淺析企業電子檔案管理系統的設計與開發

熊國華

摘要:隨著信息技術的快速發展,企業內部管理工作逐漸由先前的手工操作被計算機所取代,筆者以之前自身的企業工作經歷為背景,基于當時提高公司運營效率的考慮,開發了基于該公司背景的管理信息平臺“電子檔案管理系統”,該系統采用簡單便捷開發工具visual basic6.0,數據庫開發語言 server SQL 2000及數據庫連接ADO技術。整個系統具有界面簡單大方,功能強大,易操作,易擴充,安全性高等特點,該系統模型適合各中小型企業內部運營管理工作。

關鍵詞:電子檔案 管理信息 C/S模式 模塊

中圖分類號:TD672 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8209(2009)5-0153-02

筆者所在的公司為一家測繪公司該公司主要進行測繪項目的實施與生產,多年來,其運營過程中所涉及的各類工作文檔、生產資料及資金管理均是采用手工處理方式,以至各部門之間的人員經常需不停的來回跑動,十分麻煩,嚴重影響了工作進展效率,基于這種工作背景,該公司電子檔案管理信息系統的建立與開發就顯得十分的必要。

1 可行性分析

通常進行可行性分析,我們可以從四方面來考慮,首先從經濟上,開發該系統主要是針對公司內部管理,無需對外支付任何成本,其次從技術上,采用簡單便捷的開發工具Visual Biasic6.0,數據庫軟件SQL SERVER2000及ADO等技術,建立C/S模式,即可實現系統平臺的搭建,在公司總機房設置一服務器,通過該系統平臺實現資源共享,并予以監控整個生產管理過程,再次從公司大局上看,公司領導也給予了高度重視及肯定,也期望通過該平臺,切實有效地提高工作效率,并實時監督,最后從操作上分析,該公司長期以來,項目實施過程中經常涉及到ATUOCAD的熟練使用,其內部人員已有一定的計算機操作技能,其中不乏熟練者,綜合以上四方面要素,該系統平臺的開發已具備充足條件,是完全可行的。

2 系統分析

系統分析階段,筆者重點從需求分析、功能模塊分析及數據分析等方面入手。

2.1 需求分析

要開發一個系統平臺,首先就要全面了解該公司的運營全過程,如何讓各部門的管理者進行相關生產進程的實時了解并予以監督,即在每個項目實施的各個環節,他們都必須第一時間知道生產情況及數據的實時更新,這是本系統開發的一個首要出發點,該公司雖為小型民營企業,但其管理上還算規范,主要設有財務、業務、調度、質檢、項目部及檔案等諸多部門,為了了解每個部門需求,依次對他們進行了詳細的調研,并索取相關資料,如業務部需定時了解項目進展情況,而項目部則需定時了解項目下發情況等等,通過一段時間的走訪與詳細調查,對于各個部門的需求情況均做了詳細記錄與資料收集。

2.2 功能分析

首先基于安全性和保密性,每個部門內部及部門間,均需設定相應的權限功能,公司董事長設置最高權限,如業務部,業務員與經理具有不同的操作權限,質檢部無權查看財務部的資金流動情況,而董事長則可對各個部門的運轉情況全程監控等等,再次對各個部門應實現相應的輸入模塊,以實現其相關工作數據及文件的存檔,其次,對各個部門應實現相應的報表輸出模塊,此外還需設置數據處理模塊,如查詢、統計及打印等功能模塊的建立,再次,各個部門可實現文件及文檔資料共享,各部門可上傳文件至服務器,以備其余相關部門(具有相關權限)下載查看,以減少人員的來回跑動,最后部門之間應建立各連接模塊,構建局域網模式,實行動態交互式管理。

2.3 數據分析

該系統平臺整合了各部門管理系統,進行流線型管理,其最大優越性就在于數據的流通共享、上傳與打印等,各部門之間來往形成交叉網,產生網內數據流,如在財務部、業務部及項目部,則形成一三角網,互相形成數據流,財務部與業務部由于資金交涉產生數據,業務部與項目部由于項目下發、實施及跟蹤等產生數據流,財務部與項目部由于成本核算,項目提成等產生數據流,諸如此類,各部門之間形成錯綜復雜的數據鏈,筆者就該系統開發所涉及的各類數據及流向均做了詳細的調查與分析。

3 系統設計

基于以上階段的調查與分析,相關數據資料的收集,并開始著手對該系統的設計與開發,大體上采用C/S數據庫模型構建平臺,首先在服務器中通過SQL SERVER2000數據庫軟件建立一名為“MAINDATA”數據庫文件,并針對各部門所涉及的數據及部門間形成的數據流,建立相應的數據表,依據上述功能分析成果,系統設計主要規劃為三大模塊:輸入、處理及輸出模塊,輸入模塊便于各部門數據的錄入、保存,如下圖3-1為設計后的業務部錄入界面:

處理模塊主要體現在部門間的數據對接、瀏覽;管理者對項目運營狀況的實時監控;數據的查詢、更新及統計,如成本核算等;文件共享;權限操作等等,輸出模塊主要體現在依據實時更新的數據自動生成報表,并以友好界面輸出;文檔打印等功能涉及,該系統設計的特點是通過一條主線將各部門數據進行整合,實行流線型管理設計,如下圖3-2為該系統平臺設計的總體界面:

4 結語

該系統平臺的設計與開發,貫穿的是流線型管理理念,由于各部門分工明細,對各部門的需求、功能及數據等進行了逐一梳理,系統經測試后已初步用于公司的內部管理,切實為公司提高管理上的工作效率帶來一定成效,隨著公司業務的拓展,其各部門的工種也逐一細化,數據的實時更新速度加快,其需求也隨時在發生變化,系統平臺的維護與更新也在不斷隨之進行。

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