數字化轉型背景下的企業檔案工作

邢 芊

（中國船舶及海洋工程設計研究院，上海 200011）

0 引言

對于具有一定的規模，業務范圍覆蓋科研、生產、銷售、服務等多個階段的正規化企業，檔案工作是企業活動不可或缺的重要內容之一。習近平總書記指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。當前以構建數字化產業鏈、培育數字化生態為目標的數字化轉型正在如火如荼地進行。在此背景下，企業各項活動的檔案數據信息呈爆炸式增長，業界長期以來所形成的“一切皆檔案”“形成既檔案”的觀念已越來越難以滿足檔案資源數字化、檔案管理信息化、檔案利用網絡化、檔案服務知識化等新要求。

整合檔案資源、組織檔案信息、挖掘檔案價值，將“檔案庫”變為“知識庫”，賦能企業核心競爭力，發揮檔案的價值引領作用，依然是檔案工作的重中之重。

1 加強頂層設計，謀劃企業檔案工作全局

按照傳統檔案管理工作“誰形成，誰整理，誰歸檔”的工作原則，企業業務部門必須設置歸檔人員，在每年集中的時間內收集、整理本部門形成的檔案材料，再移交至檔案管理部門。檔案部門相對封閉且職能單一，其人員來源復雜，專業素質參差不齊，企業檔案管理制度和程序文件的針對性和可操作性不強甚至缺失。

在數字化轉型背景下，企業檔案數據呈爆炸式增長，檔案部門需要直接面向業務工作或項目形成的來源復雜、種類繁多檔案材料。為了提升檔案價值，降本增效，助推企業發展，需要從企業全局工作出發，加強頂層設計謀劃，統籌企業檔案工作體制機制、人才隊伍、制度規范、數字轉型、安全保密等方面的工作。

2 加強人才培養，建設檔案管理復合型人才隊伍

長期以來，一些企業的業務部門缺少專職檔案工作人員，與檔案管理部門工作脫節，影響企業檔案歸檔的及時性，檔案數據的完整性、準確性和齊套性，降低了檔案使用效率。此外，檔案管理部門得不到足夠重視，人員素質參差不齊，難以滿足企業發展帶來的新要求。

在數字化轉型背景下，企業必須建立一支能適應信息環境變革的專業化人才隊伍，在人員數量和知識結構上應滿足各方面建設需求，配置具備檔案管理、情報分析、計算機科學等專業知識技能的人員，并培訓了解企業業務相關技術知識和工作流程，培養“基礎厚、口徑寬、能力強、素質高”的檔案工作復合型人才。在職稱晉升、薪酬待遇上創造條件，拓寬職業發展的渠道，并采取激勵機制。

3 完善制度體系，規范企業檔案管理

目前一些企業現有檔案管理制度規范缺乏系統性、協調性和可操作性，缺乏對檔案組織架構和工作體系的全局部署，還有一些企業檔案管理相關程序文件使用多年不及時更新。企業不斷推進數字化轉型造成檔案數據質量參差不齊、異構數據量眾多、數據來源不規范、數據管理效率不高，增加了檔案數據資源利用的難度與復雜性，也成為數據集成與數據挖掘的障礙，這是企業檔案工作者需要面臨的重要挑戰。

針對這些問題，企業需要加強標準化建設、制度化建設、工作流程建設，必須融入數據全壽命周期管理理念和模式，依據嚴密的制度規范，對檔案管理程序、保密要求、工作流程的要求加以明確，并嚴格貫徹落實。特別針對快速膨脹的數字化檔案數據管理，以制度的方式約束各電子文件形成部門與數字檔案室之間的溝通對接行為，統一標準規范，制定不同職能部門電子文件歸檔制度，制定電子文件形成部門的電子文件預立卷制度以及電子檔案網上利用制度等。對于具有不可直讀性質的電子文件，由于其形成、傳遞、使用難以實現面對面的監督，可以按電子文件處理流程的方式，規定電子文件的歸檔流程、電子檔案的借閱流程等，保障信息安全。

4 推進數字化轉型，改進企業檔案工作的方式4 方法

4.1 推進企業檔案的數字化轉型

企業信息化建設逐步建立并投入使用有多種業務系統，如辦公自動化系統、計算機輔助設計/制造系統、產品信息管理系統、企業資源計劃管理系統等。各業務系統具有較強的特點和多樣性，形成的檔案數據標準不一，難以整合，傳統的檔案數據信息技術遭受到極大的沖擊。建設與檔案數據相匹配的元數據、存儲格式、數據接口、可信認證標準等一系列數據技術標準，打通各部門業務信息系統的數據流，構建安全、高效、可信的檔案數據環境，完成檔案的數字化轉型尤為迫切。

企業信息化建設的突出特點之一就是企業的各種工作聯系、工作成果往往是在計算機系統中形成、傳遞、使用的，不需要再通過人工方式。因此，應當圍繞企業數字化文件（記錄）的產生、傳遞、修改、保存、再利用等特點進行企業數字檔案室建設，與企業信息化系統形成網絡化的無縫銜接，以及時提供檔案信息服務。

企業應按照《企業數字檔案館（室）建設指南》[1]的相關要求開展數字檔案室建設，不僅要在諸如機房建設、網絡設施、硬件設備、基礎軟件等軟件與硬件環境建設方面加大投入，尤其要注重在檔案標準化、制度化建設上化大力氣、下狠功夫，從檔案的收集、分類、整理、編目、檢索、保存、統計、系統管理功能及傳統載體檔案輔助管理功能等方面提高檔案規范化管理能力。

4.2 改進檔案管理方式方法

傳統的檔案管理方式方法難以有效運用新興數據分析、數據挖掘技術，支持多維度的檔案信息開發利用。企業檔案管理部門隨著數字化轉型逐步開展，把“一站式”工作方式貫穿到業務工作各個環節，形成大量電子文件。這些多源異構的電子數據的收集，在全生命周期管理過程中缺乏統一的標準和措施，各部門根據業務驅動建設開發的數據系統也架構不一，檔案數據歸屬、權責，海量數據冗余及保密等問題對檔案數據管理方式提出了挑戰。

積極探索檔案管理方式與大數據、人工智能、區塊鏈等新技術的應用不斷融合，通過傳統媒體檔案數字化，增量檔案電子化，逐步實現檔案資源數字轉型，由數據保存者向數據管理者、數據及數據產品提供者轉變。應發揮好檔案作為信息基石的作用，聚焦服務科研生產、經營管理工作，簡化利用手續，優化審批環節，積極探索知識管理、人工智能等信息技術在檔案資源深層加工和利用中的應用。

應加強電子文件歸檔工作，在辦公自動化系統、業務系統中同步規劃、同步建設電子文件歸檔功能，在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，并推進核心業務管理系統與檔案管理系統的集成。探索推進各類來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式成套歸檔。積極研究三維電子文件及數據文件等歸檔難題，確保各類電子文件應歸盡歸。

4.3 提高檔案信息質量

隨著大數據時代的到來，在技術手段更新變革帶動下，數據量的極速增長會帶來更多的利用數據的機會，也暴露出在檔案數據管理方面的諸多短板和不足。大量檔案數據在準確性、一致性、完整性、時效性等方面難以達到優質的水平。大量非優質檔案數據的堆積不僅會成為開發利用的阻礙，造成檔案數據資源的浪費，而且后續要解決問題和實施優化也將是一項龐大而復雜的工程。

在數字化建設推進工作中，不能局限于滿足整體數字化平臺的搭建和內容形式的要求，更加要注重數據質量的提高，在檔案數據產生、收集、處理及管控的各個環節，不斷地發現并消除檔案數據的真實性、完整性、可用性和安全性方面存在的缺陷。企業檔案部門應更多地關注前端和過程控制，從歸檔的角度對各部門、各項目提出歸檔質量要求，做到全流程、全階段的各類檔案應收盡收；業務各階段完成后高效地完成整理和歸檔工作，力求達到“形成即收”的效果；在技術信息層面力爭準確地體現真實狀態，確?！笆罩从谩?；堅持“先歸檔，后使用”的原則，確保檔案數據的齊套性和準確性，并盡可能地識別和向利用者告知信息不準確的風險點，將數字化建設從宏觀深入到微觀，滲透到每個環節的細節中，同時建立起必要的監管機制和評價體系，針對性地進行檢測、查驗和改進，提高檔案數據質量。

5 強化信息服務，提升企業檔案利用水平

企業檔案是企業管理活動和產品研制、生產、銷售、售后服務過程中形成的完整記錄，對記錄的管控也可以理解為一種監督機制，可以驗證管理活動和產品質量的控制過程是否合規。檔案工作的基本性質就是服務性[2]。隨著企業產品構造的日益復雜和三維設計技術的持續推進，檔案信息直接應用于嫁接式開發的需求越發廣泛[3]，這就要求檔案工作要以信息和知識服務為導向，要對影響本企業電子文件形成、流轉、處置的職能部門文件管理的分工狀態有深入了解，針對性地提出相關部門在電子文件的歸檔責任、利用方式、價值鑒定等方面的管理要求，解決企業檔案管理通常存在的資源分散、利用率低、知識加工程度低的問題，實現檔案資源的深層次挖掘和精細化管理。

在為企業提供檔案信息服務的過程中，應根據各部門對檔案信息服務質量的反饋意見及新的檔案信息服務需求，結合企業組織機構調整、業務范圍變化等，對電子檔案管理系統及時進行調整，以期提供更加良好的信息服務。應當加強對重點產品檔案工作的全過程指導與管理，助推科研與生產全過程深度融合。應當考慮如何在數字化檔案信息服務背景下滿足由于保密、載體特點、歸檔文件的珍貴性等不便提供公開的、不受限的檔案信息服務的需求。突出數字化檔案信息服務效果應當成為評價檔案室建設成功與否和工作業績的重要標志。

企業檔案管理部門通常是獨立開展業務，在對內各部門的數據共享和對外與其它單位的互聯互通方面都更為滯后。企業在日?；顒又袝a生文本、圖片、聲像等各類不同的檔案資源，依據不同的標準進行整理以提供利用。針對各種異構數據構建統一的分類體系和技術標準是實現互聯互通和資源共享的前提。對細顆粒度的檔案數據資源的有效保存和深度開發，需要從數據資源的質量管控、技術、制度等方面來進行保障。

6 加強安全保密，牢守檔案工作底線

保密與安全是永恒不變的話題，是檔案工作的底線。企業檔案工作應嚴格遵守國家安全與保密相關的法律、法規與規定，建立人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，并推進檔案應急容災備份能力建設。

另一方面，保密與提高檔案利用率是相互制約的。檔案管理部門應主動作為，對達到或即將達到保密期限的檔案，主動與相應權責部門溝通，及時進行保密鑒定和處置，以利于充分實現檔案使用價值。

7 結論

綜全文所述，企業檔案工作者不但面臨著數字化轉型滾滾浪潮的巨大沖擊與挑戰，也意味著有了新的良好發展機遇。要想成為合格的弄潮兒，首先要有敢于迎難而上、變革求新的覺悟站位，杜絕因循守舊、墨守成規，從頂層的高度和全局的角度謀劃檔案工作，建立和不斷完善企業檔案工作的組織機構和制度法規，加快加深數字化檔案室建設，不打無準備之仗。其次要有善于學習研究、實踐突破的探索精神，克服求安穩、吃老本的慣性思維，立足現有條件積極學習新知識、新技術，研究適應新形勢、新環境的高效管理方式方法，形成企業檔案工作能戰和善戰的人才隊伍。此外，要有長于交流溝通、總結提升的服務意識，轉變本位主義、拿來主義的舊有觀念，請進來、走出去，從檔案保管者逐漸變成為信息化服務提供者；最后要繃緊安全保密的琴弦，時刻警惕、防災應變，守牢檔案工作的生命底線。以上是作者對數字化轉型背景下做好企業檔案工作的粗淺認識，這將在企業數字化轉型進程中得以不斷實踐、深化、細化、總結和提升。