淺談立卷材料的集中

龔素芹

中圖分類號:D035 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8209(2009)5-0279-01

立卷材料的集中(也叫立卷文件的集中),就是文書處理部門將本機關需要立卷的文件集中到一起。立卷材料的集中工作很重要,它是檔案工作的基礎,沒有文書處理部門對立卷材料的集中,就沒有檔案。立卷材料的集中是要根據文件的立卷范圍來進行的。對應歸檔的文件材料要注意隨時進行集中,絕不要等到年終才集中,否則,就容易造成該歸檔的文件的散失,影響案卷質量。

1 立卷材料集中的方法

1.1 建立收發文制度,做好帳內文件的集中

做好平時立卷材料的集中工作,首先要明確責任制,把好收發文件關。

發文:對各部門的發文要指定專人對其進行統一編號、送印、蓋章、登記、分發,然后要及時將原稿、印本及附件等收集齊全、完整。隨時向立卷環節集中。

收文:建立收文登記制度,對于來往文件要進行分類登記,例如,上級來文、下級來文、同級來文以及省、市政府的文件要分別登記入冊。

凡收到對本機關的主送文件,都要呈送領導批示.而后按照主管領導的批示意見,登記送發承辦部門,并將此文件列入催辦程序,視文的急緩程度適時催辦。待整個事情辦理完畢后,及時將文件收回集中在一起。便于立卷歸檔。

1.2 建立健全與各部門的聯系制度、做好帳外立卷材料的集中

制定本機關文件材料的歸檔范圍,發到各關部門。為把本機關應歸檔的文件材料集中齊全完整,首先立卷人員應制定出明確的、具體的、文件材料的歸檔范圍。打印后分送給各有關部門。使各部門能夠按歸檔范圍的要求及時將辦理完畢的文件材料送交立卷人歸檔。

2 集中文件材料的整理與配套

需要立卷的文件材料,集中以后要適時進行整理與配套。確保集中的文件材料齊全完整。在組卷時不會因某些文件缺頁、少件影響立卷工作的正常進行。

2.1 整理與配套的方法

單位所形成的正式公文,要按文件字號分別依次進行系統排列。定期按發文號進行核對,檢查發文原稿、印本是否齊全,送批手續是否完備,正件與附件是否配套等等。對發現文件不齊全的要及時找文件承辦部門配備齊全。否則時過境遷,就很難再收集齊全了。

2.2 整理與配套應注意的問題

(1)嚴格按照歸檔范圍辦事,要有重點,分清主次,進行系統整理。不能把凡是機關形成的所有材料都集中起來,弄得玉石不分。

(2)整理與配套時一定要認真閱讀文件,找出文件之間的內在聯系,把先后集中起來的相互有密切聯系的文件分門別類的整理到一起,以備調用和立卷。

(3)適時進行整理與配套,不要一味的積壓和拖延時間,否則就會失去對文件材料的補救時機。

立卷材料的集中是一項紛繁復雜的系統工作,且枯燥無味,但又不能有絲毫的差錯,這就要求負責文書處理的同志,要具備恪盡職守的工作態度,踏踏實實的辦事作風,不圖名利的奉獻精神。嚴格按程序辦事,充分發揮文處理工作的應有作用,為經濟建設大局服好務。