應用PDCA循環法提升醫院中藥飲片采購效益的探索*

徐韓平 李靖珺 杜 倩 郭瑜霞 呂晨航

東陽市中醫院 浙江東陽 322100

中藥飲片（以下簡稱飲片）由于品類、基源、炮制方法、影響價格的因素多，成為批發、使用單位的品控難點，本研究回顧分析本院2017～2021 年的采購成本與品控情況，通過推行PDCA循環法，使得成本控制與質量提升取得一定效益，提出與同行探討。

1 中藥飲片采購的現狀與不足

影響飲片質量的主要原因是[1]：①中藥多產地，多基源。②各飲片廠加工參照標準不同，內控、操作細則各有特色。③藥材采購與飲片使用單位的采購、驗收人員專業水平參差不齊，疏于驗收與質量把控。④未形成自己單位的質控標準，貨隨市場走，特別是中藥材市場價格變動較大時，質量變化起伏較大。⑤采購詢價機制不嚴謹，主觀隨意性大，致質量不穩定。⑥缺少對供應商和自身的有效監督管理機制，對供應商考核評估、制約不足。因此導致飲片采購、使用中規格等級等質量因素不穩定，影響采購成本與臨床的療效。

2 擬采取方案

經過梳理本單位2015～2017 年的采購數據，分析供貨價格及質量評估，就存在的問題，制定飲片使用標準，增加驗收人員、加強驗收復核，拍照留存資料的監管方式改革，對詢價采用逢采必詢、帶樣采購、比價采購、帶樣帶量定制、增刪供應商等組合使用，規范采購、驗收過程，提升飲片質量，保持飲片穩定性，降低百元銷售收入的采購成本，以保持飲片優質穩定。

3 現狀分析與調整

3.1 人員與供應商的調整：在2015～2017 年期間，倉庫管理員只有一人，日常倉貯養護收發貨物兼驗收；采購與驗收在質量把控上脫節，由于工作量大，倉管員驗收貨物的質量及數量流于形式，部分供應商存在一些不良行為，導致因疏于驗收與退貨，少斤缺兩與低限量包裝等常發生。經分析歸納此3 年各供應商供貨數據，于2018～2020 年先后引進4 家本地生產、批發企業，2018年4 月調整人員并增加一人，加強庫管與驗收。根據供應商供貨的數量與質量、退貨次數、金額等進行考核，淘汰3家劣勢供應商。

3.2 調整采購詢價模式：2015～2017 年間，采購員對采購量分配缺乏分量依據與考核機制；只有2/3采購量詢價，過程欠規范。2018年4月開始，詢價采用微信發詢價單，供應商發報價文件傳真至單位辦公室，等收齊后由科主任一起參與價格初選，同時繼續采用帶樣詢價采購：待供應商寄樣品到齊后，由中藥房，分管領導，院監人員參與選貨，選中后定3 個月的量，后因憑外包裝上的標簽可判斷樣品歸屬，改為全部倒出裝入統一塑料袋進行編號的雙盲選擇，并增加頻次與品種數，但因市場價格變動較大，供應商難以據報價時的價格持續供貨，以及工作量大，參與人員專業水平不齊，未能系統掌握飲片優劣判斷依據，效益低而廢棄。改為小帶樣比價采購，即根據詢價情況，價格相近或較大時，由供應商提供樣品，據貨品情況由倉庫，采購3 人討論決定，主任參與，同時圖片留存備查。

在調整帶樣詢價時，于2020 年開始嘗試啟用帶樣品帶量定制與逢采必詢組合的方法，確定某品種所用規格、產地、等級，用上一年用量與供應商帶量與標準進行議價。如山藥，確定用懷山藥，頂切圓片，直徑2.0～3.0cm 規格，以一年用量進行議價，供應商報底價，供需雙方議價后確定同等條件優先，而后每次采購與其他待采飲片一起參與詢價，以確定市場價格變動的靈活性，在保證規格等級產地炮制方法等固定的同時，采購價明顯降低、質量持續提升。逢采必詢，至2021 年2 月全部品種詢價競爭，增加內控標準的品種，完善詢價與監督記錄。

3.3 確定工作標準：飲片的生產依據是歷版《中華人民共和國藥典》（下簡稱藥典）和2015版《浙江省中藥炮制規范》。①確定加工方法：對因加工方法不同引起的性狀差異的品種進行固定,如姜半夏、龍骨、生石膏等。②確定產地、品種：因產地、基源品種不同，性狀差異較大的品種，予以固定，如棄用溫山藥，用道地價高的懷山藥，不用關黃柏，用黃柏等。③確定產品規格等級，如山藥必選直徑在2.0～3.0cm頂切圓片，枸杞子180粒以上規格，太子參選120粒以上，黃芪直徑在0.8cm以上，蜈蚣15cm等。

3.4 加強監管：①倉庫驗收：配備2 個經驗豐富人員，設置校驗復核。產品入庫時，或二選一、小帶樣選擇產品，均由采供人員拍圖留存。②詢價：報價單傳真至單位辦公室，可規避詢價中的串聯。③選定復核：詢價選定后由科主任審核。

3.5 調整供應商：引入4家省內飲片生產企業、批發企業，剔除3家量不大、供貨不及時、退貨率高的企業。

4 持續提升的解決方案[2，3]

分析本單位2015～2017 年數據及采購驗收情況，用3 年時間分步采用PDCA 循環法，收集、統計、分析、PDCA 循環后，飲片采購的質量與百元銷售收入的采購成本以及質量變化。

4.1 計劃（P）：①分析影響質量的因素：多產地，多來源的植物多樣性，加工參照的標準各有特色，驗收、采購人員專業水平不等，內控標準缺失，采購詢價機制不嚴謹，缺少對自身的有效管理監督機制，對供應商考核評估制約不足。②計劃制定：分析可能影響飲片采購質量與成本，對采購驗收進行改革，原先供應商均已供貨多年，已了解本單位的品控，引入三家省內飲片生產企業與一家批發企業參與競爭，執行逢采必詢原則，詢價中價格與質量并行，進行比較后確定，取消對本地企業特殊照顧，對年用量較大的品種，采用帶量定制加詢價采購相結合的采購方式。

4.2 驗收質量（D）：①驗收與準備：確定使用飲片的規格等級、產地、炮制加工工藝、驗收項目、重點關注內容，飲片名稱，規格等級，配送商、下單數量等各項內容。②現場驗收：在確保飲片質量驗收的前提下，驗收人員仔細核對下單數量與配送數量，對質量規格等級進行驗收，二人參與。驗收完成后由采購人員拍照留存。當配送數量、質量與計劃不一致，或質量規格、價物不符時，分析原因，及時反饋并記錄相關項目，如品名，規格，產地，生產單位，配送單位，質檢報告，合格證明，數量裝量，配送服務質量等內容，并作為供應商的考核依據。

4.3 監測（C）：采購計劃、詢價發送、詢價選貨、發送采購指令、驗收、退貨等各環節，均有科主任或另外人員予以監管，對供應商的采購，退貨，采購成本，供貨及時性，送貨服務情況等均每月監測，每季一次對供應商進行評估并反饋供應商，要求提交不足點的分析及整改，對服務質量不高，中標低的低效供應商予以清退。

4.4 改進與標準化（A）：如何進一步改進，進入下一個PDCA 循環的問題，在計劃驗收中反映的問題，結合采購成本與質量，選出優質供應商，作為后續詢價中選擇的參考，對劣勢供應商謹慎選擇，分析詢價和驗收中出現的問題，提出解決方案，總結上一階段實施效果良好的措施，擬成標準化的規章制度和操作規程，運用到實際工作中持續下去。標準化的流程包括：中藥飲片采購制度，中藥飲片比價采購流程，中藥飲片帶樣采購制度與流程，中藥飲片驗收管理制度，中藥飲片儲存（養護）管理制度，中藥飲片供應商飲片質量評估管理細則。

5 實施收益

5.1 經濟指標：與推進PDCA 循環法前相比，在提升飲片規格等級的同時，每年百元銷售收入的成本明顯下降，從改進前2017 年40.70，依此降為2018 年37.51，2019 年34.6，2020 年31.90，2021 年29.8（3 月1 日零售做價方式改革，取消成本考核），按照年銷售5000 萬計算，與改進前比較，4 年時間累計可以節省成本約1000萬，經濟價值高。因為政策變化2022 年開始執行順加25%的做價后不再考核該項指標。

5.2 質量收益：通過本輪PDCA 循環法的持續改善，形成了本單位飲片使用的標準，確定一批飲片的產地、大小規格、加工、炮制方式，明確原植物來源，①大小規格：山藥，黨參，黃芪，懷牛膝，白芍（酒，生）羅漢果，蜈蚣，天龍；②異型片，次級片、藥屑等的限量品種：山藥，白術，防風；③產地：山藥，白術（生，炒），枸杞子；④炮制加工方式：白術，當歸，酒白芍，姜半夏（浙），滑石，⑤原植物來源：黃柏，紫草，肉蓯蓉。

6 結語

在飲片采購驗收過程中，采用逢采必詢，帶量帶樣定制，小帶量比價等方式的詢價組合，擬定自己的飲片使用標準，加強驗收，做好記錄，完善供應商考核評估，采用PDCA循環法持續改進，可以有效的降低采購成本，提升、穩定飲片質量，保障中藥療效。