淺談會計電算化的內控問題及對策

辛黎明

一、會計電算化模式下內部控制存在的問題

1.涉及面廣而工作分工不易協調

計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內部控制，以及計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等等，工作面廣就容易顧此失彼，難以兼顧每一個細節，從而引發風險。

2.授權操作無痕跡而導致操作隨意

授權、批準控制是一種常見的內部控制方式，在手工會計系統中，每一筆業務的授權處理都留有簽章，有據可查，執行人員不敢隨意操作。但在實施會計電算化后，業務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理。在業務的處理中往往是錄入、審核、記賬全由一人完成。由于缺乏監督而隨意操作。

3.人員職業水平問題而導致非法操作

在電算化操作方式下，更要考驗會計人員的職業道德。在會計電算化內部控制中，其系統的程序、數據、文件等很容易被仿造、復制和修改，而不會留任何痕跡，所以某些職業道德情操不高尚的人員為了達到個人目的，利用職務之便或不按操作規程進行非法操作。同時，部分人員還存在業務水平不高、操作制度不規范的問題，這也會造成很大風險，會計電算化的核算是高效自動的，只要一個環節出現錯誤，就會引發其他環節一系列的錯誤。

4.過分依賴軟件而造成麻痹大意

內部會計控制的程序化使人們對程序化的內部會計控制具有一定的依賴性，增加了差錯反復發生的可能性。電算化軟件程序中包含了內部會計控制功能，這些程序化的內部控制，其有效性取決于應用程序，如程序發生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復性，長期不被發現，導致在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大。由于實施會計電算化后，內部會計控制在很大程度上依賴于計算機的處理，其同類交易處理流程的一致性在一定程度上加大了內部會計控制的風險。

二、解決問題的對策分析

1.提高認識，從思想上重視

必須要充分認識會計電算化模式下內部控制的重要意義，關注電算化帶來的新情況，從思想上提高認識，防止錯誤的發生。實踐表明，計算機本身出錯概率很低，而絕大部分的錯誤是人為因素造成的，一旦出錯，數據的還原又比較困難，這給會計核算工作造成的損失是無法彌補的。再有，由于會計電算化工作的特有環境容易受到非法操作的干擾，這就更要求內部控制人員包括財務人員在內必須時刻保持警惕，防止內部控制受到干擾和破壞。

2.權責明確，從崗位上協調

細化電算化工作崗位設置，明確各崗位的權利與責任，明確各崗位之間的牽制與勾稽關系。電算化程序管理員授予最高管理權限，負責計算機操作系統、應用軟件系統、數據庫的維護、設備硬件的管理、工作日志的記錄；系統操作員只負責在數據錄入人員完成數據錄入后，實施記賬、基礎匯總表和會計報表的生成、憑證賬薄報表的打印、數據的備份保存等具體操作；數據錄入員只負責與經營業務有關數據的錄入與核對、紙質會計資料的整理和裝訂。系統操作員不能進行數據庫的維護，數據錄入員不能進行記賬等。通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制，來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤的可能性。這樣，新設工作崗位與原基本會計崗位實現了良好的銜接，提高了工作效率。

3.完善程序，從流程上相互監督

在工作中每一項會計業務的發生，轉到會計部門都要經過初審、復核，然后是憑證的錄入和審核，記賬等工作。在這一系列的工作中要由不同的人來完成。不能又當運動員又當裁判員。在業務上相互完善又相互監督。

4.優化系統，從軟件上避免

當前通用的財務軟件多在功能上做文章，安全性還存在漏洞，從長遠來看，財務軟件系統必須優化安全性能，避免因系統漏洞造成內控的失敗。系統的安全設防主要從防計算機病毒及硬件的破損，一定要做到有備份，防止數據的損壞和流失。

5.妥善保管，從檔案上控制

加強會計檔案管理。會計檔案主要是指打印輸出的各種憑證、賬簿、報表等，會計電算化應用系統程序、編程語言程序、系統開發時設計的工作網絡圖、數據存儲介質等也要作為會計檔案的一部分。對會計電算化數據存儲介質要雙份保存。對會計電算化應用系統程序、數據存儲介質的存檔必須有程序管理員的簽章才能存檔保管，備份碟盤應貼上保護標簽并存放在安全、潔凈、防潮的地方。采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。