淺談新時期機關檔案信息化管理的創新

張繼超

【摘 要】在信息經濟飛速發展的今天，檔案信息作為主要的信息來源，在社會發展中發揮著越來越重要的作用。機關檔案部門必須抓住這個機遇，加快檔案的信息化建設。本文分析了機關單位實現檔案管理信息化的必要性，并提出了機關檔案信息化管理的創新措施。

【關鍵詞】機關；檔案；信息化

一、機關單位實現檔案管理信息化的必要性

檔案管理信息化，指的是改變檔案管理的方式，側重點從檔案實體的管理工作轉移到通過檔案的保管，以信息化的方式為人們提供必要的檔案信息的服務。檔案實體信息化的實現是對所有檔案的信息進行類別區分，相同的資料進行分析，進而加工整理資料，而后進行信息整合與提取，通過這樣的流程，可以提升檔案管理的高效性，提升效益。在傳統的檔案管理中，查詢效率較低，修改流程比較繁瑣，相比之下，現代的電子檔案就完全彌補了傳統檔案的缺點，保存更加便捷，修改更加容易，查詢更加快捷等等。同時，網絡的發展也給檔案的傳遞帶來了福音，通過網絡的快速傳遞讓檔案管理的利用率不斷提升，并且大大降低了檔案管理的人工成本。

通過調查，現在大部分的機關單位仍然用手工進行人事檔案的管理工作，這種手工操作模式讓人事檔案更加繁瑣。部分單位的人力資源管理系統或者是人事檔案管理系統由于安裝原因或系統設置的局限性，只把人事一些基本檔案輸入進系統中。在部門有需要查找與搜索資料的時候，也都用手工進行操作。所倡導的無紙化的閱檔并沒有完全應用到實際機關單位的工作中，檔案管理完全脫離了時代發展的需求，在經濟全球化迅猛發展的今天，所有機關單位必須要改變并且改善這一傳統的檔案管理方式，要真正意義上進行現代檔案信息化的建設。

二、新時期機關檔案信息化管理的創新

（一）提高信息化條件下對機關檔案管理的認識

由于機關文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質檔案和實物檔案管理方面，機關各部門草擬的稿件、保存的實物，普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件。特別是領導的每次修改痕跡，無法在電子檔案中得到保存，且這些電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視，在工作比較繁忙的情況下，忽視做好一些基礎性的工作。機關作為指導基層工作的重要機構，必須要進一步提高信息化條件下機關文書檔案管理的認識，制定科學的工作流程和工作制度，確保機關文書信息化管理落到實處。

（二）調整館藏結構，加快數字檔案館建設

在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。

（三）加強檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該由有關各部門和檔案部門人員共同協商，分別從各自的管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。尤其在設計軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責任制，電子文件簽入、簽出制度，安全日志制度，從而保障檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

（四）檔案數據需要制定行業檔案業務標準

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：機關單位機關內，計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、兼容性等方面存在嚴重的不足；在檢察機關檔案信息規范化方面的分類編碼標準不完善、不統一；也缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。檔案行政主管部門雖明確了電子文件、電子檔案的定義和歸檔要求，但缺少指導實際操作的實施細則，特殊專業檔案的行業標準不統一、不完善。這勢必造成各地區檔案信息化建設各自為政，數據標準、格式不統一。

機關單位各種信息管理軟件繁多，各信息軟件之間數據接口困難，檔案信息難于共享。如某單位檔案部門正在使用的軟件有四套：單機版的管理軟件一套、老的辦案系統軟件一套、新的辦案軟件一套、文檔一體化管理系統一套。這些軟件之間沒有數據接口，檔案信息無法共享，但各個軟件又獨立完成檔案管理的不同職能，檔案工作人員要重復輸入數據才能保證檔案工作的順利開展，只有制定出規范標準，各軟件按照規范進行數據溝通交換，才能徹底解決這一問題。不僅對于軟件研發單位來說，避免的多次重復開發數據接口的麻煩，同時也能提高業務系統建設效率，減少信息化建設人員時間，直接減少預算費用。

（五）增強檔案創新管理中的安全意識

檔案的創新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風險，檔案人員必須提高安全意識。比如在檔案信息化建設時，有些管理人員由于安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問題目前沒有解決，它在一定的時間范圍內還不能脫離紙質檔案而獨立存在，紙質檔案正好彌補了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結合起來，才能夠提高檔案管理和利用現代化水平。實現人事檔案紙質與數據格式并存，并通過計算機、互聯網實現實時查閱、網上調閱等等。

（六）提高檔案人員的專業素質

檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的檔案干部隊伍，是檔案管理信息化的重要基礎。檔案管理部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要。在當今的信息時代里，每位檔案人員應不斷提高業務素質。一是要加強專業知識學習，拓寬知識面。二是要學習計算機、人事檔案管理軟件等相關知識的學習，達到掌握利用現代信息管理技術創新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責任意識。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調動他們創新檔案管理的主體意識，發揮自己的主觀能動性。建立合理的檔案管理人員的效績考核評價規定，對檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。

參考文獻：

[1]潘明明.淺談如何加強機關檔案信息化管理[J].中國電子商務，2013年11期.

[2]高春梅.淺談政務公開背景下檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2012年z1期.