從施工企業角度談工程合同管理

劉海森

摘 要：近年來，隨著建設工程市場競爭的日益激烈，施工企業在競爭中的經營風險日益凸顯。因此需要探討和總結施工企業在工程合同管理中環節，及在每個環節中應當著重加強的關鍵控制點。

關鍵詞：施工企業；建設工程 ；合同管理

一、引言

建設工程施工合同是建設單位與施工企業通過協商一致，為明確雙方權利和義務而擬訂條款的特殊承攬合同。從施工企業的角度來看，工程施工合同存在兩種風險。其一，因建筑市場“先定價后成交”的期貸式交易方式的特殊性，導致建設工程施工合同存在高度的交易風險；其二，因建設工程施工合同作為項目管理的法律文件，對工程項目質量控制、進度控制、投資控制具有相當程度的法律約束，因而導致建設工程施工合同同時也存在深度的法律風險。

因此，如何加強施工企業合同的管理，防范和規避市場中的合同風險，結合企業自身的生產效率、消費水平和管理能力，充分發揮企業技術管理優勢，建立完善的企業內部定額體系，從而提高施工企業內部核心競爭力和外部市場競爭力，將成為施工企業值得關注的又一議題。下面具體來談談加強施工企業建設工程合同管理的幾個重要關鍵點。

二、把好合同簽訂關

建設工程施工合同的簽訂工作是企業施工合同管理的重要組成部分，它關系到企業經濟利益的目標實現。因此，如何做好合同的簽訂工作，需要注意以下三方面：

1、施工合同商談前的準備工作。

在施工合同商談前，作為施工企業必須正視這樣一個客觀現實，建設單位（業主）和施工企業（承包商）擁有完全相反的經濟利益目標。業主希望工程建設盡可能降低資金消耗，而承包商則希望通過施工盡可能多的獲得業主的報酬，這就意味著建設工程施工合同管理中的一切問題都將和經濟利益密切相關。

因此，合同談判人員在談判前要深入了解業主的資信、經營作風和訂立合同應當具備的相應條件。這樣做的目的，一方面是加強對發包人的詳細了解，確認發包人有承擔這項工程的資格，以規避可能產生的資信風險；另一方面也是為了在與發包人的實質談判中搶占先機，為在談判中爭取有利條件，做出有利選擇提供依據。

2、施工合同的文本選擇。

在施工合同的文本選擇方面，由于施工企業之前一直使用由業主提供的非示范合同文本，因此往往存在條款不全面、不具體的問題，同時合同對業主的權利也缺乏限制條款，特別是合同中免責條款，更需要仔細斟酌，以避免無效合同和錯漏、歧義的產生，這就導致施工企業的工作量和風險責任無形中大大增加。

現在，建設部和國家行政管理總局制定的GF-1999-0201《建筑工程施工合同（示范文本）》已普遍應用，該文本中的“通用條款”是根據相關法律法規，結合建筑安裝業的交易習慣和行業慣例所制定，且無須雙方協商就必須履行的條款。而對于“通用條款”不能全部包括和正確反映工程情況的內容，則可以通過“協議書”或“專用條款”部分予以另行約定，但不得隨意修改刪除“通用條款”。

因此，合同談判人員應增加信息政策的敏銳度和靈活機變的工作能力，及時改變施工合同文本的選擇，并學會在一定程度上將合同風險有效轉移，盡可能與業主合理分攤合同風險責任，使雙方形成一種共同抵御，共同承擔的合作關系。

3、施工合同的管理工作。

在施工合同的管理方面，應建立專門的合同管理機構，由專人負責進行管理。同時完善合同管理制度，健全具體的可操作流程，包括介紹信的開具，招標信息的跟蹤，招投標文件的評估，中標情況的匯總，合同的草擬、洽談、評審、用印、履約跟蹤、變更、違約、解除、終止等，使合同管理的每一個細節都有章可循，有案可查。

同時，對于合同管理人員還應加強提高的崗位技能，要求具備相應的法律、法規知識和運用法律、法規的能力，熟悉合同簽定和變更、索賠程序，同時還要具備工程管理、造價管理知識和實際運用能力。

三、做好合同交底工作

工程施工合同的交底工作是企業施工合同管理不可或缺的一部分，它對于合同的正式實施起到非常關鍵的作用。因此，如何做好合同的交底工作，需要注意以下兩方面：

1、合同交底的相關內容。

應由合同管理人員向涉及施工管理的所有人員，包括公司本部、項目部、項目部全體人員和職能部門的有關責任人進行全員全面交底，對合同主要內容作出解釋和說明。

⑴ 對合同涉及的所有關系（發包人、監理工程師、項目管理公司、總包單位、安裝公司等相關配合單位）進行交底；

⑵ 對項目所涉及的所有合同內容，包括招標文件的理解、投標書制作的策略、答疑文件、合同文本、詢標文件、其他承諾等進行分析交底；

⑶ 對以下費用收取條件進行交底：

① 工程質量檢驗標準達到合格以上標準時是否能收到質量獎，以及總包單位的責任內容配合費是如何記取的；

② 水電費是以定額規定比例記取支付的，應注意定額用量內水電差價結算方式，單獨裝表計量的應注意區分生活和生產用量；配合單位的（如弱電、專業防水、音響、電器、空調等）臨時用水電量的支付方式。

2、合同交底的合理分析。

合同和合同分析資料是工程實施管理的依據，通過合同分析，可以加強項目部全體人員對合同的理解和把握，提高管理人員的合同意識，及時發現合同中存在的不足及問題，從而對項目可能存在的風險因素進行合理防范，并有效組織施工，使合同管理的相關程序、制度、要求及保證體系能夠落到實處。其中主要分析點包括：

1、對施工計劃投入成本與投標報價作出相應對比分析，分析合同中的各種利益增長點，力求在履行過程中及時抓住時機，辦理簽證和補充協議，以改變合同中可能存在的不利因素。

2、對合同工期和違約責任條款應高度重視和合理分析，建議從進場開始就積極收集對我部有利的資料，為明確管理目標和實現合同目標提供有利依據。

施工企業應該加強交底意識，明確合同交底必須全面、全員、全過程的進行，只有依法運用施工合同監督評審等管理手段，才能在施工過程中盡量減少或避免施工進度、質量、造價等方面可能出現的偏差和問題，從而在根本上避免可能引起的合同矛盾糾紛，減少由此帶來的經濟損失。

四、加強合同跟蹤管理

工程施工合同的跟蹤管理工作是企業施工合同管理中最為關鍵的部分，它對于保證合同實施的質量和效果具有決定性的意義。因此，如何做好合同的跟蹤管理工作，需要注意以下三方面：

1、采用書面文本形式。

由于工程建設施工合同持續時間長，標的額度比較大，且合同履行過程中干擾事件和市場因素頻繁，經常會出現各種與合同約定不符的情況。

因此，在履行合同過程中，凡涉及到雙方權利義務關系的履行、主張、變革、確定等所有行為都必須采用書面文本形式，對每一項工作都應用工作聯系單、設計變更、簽證單、會議紀要、備忘錄等，并要求雙方負責人簽字確認。這應該作為重要制度在項目部嚴格執行。

2、及時辦理簽證手續。

由于合同的簽訂先于工程實施，所以對于工程項目具體實施過程中可能存在的問題無法都提前作出合理的預見和規定，如設計變更、發生與原招標文件和工程量清單中未包括的“新增工程”等情況都將導致工程項目工期和造價的變化。

因此，在履行合同的過程中，對于非己方過錯，因對方原因而造成的相關責任和損失，比如設計變更、工程量或工期等問題應及時辦理簽證手續，并向對方提出經濟補償和工期順延的要求?，F場的簽證聯系單和索賠就是合同的補充形式，同時也是建設工程施工合同履行管理中最基本的重要手段。我公司在2005年曾在蘇南地區承接了一項體育館裝飾工程，合同約定固定總價。在招投標時正值工程量清單報價實施初期，業主聘請了有經驗的專業人士編制了非標準格式合同文本，在招標文件中提供了建筑平面圖及施工范圍工程量清單，并要求施工單位復核工程量及深化設計圖紙。由于初次使用工程量清單模式，施工單位對工程量清單報價風險重視不夠，在標前會議上沒有請業主書面明確各房間吊頂標高。在施工過程中由于設備安裝施工方案的變更，業主方項目總工程師及監理在現場口頭通知項目部將原圖紙吊頂標高向上提高300MM，項目部照此方案組織施工。在竣工決算時項目部要求對吊頂標高向上提高300MM部分增加的墻面工程量進行增加費用時，才發現業主并沒有下發過書面的設計變更指令，也沒有相應的變更簽證，工程量是實際增加了，可對于固定總價工程合同形式，沒有設計變更指令或變更簽證是無法增加到費用的。雖然項目部提供了招標時的設計圖紙及經監理方確認的竣工圖。但業主方堅持認定沒有簽證不予增加費用，而此時項目部再提出書面申請的時效已過，施工方的合法權益沒能得到有效保護，這個教訓是深刻的，代價也是昂貴的。

3、及時收集和整理原始憑證。

由于項目施工處于一種各方錯綜復雜的環境中，施工企業要想合理合法的避免合同紛爭所引發的相關經濟損失，就必須充分運用管理藝術，深刻理解并活用合同條款，尋求有效突破口，轉移合同風險，維護自身權益，并在此基礎上爭取多贏。

因此，施工現場項目部應及時收集和整理原始憑證，提高證據意識，懂得搜集和保存證據的重要性。特別是在辦理簽證手續時，不宜使用“根據合同”這種缺乏說服力的泛泛提法，而應該引用和列明具體的應用項目合同條款，明確指出與問題有關的條款號，并盡量引述條款中原文的說法，甚至有時還需同時引用幾個條款進行相互間的交叉論述。只有這樣，才能真正體現項目合同管理的嚴謹性。

五、結語

總之，施工企業在今后應該加強合同管理意識，健全和完善合同管理制度，充分運用動態管理的科學手段實行施工全過程管理。特別是推行工程量清單計價后，更應從合同條款的訂立，價款調整的條文等方面入手，及時發現和解決問題，為企業有效提高管理水平，實現規范化管理奠定基礎。