電算化會計檔案管理工作之我見

【摘 要】近年來隨著我國會計電算化事業的迅速發展, 會計檔案呈現出新的特點,同時也是現實而緊迫的問題。為加強會計電算化之后會計檔案管理工作,使其發揮更大、更好的作用，本文提供一些個人初淺見意。

【關鍵詞】會計電算化特點；問題；管理

Opinion of COBOL accountancy file management work

Liu Chun-xia

(Zhongyuan oil-field drill No. 3 company file office Lankao Henan 475300)

【Abstract】In recent years along with our country the accountancy Be machine-readable to turn the quick development of business and accountancy's file present a new characteristics, also is reality but pressing question in the meantime. For strengthening an accountancy after COBOL turn file management work, make it exertive larger and better function, The article provides some personal early shallow view ideas.

【Key words】Accountancy COBOL characteristics; Problem; Management

隨著會計電算化工作的開展，各單位尤其是大中型企事業單位均實現了會計電算化。但有一個現實而緊迫的問題，即：實現會計電算化后的檔案管理卻沒能夠引起足夠重視，不同程度地存在某些問題。怎樣做好會計電算化會計檔案的管理工作，是擺在我們面前的一個新課題。文章就會計電算化的新特點，談談對電算化會計檔案管理的一點看法：

1. 會計電算化后，會計檔案呈現出新的特點

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之賦予了會計檔案許多新的特點：

(1)會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。

(2)是會計電算化會計檔案的調用需要一定的軟硬件環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。

(3)會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。因此，管理的難度增大了。

(4)對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息影響。

(5)會計電算化會計檔案更需要科學地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，如何進行科學管理就顯得更為重要。 因此，做好會計電算化會計檔案工作，首先應正確界定電算化會計檔案的內容，并充分認識電算化會計檔案的特點，尤其是新特點，以便正確處理會計檔案工作，這也是做好會計檔案管理工作的基石。

2. 會計電算化檔案管理存在的主要問題

(1)有的單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁質上歸檔保存，使得會計電算化檔案不夠完整。

(2)有的單位將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質上后就萬世大吉了，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而容易造成會計信息的丟失，存在著不安全因素。

(3)磁性介質或光盤上的會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多。由于會計電算化軟件的升級換代很快，在不同版本下的會計數據結構有可能不同。許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存或只保存一年的，造成會計電算化檔案不能被調閱，不能充分發揮電算化檔案的作用。

3. 建立健全完善電算化會計檔案的管理制度，力求妥善管理

(1)為了搞好會計電算化后會計檔案的管理工作，使其發揮更大的作用，還必須形成一套電算化會計檔案的管理制度。包括存檔手續、分類管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷毀手續等內容，以便對電算化會計檔案的管理形成制度化。在收集會計電算化檔案時同時做好記錄，會計電算化檔案的收集是指把在一定的時間內（一般是一個會計年度）計算機系統中形成的所有會計數據采用“AB備份法”進行備份，存儲到磁性介質或光盤上，從而形成了脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把會計數據的備份文件保存好，并記錄以下內容：檔案行成時間、會計數據所屬時間、會計數據內容及備份人，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

(2)管理與保存好會計電算化檔案。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，使其拷貝的雙份盤，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防熱、防磁、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，避免由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。在紙質檔案中還應注明電算化會計檔案的相關信息，如在紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”中需注明相對應的會計電算化檔案的檔號及存址，以便利用時相互對照。

(3)會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。保管期截止該系統停止使用或由重大更改之后的1~3年。

(4)記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬仍需打印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

4. 積極做好會計電算化檔案的利用

會計電算化檔案的利用。通過一系列的會計檔案整理，我們可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為單位或部門的決策者提供可靠的決策依據，使決策者制定出適合自身發展的行為規范，改善管理，提高效益，還可以利用會計電算化檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化檔案的再利用。

參考文獻

［1］ 艾文國《電算化會計［M］》高等教育出版社,2003

［2］ 劉靈師《建立檔案職業資格制度的思考》北京:中國檔案雜志社,2005.7

［3］ 李新惠《電算化會計檔案應注意的問題》河南:檔案管理雜志社,2002.5

［文章編號］1006-7619（2008）10-07-570

［作者簡介］劉春霞（1963-），女，河南新鄉人，館員。