積極心理學對教學秘書管理工作的啟示

莊文彬

（廈門理工學院 商學系，福建 廈門 361024）

積極心理學對教學秘書管理工作的啟示

莊文彬

（廈門理工學院 商學系，福建 廈門 361024）

教學秘書工作是高校教學管理中最重要的工作之一，加強教學秘書隊伍建設是提高教學質量必不可少的環節.本文對教學秘書的工作特點和心理特質進行分析，通過積極心理學的視角，探討教學秘書管理的新理念，以期能為高校的教育管理工作提供參考.

教學秘書；積極心理學；人格特性

教學秘書作為高校最基層最直接的管理人員，是教學信息上傳下達的橋梁，是教學工作正常運行的樞紐，在教學管理中發揮著重要作用.但同時，教學秘書工作量大，事務瑣碎繁雜，工作人員容易產生消極倦怠的心理.如何幫助教學秘書克服倦怠心理，充分調動積極性、主動性和創造性，對于提高管理隊伍的整體素質，提高教學管理水平，具有十分重要的意義.本文試圖運用積極心理學，對高校教學秘書的工作特點和心理特征進行分析，探索教學秘書管理的激勵機制.

1 積極心理學的基本內容及主要觀點

積極心理學由著名心理學家Seligman于2000年在《美國心理學家》上刊登的《積極心理學導論》一文中正式提出，是美國心理學界正在興起的一個新的研究領域.積極心理學致力于研究人的積極情感體驗，積極的個人特質以及使個體成為優秀公民的制度體系.從原來過分關注個體所存在的問題轉向關注個體的積極品質，提倡用一種積極的方式來對人的心理現象做出新的詮釋，關注人類的潛力、動機和積極因素等方面，從而激發人內在的積極的力量和優秀的品質，幫助人們最大限度地挖掘自身的潛力，獲得成功和幸福.美國著名心理學家Schultz稱其為當代心理學研究的最新進展之一.

在積極心理學中,積極的人格特性引起了越來越多的研究者的興趣.積極的人格特征中存在兩個獨立的維度：（1）正性的利己特征（2）與他人的積極關系.其中正性的利己特征是指接受自我、具有個人生活目標，能感覺到生活的意義、感覺獨立、感覺到成功，能夠把握環境和環境的挑戰；與他人的積極關系則指的是當自己需要的時候能獲得他人的支持,在別人需要的時候愿意并且有能力提供幫助,看重與他人的關系，對于已達到的與他人的關系表示滿意.當個人的積極特性產生，能夠激發事業感、責任心，從而提高工作效率.

目前積極心理學已應用在社會各個領域.在教學管理工作中，積極心理學對于激勵教學秘書人員，挖掘他們的積極心理品質，塑造積極人格，提高工作效率和服務質量，提高教學管理品質有著重要意義.

2 教學秘書崗位的基本特征和管理問題

教學秘書既是教學管理工作的具體執行者和實施者，又是各項教學活動的組織者和安排者，教學秘書工作的內容包括協助院系領導處理日常教學管理的常規事務，保證教學工作正常進行；同時教學秘書要為教務部門與本單位之間，教師與教師之間，教師與學生之間傳遞和溝通信息，協調關系；并且還要及時向院系領導匯報本單位教學工作的情況，為領導決策提供信息，起到參謀助手的作用.目前高校教學秘書崗位工作存在著以下的一些問題：

2.1 教學秘書崗位工作繁重、事務單調瑣碎.教學秘書是教學單位的窗口，要與教務部門、學生管理部門等相關職能部門以及各個系之間聯系，需要協調本院系教師與學生的有關教學事宜，需要處理各式各樣紛繁復雜的工作，同時還要對大量的教學文檔資料進行收集、整理、驗收以及歸檔.一方面業務繁忙，服務性強，承擔的責任大，需要耗費大量心力勞力，另一方面又必須百密無一疏，在某一環節的疏忽可能就會打亂正常的教學秩序，給教學工作帶來困難.工作繁瑣枯燥，重復性強，缺乏新鮮感，缺少機遇和挑戰，同時又不能在短時期內體現明顯的工作績效，就容易產生心理疲勞.特別對于現在很多抗壓能力較弱的年輕秘書，更易對現有的工作產生厭惡感和對個人前途產生失落感.

2.2 外界對教學秘書的工作認識和重視程度不夠.教學秘書的工作往往辛苦在背后，不為人知，不被看重.由于對教學秘書工作缺乏正確的認識，部分高校領導者不夠重視甚至輕視教學秘書的工作，認為他們的工作簡單瑣碎，只有水平較低，能力較低的人員才會從事教輔工作.加上教學秘書工作涉及的部門和人員很廣，碰到的困難和矛盾較多，經常會遭受誤會批評和委屈，有些人不能理解教學秘書的工作，對他們吹毛求疵.這樣的外部環境，使部分教學秘書對未來的前景產生了懷疑和焦慮，以致工作態度消極，責任感不強，對所從事的工作喪失信心，失去興趣，甚至敷衍了事.

2.3 傳統薪酬機制不合理.教學秘書的地位和待遇往往不高，其薪酬一般只與學歷、工齡、職稱等掛鉤，而業務水平的高低、服務質量的好壞對工資的分配幾乎沒有影響.這種制度使得秘書人員對自己的薪酬不滿意，不愿意投入更多的時間、精力在工作品質、業務水平的提升上，就無法實現高效優質的管理和服務，更談不上改革和創新.

2.4 教學秘書個人進修、培訓機會少，工作能力有待提升.由于對教學秘書缺乏重視，很多高校往往忽略了對于教學秘書的培訓和進修學習.絕大部分的教學秘書之前所學的專業與從事的工作并不一致，他們大多沒有系統地接受過教育學、心理學、管理學方面的基本理論培訓，缺乏對高等教育學、高等教育發展新動向的了解和研究.這相對于教學秘書崗位應有的素質要求來說，他們在教務管理方面知識顯得很貧乏，缺乏先進科學的管理理念、現代的管理能力與技術，教學管理仍停留在經驗型、事務型的水平，難以適應學校改革和發展的需要，從而在一定程度上制約著教學質量和辦學效益的提高.

3 積極心理學對教學秘書工作的啟示

在現實的教學秘書管理工作中，由于過于強調教學秘書所應承擔的責任，強調對教學秘書的各種素質及能力的要求，而忽視了對其情緒體驗和情緒活動的關注和有效引導，導致他們工作熱情以及積極性缺乏，心理調適困難.積極心理學啟發我們，應切實激發教學秘書的積極情緒，這將有利于克服消極的心理狀態，將有助于調動他們的工作主動性、積極性和創造性，發展健全的人格，促成其能力、心理和社會適應性等各方面的全面提升.具體可從以下幾個方面的措施著手：

3.1 營造積極和諧的工作氛圍.積極心理學中對積極社會環境有著重要闡述.積極良好的社會環境條件與個人才能的發揮，與個人創造力的體現、培養等有著密切的關系.當周圍環境提供了最優的支持和選擇時,他們最有可能擁有良好的心理健康和行為方式.這就要求高校教學秘書管理必須體現人文精神，要尊重人、要關懷人，要牢牢抓住“人”這個因素.當個人處于滿意、幸福、快樂的工作狀態，其積極性和潛能才能夠得到充分的發揮.因此，應努力營造一個尊重人、信任人的寬松和諧的工作環境，使高校成為享受工作快樂，體現人身價值的地方.教學秘書在工作中獲得幸福感和滿足感，才能更加特愛自己、特愛單位、熱愛工作，兢兢業業、腳踏實地，心甘情愿地奉獻自己的忠誠和才能，才能以校為家、以苦為樂，最大限度地發揮積極性和創造性.

3.2 激發教學秘書的積極人格，促進其積極情緒體驗.院系領導要對教學秘書給予充分的信任，相信他們有能力，有潛力完成有一定挑戰性的工作，給他們提供發展的機會，充分發揮潛能，幫助他們實現人生價值.積極心理學認為，積極人格特質主要是通過對個體各種現實能力和潛在能力加以激發和強化，當激發和強化使某種現實能力或潛在能力變成一種習慣性的工作方式時，積極人格特質也就形成了.當個體擁有積極人格時，便能夠積極的接受自我，具有個人生活目標，感覺到生活的意義，感覺到成功.積極人格有助于個體把握環境和環境的挑戰，當他們面對挫折困難將會采取更有效的應對策略，以積極的方式面對.因此高校管理者要努力挖掘教學秘書內在的積極動機和資源，培養其積極特質，使教學秘書成為自己行為的主動決定著，而不是被動執行者.當教學秘書人員形成積極的個人心理表現，以一個良好的心態投入工作，便能樂觀地看待問題，主動地解決問題，形成強烈的職業歸屬感，必定會在工作中表現出強大的動力.

3.3 要用開放和欣賞的眼光看待教學秘書工作崗位.積極心理學的研究對象是普通人的積極認知過程、積極情緒體驗和積極人格特點等等，它認為應該采用開放和欣賞性觀點重新認識普通人的潛能、動機和能力.高校管理者應對教學秘書工作準確定位，了解他們在教學管理和教學活動中的重要作用，以人為本，從心理上關注教學秘書的成長，創設良好的心理環境，幫助和引導他們建設積極的人格特征.關注教學秘書身上的積極因素，讓其獲得積極樂觀的情感體驗，增進身體健康和心理健康，從而激發出他們強大的主觀能動性和潛在能力，樹立強烈的責任感和敬業精神.

3.4 完善績效制度，建立科學的激勵機制.積極心理學致力于研究人內在的積極力量，認為只有人所固有的積極力量得到培育和增長，人性的消極方面才能被消除或抑制，實施一些正面外界的刺激，可以引導個體形成積極的心理.薪酬是激勵員工工作積極性的根本保證.薪酬不但是生存的需要，更是個人成就與自我價值的重要體現.要實現薪酬的激勵作用，就要加快薪酬改革，對教學秘書工作進行科學分析，完善對其的考核評估方案，建立績效薪酬制度，建立規范、合理、科學的收入分配機制，將薪酬與具體的工作內容、業績成效相掛鉤，對工作表現突出的人員給予額外獎勵，從內在主動性出發調動個人的工作熱情與積極性.合理的激勵機制不僅能肯定教學秘書的工作，還能進一步激發教學秘書的尊重感，成就感和榮譽感，形成奮發向上的激情.

3.5 組織教學秘書培訓及深造.創新時代唯有不斷學習充電，不斷提高自身素質和能力才能適應形勢的發展，高校應當為教學秘書提供教育和培訓機會.例如組織崗前培訓、在崗業務培訓，或者到其他兄弟院校交流、學習、互動，開拓教學秘書的眼界，甚至參與教學管理和教育研究.鼓勵他們在培訓或研究工作中結合學校具體情況探索和把握教育規律，促進管理知識和管理理念的更新，提高管理技能，不斷提升自我價值，逐步提升整個學校的教學管理水平.同時也能促使教學秘書對學校提供的支持產生感恩心理，對學校產生認同感和歸屬感，激發工作的熱情和積極性.

總之，要提高高校教學管理水平，教學秘書隊伍應得到應有的重視，學校各級領導應盡快樹立積極的人力資源管理觀念，正確認識教學秘書的工作性質、地位和發展，關注他們的心理特征，建立積極工作制度，構建積極工作環境.在管理中既要重視教學秘書的物質生活，也要關心他們的精神生活，給予充分的信任和尊重，引導他們建立積極人格，努力提高教學秘書隊伍素質.

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