試論Word軟件在日常辦公中的應用

摘 要：作為日常辦公必不可少的文字編輯工具，Word軟件的使用是辦公人員的必備技能。在辦公中使用Word軟件的意義非凡，除了用到它的一些常用功能之外，還有許多應用上的小技巧，因此，本文將對Word軟件在日常辦公中的靈活應用進行論述。

關鍵詞：Word軟件；日常辦公；應用

中圖分類號：TP391.12

通過使用Word軟件，辦公工作人員不僅可以創建出具有專業水平的文檔，還可以協同他人在任何地點實現網上辦公，雖然Word軟件非常簡單易學，很多的辦公室工作人員都已經比較熟悉Word軟件的基本操作，但是關于Word軟件還有許多的應用小技巧，可以使得辦公工作人員更輕松、便捷地使用Word軟件，以下將對此展開論述。

1 文檔處理技巧

首先，在使用Word軟件時經常會需要同時打開多個文檔進行集中編輯或者瀏覽，此處可供選擇方法如下：（1）在Word軟件沒啟動的時候，在資源管理器中將要打開的多個文檔進行選定，如果要打開的文件之間是連續的，可以通過在按下Shift鍵的同時用鼠標進行選定，如果不是連續的，可以在按下ctrl鍵的同時通過鼠標進行文檔選定，選定好要打開的文檔之后就按下回車鍵，則可以讓Word軟件將所選的文檔同時打開；（2）在Word軟件已經啟動的時候，則可以直接單擊“打開”按鈕，在彈出的對話框中一一選擇所要打開的文件即可。

其次，是關于如何在多文檔之間進行切換的方法，因為Word軟件編輯界面中通常只有一個文檔，而且如果打開了的文檔太多，在Word軟件中的任務欄由于長度有限也是無法全部顯示出來的，所以除了直接通過任務欄來切換文檔的方法之外，還有：（1）單擊“窗口”菜單，在出現的選擇欄下方會顯示出已打開的文檔名，其中正在編輯的文檔前會打對勾，可以對其它文檔進行單擊，即可完成切換；（2）在當前編輯窗口中直接按下組合鍵ctrl+shift+f6可以從當前編輯的文檔切換到下一個文檔，或者按下組合鍵ctrl+f6使當前文檔直接切換到上一個文檔。

然后，在Word軟件中難免會遇到同時關閉多個文檔的時候，此時通?？稍诎聪聅hift鍵的同時單擊菜單中的文件選項，里面的命令已經變成了“全部關閉”或者“全部保存”的兩個選項，根據自己的實際需要進行選擇即可。如果并不是想對文件進行全部關閉或者全部保存的執行命令的話，可以在按下ctrl鍵的同時直接單擊任務欄上想要執行關閉命令的文檔，當點擊的圖標都顯示成為凹下的狀態之后，對其再進行單擊鼠標右鍵，選擇“關閉組”即可將關閉所選的文檔。

接著，對同一文檔的某個部分常常要執行局部的操作，因此應該先對所需部分進行直接定位，將其顯示出來在執行對應操作，通?？梢裕海?）通過不同的窗口來把所需的同一文檔的不同部分顯示出來，先在已打開文檔的前提下單擊“窗口”菜單，選擇“新建窗口”命令，出現已打開文檔的副本，通過對這兩個文檔窗口的調整，比如窗口切換和窗口滾動方法等，即可實現對同一文檔不同部分顯示的效果；（2）也可以通過同一窗口的子窗口來對同一文檔的不同部分進行顯示，先單擊“窗口”菜單，選擇“拆分”選項，鼠標會變成橫線形式，通過對鼠標的移動來對當前文檔窗口進行拆分，之后得到的兩個子窗口是相互獨立，處于激活狀態，可以對其執行對應操作。

此外，可以對某些默認為自動添加的項目符號或者編號進行永久取消，比如換行時在行首自動添加的編號或者項目符號，取消這種設置的方法是：（1）在每次編輯文檔的時候，單擊“格式”菜單，選擇“項目符號和編號”選項，對其執行取消操作；（2）一次性取消項目符號和編號可以先單擊“格式”菜單，選擇“自動套用格式”，在彈出的對話框里面選擇“選項”，然后再點擊“自動更正”，在“自動套用格式”選項中去掉“自動符號和編號”前的對勾，接下來在“自動更正”的對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項，在彈出對話框中去掉“自動項目符號列表”和“自動編號列表”前的對勾，最后點擊“確定”按鈕。

最后，可以關閉拼寫檢查，避免文檔中出現彩色波浪線引起的文檔不美觀現象，先單擊“工具”菜單，選擇“選項”，在彈出的對話框中選擇“拼寫和語法”選項，再點擊“拼寫”，去掉“鍵入時檢查拼寫”復選框錢的對勾即可。

2 受損文檔恢復

在文檔編輯中難免遇到一些緊急突發情況導致文檔無法進行保存，比如斷電、死機、程序無法響應操作等，為了避免由于文件受損所引起的損失，通?？梢圆捎靡韵路椒▉砘謴褪軗p文件。

2.1 自動恢復Word文檔。一般在文檔受損之后，可以重啟計算機，直接打開Word軟件，系統會對受損文件是否進行自動恢復跳出對話，可以選擇自動保存項目，則系統開始執行受損文件的修復?；蛘咭部梢栽O置自動保存時間，來提高受損文件自動恢復的有效性，先單擊“工具”菜單，選擇“選項”，在彈出的對話框中的保存中勾選“自動保存時間間隔”和“允許后臺保存”這兩個選項，并設置合理的時間間隔，最后單擊“確定”即可。當然也可以在日常文檔編輯的時候及時按下組合鍵ctrl+s來保存文檔，提高文檔的編輯效率。

2.2 恢復文檔。除了Word軟件中的自動恢復之外，還可以使用對應的轉載器來實現文本恢復。先單擊“工具”菜單，選擇“選項”中的“常規”菜單，勾選上面的“打開時確認轉換”選項，接著回到界面，單擊“打開”菜單，在彈出的對話框中點擊“查找范圍”，選擇文檔的保存路徑，然后點擊“文件類型”，選中其中的“從任意文件中恢復文本”選項同時，勾選要打開的文檔，執行打開操作即可恢復文本內容。

3 用數字化方式調整對象

3.1 調整圖片屬性。在圖片導入之后，雙擊選中對象，在彈出的對話框中選擇“大小”選項，使用相應的輸入欄來進行微調圖片的大小，若插入的是自選圖片，應當雙擊圖片后，在彈出的對話框中選擇“大小”選項進行圖片調整。如果是要進行圖片裁剪，則應當單擊“圖片”選項，可以從四個方向實現對圖片的裁剪。

3.2 調整文本縮進。粗略調整文本縮進的辦法是將水平標尺上的標記拖到指定位置即可，較為精細的調整方法是先單擊“格式”菜單，選擇“段落”選項，在彈出的對話框中選擇“縮進和間距”選項，在要改動的項目后面輸入需要的數值即可。當然還可以按下Alt按鍵的同時拖動水平標尺到一定的縮進標記，由標尺所顯示的數字進行精確調整。

3.3 調整表格屬性。對插入表格的位置、行高以及列寬的調整方法先是選中表格，點擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”選項，在隨后的對話框中依次選擇“表格”、“行”、“列”選項，單擊“指定寬度”，在其對應的輸入框中輸入對應數字即可對表格的多種屬性實現數字化調整了。當然我們也可以對表格與周圍文字之間的距離進行數字化調整，先單擊“表格”選項卡，在“文字環繞”中選擇“環繞”，點擊其右側的“定位”按鍵，在彈出的對話框中即可設定表格與周圍文字之間的距離。

3.4 調整單元格文本與邊框距離。如果不需要使用Word軟件中默認的單元格中文本與邊框設置，可以對其進行調整，先選中要調整距離的單元格，打開“表格屬性”對話框，選擇“單元格”選項，然后單擊“選項”按鈕，在彈出來的對話框中去掉“與整張表格相同”復選框錢的對勾，結合下方的輸入框以及微調按鈕來實現單元格中的文本與邊框距離。

4 結束語

綜上，掌握了Word軟件中的常用功能會使日常辦公變的更便捷，如果對Word軟件更多的使用技巧都能熟練掌握以及運用的話，不僅可以有效地避免了文檔數據受損以及數據丟失，保證文檔編輯的安全性和、準確性和高效性，辦公工作人員無疑會在之后的辦公事務中明顯地提高自己日常工作的質量和效率，一定程度上促進公司的發展。

參考文獻：

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作者簡介：白曉（1982.02-），男，山西太原人，本科，助講，研究方向：計算機軟件。

作者單位：湖北工業大學理學院，武漢 430068