時代下檔案管理知識、管理技能的高層次人才缺失，形成了信息化時代下事業單位檔案管理的人才困境。

信息化建設力度不足，信息化進程遲滯。信息化時代下，檔案管理技術、管理裝備、管理系統等向著數字化、智能化、自動化、集成化方向發展，檔案收集、鑒定、整理、統計、保存等一體化與數字化運行，信息化管理的成熟度、集成度高，對于檔案管理信息化建設有著較高的要求，需要持續性投入資金，加大建設力度。但許多事業單位在資源分配中向著重要業務、改革創新、重大項目等方面傾斜，在檔案管理上投入的資金、資源不夠，在缺少資金、人力、物力等支持下，信息化建設乏力，檔案管理機制、管理手段、管理內容等與信息化社會脫節，檔案管理信息化進程遲滯。

信息化時代事業單位檔案管理擺脫困境的可行路徑

全面提高重視程度，扎實做好信息化管理后勤保障。事業單位需進一步提高對檔案管理的重視程度，切實做好各項后勤保障工作。一是建立檔案信息化管理制度體系。遵循《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》等相關法律法規要求，結合事業單位檔案管理實際需求，進一步完善電子文件歸檔與管理制度、檔案安全保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案立卷歸檔制度等，保障事業單位檔案管理制度與信息時代的相互匹配，形成對檔案工作人員信息化管理操作的約束、指導、規范等效用。二是加強內部宣傳推廣工作。為了增強全員的檔案信息化管理意識，在事業單位內部利用工作群、辦公系統、宣傳冊等宣傳信息化時代下檔案管理發生的新變化、采取的新措施以及信息化管理與服務方式等，同時根據事業單位各部門負責的檔案業務開展針對性培訓，提升工作人員檔案管理工作技能，構建事業單位內部大檔案管理格局，保障檔案信息化管理措施與手段的順利落地推行，提高檔案收集工作的質量與效率。三是加大資源投入。信息化時代的檔案管理手段、技術、設備等需要及時更新，事業單位可設置專項資金，用于引進信息技術、大數據技術及先進的檔案管理裝備，促進檔案信息化基礎設施的升級換代，保證信息化時代檔案管理理念、技術、裝備的先進性。

多措并舉加強隊伍建設，夯實檔案管理人力基礎。信息化時代下檔案管理需要的是復合型人才，檔案管理工作人員在具備檔案管理專業知識與專業技能的同時，還要具備良好的信息技術素養，可熟練運用信息化檔案管理系統、計算機、檔案管理信息化及智能化設備和裝備等。因此，基于事業單位檔案管理隊伍現狀，要運用多種措施加強檔案管理隊伍建設，優化隊伍年齡、能力結構，夯實信息化檔案管理的人力基礎。首先，積極引進專業人才?；谛畔⒒瘯r代下檔案管理人才的需要，做好人才儲備工作，從高校檔案管理專業招聘具備檔案信息化、數字化、智能化管理知識與技能的復合型人才，充實檔案管理隊伍，提升隊伍管理水平。其次，加強對現有檔案管理人員的培訓。針對性開展檔案管理信息化知識、信息技術、信息化裝備操作等方面的培訓，及時更新現有檔案管理人員的知識儲備，提升其業務能力與技能水平，實現檔案管理知識與技術的先進性、現代性。檔案管理人才培養應落腳于技術創新，從檔案管理隊伍中篩選出具備創新意識、創新能力的人才，組建技術攻關或創新小組，負責檔案信息化管理技術的攻關與創新工作，推動信息化時代下檔案管理工作技術更新與升級，同時實現高水平檔案管理隊伍建設的目標。最后，建立人才激勵機制。引導鼓勵檔案人員積極進行技術創新、外出學習交流、參加行業會議、學習新知識與新技術等，專門設立人才支持與獎勵政策，為創新人才提供與市場機制相適應的薪酬福利待遇等，激發人才的創新活力，培養出高素質復合型檔案管理人才。

向著數字化發展，促進傳統檔案管理全面升級。在事業單位檔案管理建設中，積極引進新技術與設備，打造科學嚴謹、運行高效可靠的檔案管理數字化系統，實現事業單位紙質檔案管理向著數字化管理邁進。檔案管理信息化建設需對接新信息技術，引領檔案管理數字化發展。一是基于紙質檔案數字化轉化的需要，建設數字化檔案管理系統，系統自動接收、識別檔案文件材料，且檔案工作人員利用該系統可實現遠程訪問與檢索，突破傳統檔案收集、整理的時空限制。二是系統批量自動化處理文件與數據，系統建設中采用射頻識別技術、先進的掃描設備，如高拍儀等，自動識別、處理文件，按照預先設定的程序自動生成號碼，集約化存儲及管理檔案文件與數據，并實現快速檢索以及檔案查閱、收集、借還、整理、歸檔、篩選、統計、銷毀等一體化管理。三是充分利用計算機技術、軟件技術、大數據技術、檔案管理信息化與智能化裝備等全面升級事業單位現有的信息化檔案管理技術與設施，實現檔案全生命周期的數字化管理，解決傳統檔案管理中的存儲空間問題、服務時空局限，實現系統自動分類、索引、檢索，可根據檔案存儲需要隨時擴展存儲容量的云端存儲空間，根據用戶的不同設置多級權限管理機制以及檔案信息的在線傳輸、利用與共享等。

信息化時代，做好檔案管理工作需積極適應檔案管理理念、管理技術、管理方式方法等發生的變化，根據信息化管理的需要，進一步提高信息化管理及信息化建設的重視程度，完善信息化檔案管理制度、管理機制、管理系統等建設工作，并加大檔案管理隊伍建設力度，引進復合型人才，同步培養技術創新型人才。同時，要推進信息化建設對接數字化，打造數字化檔案管理系統，推動事業單位檔案管理在信息時代的全面升級、全面高質量發展。檔案工作者要進一步提高政治站位和工作站位，切實把檔案工作融入經濟社會發展全局中去謀劃，把檔案工作與信息化深度融合，通過檔案工作技術現代化、檔案工作組織與管理現代化、檔案資源管理信息化、檔案工作人員現代化，推進檔案工作邁向現代化。

圖據網絡。