論內部控制制度在高校固定資產管理中的運用

馬旭萍

一、引言

資產是高校組織教學和科研活動的基本依托，而資產管理的好壞是高校辦學水平的重要標志之一。近年來，隨著教育體制改革的不斷深入，招生規模的不斷擴大，固定資產的投入也迅速增長，內部控制已經發展成為重要的管理技術和方法，在固定資產的管理領域越來越被重視和應用。但由于高校固定資產管理內容豐富，既包括資產購置的預算計劃、預算批準，也包括資產采購、驗收，各教學、科研、行政部門的使用，以及資產的報廢等，這就增加了高校資產管理的難度。高校要進一步明確固定資產管理工作的內涵和職能，不斷創新管理手段和方式方法，加強固定資產內部控制管理，提高高校固定資產內部控制管理科學化水平，使之更好地服務和促進高校和高等教育的發展。

二、高校固定資產管理運用內部控制制度的重要意義

1.運用內部控制制度的重要性

保證固定資產的安全和完整，提高資產的利用率，保證資產的保值增值，最大限度地發揮固定資產的使用效益和經濟效益，為高等教育事業的發展服務，是高等學校固定資產管理的基本任務。高校內部控制制度主要側重于高校財務和審計方面的控制，而固定資產管理在高校內部控制理論基礎之上產生，目的是針對項目活動決策行為相關風險、成本和收益等方面進行的管理控制。因此，把內部控制制度應用于高校固定資產管理中，能夠實現組織的有序運行和固定資產的安全，對高校固定資產組織和管理進行有效的控制和預防，阻止固定資產管理中錯誤業務和非法業務發生，有利于加強高校固定資產的安全，提高固定資產使用效益，提高高校教學質量。

2.運用內部控制制度的必要性

目前，一些高校在固定資產管理方面還存在著一些突出問題，主要是：從體制機制看，個別學校內設機構之間管理職能不明確，或管理職能交叉，也沒有制定具體的崗位職責，缺少固定資產購建內部控制制度、資產管理權限設置審批制度、財產清查制度、大型精密貴重儀器設備管理制度等。從財務管理看，財務管理不銜接，會計核算不合理，有的部門采購、驗收和報銷由同一個人負責，缺乏應有的監督機制；有的長期不進行賬目核查及對賬工作，造成賬、物不符；有的不對實物資產進行驗收，就直接登記入賬，造成不應有的資產損耗；有的資產購置后不及時入賬，形成在用資產長期掛賬等。從管理水平看，有的高校存在資產清查不徹底，賬實不符，賬卡不符的現象，存在不按規定程序處置和超權限處置固定資產的現象等；從隊伍建設看，有的高校固定資產管理隊伍存在人員偏少、年齡偏大、知識陳舊、計算機水平較低、管理理念落后等問題，無法適應運用現代信息技術管理固定資產的工作要求。這就要求高校要根據內部控制制度與高校固定資產管理的關系，建立完善的高校固定資產內部控制制度，不斷提高高校固定資產內部控制管理科學化水平。

三、高校固定資產管理運用內部控制制度的路徑與策略

1.加強領導，增強高校固定資產管理組織性

運用內部控制制度，是加強高校固定資產管理工作的需要，也是促進高?？茖W健康持續發展的需要。高校要進一步提高認識，切實加強對固定資產管理工作的領導。要在綜合考慮高校內部組織部門設立原則、部分職能分工，以及部門員工不同的職責基礎上，建立高校固定資產組織規劃控制制度。學校應建立完善的固定資產管理體系，采取專門管理與分散管理相結合的模式，應根據實際設立專門的資產管理部門，按“統一領導，歸口管理，分級負責，責任到人”的原則分級管理。資產管理部門從宏觀上統一管理學校的經營性固定資產和非經營性固定資產，負責協調處理各歸口管理部門的交叉業務；財務處負責固定資產總賬、編制資產購置計劃，對采購任務完成情況進行預算、決算監督，建立全過程的控制和管理；學校辦公室負責行政辦公機具、辦公家具的管理，分年度進行更新、報廢申請，健全資產臺帳；總務處負責學校房屋管理，對高校教學、科研、辦公等共用的房屋資源進行合理的分配和管理，負責高校公共設施的管理，建立維修維護制度，做好報廢房屋、建筑的殘值回收工作；教務處負責全校儀器設備的歸口管理，對日常教學、科研的儀器等建立帳卡，與資產管理部門共同參與審批儀器設備的損耗、報廢；資產管理部門協同教務處組織教學口儀器設備的調劑工作，充分發揮資產使用效益。高校以文件形式明確各歸口管理部門的職責范圍與責任分工，部門負責人對本部門固定資產承擔領導責任，資產管理員對保管的資產承擔直接責任。同時，堅持誰使用誰申請、誰使用誰管理的制度，將責任層層落實到具體部門和個人。要健全管理規章制度，及時修訂已不合時宜的制度條款，為固定資產管理工作規范、有序地進行提供切實、有效的制度保障，真正建立起科學、嚴明、高效的組織結構、運轉體系、責任體系和運行機制，切實做到領導落實、組織落實、制度落實、人員落實、責任落實、工作落實。

2.完善制度，增強高校固定資產管理科學性

建立一個完整的固定資產內部控制制度，有利于確保高校固定資產管理的安全性和穩定性。只有建立一套完整的內部控制制度，才能從各方面加強高校固定資產的管理，防止高校固定資產的流失。一是建立完善固定資產授權批準控制制度。高校固定資產管理過程中，必須建立嚴格和完善的固定資產授權批準控制制度。這就要求明確審批的權限、審批的基本程序，以及審批過程中相關的職能和責任。要明確高校固定資產授權批準權限，完善高校固定資產的授權批準控制度，對固定資產業務的每一個環節都要進行嚴格授權，劃分不同的授權批準等級，確立不同的授權金額。二是建立完善固定資產會計控制制度。要建立完善高校固定資產會計控制制度，制定會計核算標準，明確高校固定資產會計科目和明細，設立高校固定資產的總賬以及明細賬。同時，要建立高校固定資產會計監督制度，充分發揮會計監督以及社會審計監督的作用，全面強化會計監督檢查工作，著重加強對財務總監、財務主管和會計稽核等各個崗位的監督，有效規避高校固定資產內部控制風險，實現高校固定資產管理內部控制的正常運轉，保障高校固定資產管理的有效運行。三是建立完善固定資產預算控制制度。規范高校固定資產會計核算，重點在于使會計核算在預算的范圍內有序進行。在固定資產管理預算過程中，嚴格按照預算員指標和要求控制預算過程，對高校財務實現預警，保證會計信息的真實性，保證會計過程的合理性，有效滿足規避高校固定資產內部風險的要求。四是建立完善固定資產安全和保護控制制度。高校要采取資產的盤點復核制度，定期或不定期地記錄盤點數，對財產物資進行盤點，對出現盤盈或盤虧的情況進行分析，與會計賬簿核對，找出原因，加強對財產物資的管理，并采取相應的措施，而對高校固定資產債權的真實性，則應采取復核、函證的方法以保證其真實性。五是建立完善固定資產的內部審計控制制度。要強化高校固定資產內部審計控制的監督和分析功能，從高校內部控制制度的完善性狀況、高校固定資產管理執行力度、高校固定資產控制制度的薄弱環節的治理和改進等方面，對固定資產項目風險進行完善和準確的分析，提高固定資產管理安全運行。要堅持把高校固定資產審計部門的設置同其他部門分開，這樣能夠有效避免一些行為不端者進行徇私舞弊，才能對高校固定資產做出合理的分析，準確的評價，從根本上提高高校固定資產管理水平和固定資產安全性。

3.強化隊伍，增強高校固定資產管理有效性

內部控制制度在高校固定資產管理中的運用怎樣、成效如何，關鍵在人，關鍵在于建設一支高素質的高校固定資產管理工作隊伍。一是注重提高管理人員素質。建設一支業務熟練、作風過硬、具有強烈事業心的固定資產管理隊伍，是做好高校固定資產管理的前提條件和重要保證。高校在理順固定資產管理體制的同時，對分散在不同機構的固定資產管理人員進行優化、整合，對年齡偏大、知識水平偏低、不能適應現代管理要求的人員進行精簡，通過競爭上崗和引進、吸收大學畢業生，充實固定資產管理隊伍，提高高校固定資產管理隊伍的專業水平，形成更專業、更精干、更富有活力的固定資產管理隊伍，著力實現規范、科學、高效的管理目標。要加強對管理人員的教育培訓，引導管理人員不斷深化對管理理論的學習研究，用科學的管理思想作指導，充分發揮現代信息技術的優勢，在優化資源配置、支持學?？茖W決策、構建學校資源有效利用機制等方面，進行積極探索，努力提高固定資產管理的水平和績效，促進學校提升總體管理水平，增強綜合實力，擴大辦學效益。二是注重建立完善管理制度。要建立產權明晰、管理科學的管理制度，實現了組織主體的明確，每個主體都成為獨立承擔風險和責任的主體，產權關系明確，享有民事權利的同時承擔民事義務，自主經營和自負盈虧。要完善內部組織關系，明確各個組織之間的權力和職能，使內部的組織機構之間既能職責明確，又相互約束，有效制衡。要建立責任明確、管理科學的內部管理制度，保證內部管理者和員工之間的關系，合理規范公司內部員工行為。要建立有效的激勵機制，完善考核機制，績效和工資掛鉤，明確獎勵和懲罰條例，并根據管理業績和員工工作業績進行公平和明確的獎勵和激勵，調動和增強管理人員工作的積極性、主動性和創造性。三是注重調動教職工積極參與。高校要充分利用校園網、校報、宣傳欄等新聞媒介，不斷加大對固定資產管理工作的宣傳力度，通過層層落實資產管理責任和實施透明的資產管理模式，引導廣大教職工愛校護校的主人翁意識和參與意識、理財意識，激發廣大教職工參與學校民主管理的熱情，著力形成全員參與固定資產管理工作的良好氛圍。