棄套裝 選平臺 自開發

邱燕娜

飛速發展的華大電子的信息化建設幾乎從零開始。讓人詫異的是,華大電子放棄了購買成熟的軟件產品,而是選擇一個平臺產品來作為其信息化建設的基礎平臺。華大電子的信息化團隊能很好應對這些挑戰嗎?借助平臺而非成熟的套裝軟件來進行企業信息化建設又有什么利弊,需要怎樣的經驗呢?

2006年,北京中電華大電子設計有限責任公司(簡稱華大電子)的信息化建設才剛剛開始,但是經過短短的兩三年時間,華大電子已經基于起步軟件的X3平臺開發了辦公自動化、客戶關系管理、人力資源管理、績效管理等系統,以及幾個專用的查詢系統。雖然這些系統的功能并不非常完善,但是已經能夠逐漸改善和提高公司的日常管理效率。值得一提的是,這些功能模塊很多都是華大電子自行開發的,而華大電子真正負責信息化建設的團隊卻只有三個人。

躊躇:成熟套裝軟件還是平臺

華大電子成立于2002年6月,是專業從事智能卡和WLAN芯片設計的綜合性IC(集成電路)設計企業。經過多年的經驗和技術積累,目前華大電子的多種產品都在國內市場占有較高份額,得到了用戶的肯定和支持,并且是我國二代身份證芯片模塊的供應商之一。

華大電子被評為第三屆和第四屆智能卡十強企業、2004年度中國最具成長力的IC設計企業,并且在2005~2007年連續三年進入中國十大集成電路設計企業行列。但是信息化建設卻一直是公司的薄弱環節,因為作為一個研發型的企業,華大電子管理的重心毫無疑問是研發。

為了進一步提升研發水平,華大電子在2006年邀請咨詢公司來進行集成產品開發流程的變革。集成產品開發是一套產品開發的模式、理念與方法,其框架集成了代表業界最佳實踐的諸多要素,包括異步開發與共用基礎模塊、跨部門團隊、項目和管道管理、結構化流程、客戶需求分析、優化投資組合和衡量標準等7方面。涉及到如此多的因素,如果不借助信息化手段,華大電子很難將咨詢結果落地。

與此同時,記者了解到,集成電路設計行業的管理主要有兩個特點:一是成本壓力大,很多產品出現問題,并不是因為設計難度大,而是溝通過程中信息不對稱造成的;二是研發實力非常重要,研發人員的水平對公司的發展具有很大的影響?？梢?在該行業中借助信息化手段,減少甚至消滅信息溝通的不對稱現象非常重要。此外,信息化還能激發研發人員的積極性,并且提供更多的有用信息,從而在一定程度上提高研發團隊的整體水平。

因此在2006年下半年,華大電子開始進行信息化建設規劃,初步確定了公司的信息化發展方向和策略。為了配合這個行動,華大電子調整設立了資源管理部,并從公司內部挖掘那些具有軟件專業背景、對公司的流程比較了解,并且能夠較好地處理人際關系的員工到該部門來負責信息化建設工作。資源管理部張經理和信息系統工程師王工都是在此時來到資源管理部的。

他們來到資源管理部后,開始和各個知名的管理軟件廠商進行溝通,并對他們的產品進行比較。但是軟件廠商到華大電子的業務部門調研時,由于業務部門的需求還不甚明確,雙方溝通起來比較困難。他們分析說,成熟的套裝軟件功能與華大電子的實際需求有較大的差異。就拿CRM來說,套裝軟件的功能都比較完善,而當時華大電子的需求卻比較簡單。再比如說績效考核系統,作為一個研發型的企業,華大電子的績效考核采用的是比較特別的矩陣式管理,即研發人員在自己所在的部門考核,而他們的工作卻在各個不同項目中,這與一般的績效考核軟件所設置的考核方式差別很大。

與此同時,記者了解到,華大電子希望軟件能夠覆蓋每個業務部門的業務,以此來減少系統之間的信息孤島,而這樣軟件卻幾乎不存在。而且,華大電子正處于高速發展中,因此管理存在較大的變化,采用成熟的軟件產品對華大電子來說自主性不夠。

就在此時,華大電子想到了平臺,他們通過對平臺軟件進行調研后想到使用起步軟件的X3協同運營平臺。因為應用X3協同運營平臺來作為公司信息化建設的基礎平臺雖然能夠給華大電子在信息化建設過程中更多的自主性,而且能夠更好地吻合企業的管理現狀。但是,這也給他們帶來了很大的挑戰:首先,很多功能模塊都要自行開發,這要求公司的IT團隊要具有一定的開發能力,而剛剛成立的資源管理部負責信息化建設的團隊成員雖然都有軟件專業背景,但是要開發諸多的功能,還是很有難度;其次,平臺具有更多的自主性,也意味著信息化建設團隊要對業務進行調研,并且要深刻理解業務,才能真正開發出適合業務管理的功能來。不過,起步X3協同運營平臺的成熟度和穩定性都很高,而且開發工具也很好用,又讓信息化團隊非常心動。

探索:一切從頭開始

綜合考慮各種因素,華大電子在2007年初引入起步軟件的X3系統作為信息化系統的基礎平臺,他們的信息化團隊也開始了不斷探索的征程。

華大電子首先開發、實施的是辦公自動化和客戶關系管理模塊,其中的客戶關系管理模塊只有比較簡單的客戶信息維護功能。之所以選擇先上這兩個模塊,他們介紹說,是因為這兩個模塊是企業信息化建設的基礎,只有這兩個模塊建設好了,才能基于這些模塊不斷完善整個平臺的功能。為了盡可能地減少風險,華大電子的這兩個模塊的開發、實施是在起步軟件的技術人員的幫助下完成的。2007年7月,辦公自動化和客戶關系管理模塊成功開發并實施。

之后,華大電子開始開發、實施人力資源管理和請假模塊。華大電子把請假模塊從人力資源管理模塊中獨立出來,是因為請假管理是華大電子作為研發型企業比較特殊的管理。他們需要對研發人員的休假時間進行調配,避免在某個時間段出現休假員工過多而影響研發進度的情況。2007年9月,這兩個模塊也開發、實施成功。此時,華大電子的信息化團隊已經基本上掌握了如何利用平臺來開發系統的技術。從這個時候開始,他們就開始自行開發其他的功能模塊。

2007年12月,績效管理模塊開發實施完成;2008年3月,任職資格管理模塊開發實施完成;2008年7月,設計查詢系統和部分流程管理模塊開發實施完成;2008年10月,合同管理開發實施完成。

此外,信息化團隊還開發了幾個專用的查詢系統。在短短的兩年時間里,華大電子已經布局了比較完善的模塊。表面上看來,在如此短的時間內開發那么多模塊,開發的工作量應該非常大,但是他們透露,他們更多的時間不是在開發,而是在調研業務。但是讓信息化團隊去熟悉并理解每個業務部門的業務談何容易!為了解決好這個問題,華大電子的信息化團隊摸索出了一套自己的辦法,就是到業務部門去找合作伙伴。比如說,在開發績效管理模塊的時候,就把人力資源管理部門作為合作伙伴,借助他們的力量來明確需求。那么多的模塊,哪個先實現哪個后實現,也是有講究的。除了辦公自動化和客戶關系管理這兩個基礎模塊要先實現以外,其他模塊則根據需求的緊迫性和業務部門對系統的依賴性,以及員工的接受度來確定開發的先后順序。

由于華大電子本來就是一個高科技企業,員工對IT的接受度比較高,這些模塊實施起來相對比較順利,但是整個過程并非一帆風順。和大多數IT系統的實施一樣,在員工工作方式改變時,都會遭遇不同程度的阻礙。比如說,要求員工填寫工作日志,或者填寫與客戶溝通的記錄,都會增加員工的工作量,員工會產生抵觸心理。碰到這種情況,信息化建設團隊主要從兩方面來解決:一方面,盡量提高系統的易用性,減少由于系統實施、應用帶來的工作量的增加;另一方面,讓公司領導和各個部門的負責人看到由系統展現出來的信息,讓他們看到系統帶來的價值,從而使得各個部門都為支持系統應用提出自己的指標。比如說,公司領導會要求銷售部門每個月提交的客戶溝通信息不少于多少條。

新挑戰:從新起點上起跑

在系統運行的初始階段,華大電子的信息化平臺運行速度還有點不盡如人意,但是隨著信息化團隊的不斷調試,目前系統運行良好。

經過一段時間的應用,華大電子的信息化建設經歷了從無到有,再到功能逐漸完備的狀態,業務部門對信息化也有了一定的認識,并且體會到了系統帶來的好處。這主要體現在以下幾個方面:

首先,提高了公司的運營效率。原來華大電子的數據整理工作都通過手工來完成,這難免會帶來很多重復的工作,現在借助系統,可以大大減少這種重復工作。此外,系統上線前要梳理流程,各個業務部門因此優化了業務流程,減少了一些不必要的流程,從而提高了業務效率。

其次,管理變得更加規范。之前因為缺乏有效的管理手段,華大電子的基礎數據很不規范,同一產品在不同業務部門的編碼可能不一樣。通過信息化建設,信息化團隊對這些數據進行了統一,同時還規范、梳理了公司的業務。

最后,業務得以傳承。華大電子將重要信息都記錄在系統上,從而實現業務的傳承。

但是,信息化建設沒有終點,隨著管理的不斷提升,不斷會有新的需求提出來,系統需要依此不斷完善,華大電子只是站在了一條新的起跑線上。張經理透露,現在他們遇到的較大的問題是功能模塊的實現速度跟不上業務部門的需求。在嘗到了平臺對業務帶來的好處以后,很多業務部門都主動提出了新的信息化需求,而信息化團隊的人員、精力有限,不能很快滿足他們的需求。

值得一提的是,考慮到實際情況,華大電子的IT系統也并不全部基于起步X3來開發,有些比較特殊、復雜的系統還是采用了成熟的軟件產品,如剛剛引入的項目管理軟件,但是他們希望這些軟件產品最終能夠與X3平臺進行整合。