辦公自動化與電子文件歸檔管理

陳建功

【摘 要】隨著計算機技術的發展，辦公自動化被廣泛應用，對隨之產生的大量電子文件進行管理也成為企業檔案管理的重要組成部分。本文簡述了辦公自動化中的電子文件特點和電子文件歸檔中存在的一些問題，并從加強管理意識、解決歸檔一體化問題、制定管理標準、培養專業人才和提高安全性等方面提出建議與對策。

【關鍵詞】辦公自動化；電子文件；歸檔；管理

辦公自動化是指利用現代化的辦公設備、計算機技術和通信技術來代替辦公人員的手工作業，盡可能充分地利用信息資源，提高生產、工作效率和質量，輔助決策，以求取得更高經濟效益的人機信息處理系統。一般來說，一個完整的辦公自動化系統包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環節。

隨著人們對辦公自動化認識的逐步深入，使我國的辦公自動化水平達到了前所未有的程度，由此也產生了大量的電子文件。這些電子文件已經成為當今信息化建設的基本構成要素，極大地方便了信息傳遞、數據共享，在很大的程度上提高了辦公效率和工作質量。而在這些電子文件中具有憑證、依據、參考作用的，需要我們按照有關規定和規范進行歸檔處理。隨著辦公自動化程度的進一步提高，今后將還會產生更多的電子文件。大量電子文件的無規則的使用和保存不僅將影響工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果將不堪設想。所以如何加強對這些電子文件的歸檔管理，是目前辦公自動化過程中急需要解決的一個問題，也是對檔案工作者提出的一個嶄新的課題。

一、電子文件的內涵及其特點

辦公自動化信息技術領域的電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務、處理事物或交流信息過程中產生的電子文件，他們多以文本、圖象、聲音或影象等形式出現，如E-mail等；第二種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，他們多以矢量圖等形式出現，如CAD、CAM生成的電子文件。

電子文件給日常工作帶來了極大的便利的同時，也改變了我們長久以來的辦公方式。與紙質文件不同，電子文件具有一些新的特點：

（一）電子文件具有傳遞的快捷性和文件的可塑性。它改變了傳統的文件收發流程，使文件可以隨時被查找，同時也為檔案現代化奠定了基礎；它改變了傳統的辦文格局，電子文件的易修改性使得文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加快捷，提高了工作效率和工作質量；而且電子文件還可以利用網絡技術，廣泛的收集相關數據，豐富資料內容，并且開放遠程服務等。

（二）對電子設備的依賴性。電子文件的起草、修改、收發、傳遞都必須在計算機上完成，它的制作、處理及歸檔都必須借助計算機系統才能實現，離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別。所以電子文件是依賴特定的電子設備和軟件而存在的。

（三）電子文件的易更改性。電子文件可以在不同的計算機間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，很容易被人為的修改；同時，電子文件也容易遭受病毒的侵襲，一旦被染上病毒電子文件就會損壞，喪失部分或全部功能。

（四）電子文件具有共享性。電子文件改變了文件的處理和運轉方式，其中包含的信息不是固定不變的，可以從一種載體上轉移到另一種載體上，突破了時空限制，能夠滿足多用戶的需求，實現信息共享。

（五）電子文件的保存環境要求較高。與紙質文件不同，電子文件對保存場地的面積要求不高，但對環境的溫度、濕度，防磁型等條件要求較高。

（六）電子文件的法律效力尚不明確。通常文件的法律效力都是與其載體相關的。如紙質文件、微縮品，都有相關的法律作為保證，得到社會承認。但電子文件由于沒有固定載體，并且還未有效的方法杜絕偽造、刪改和抵御病毒侵襲，所以很難制定相應的法律條文保證其效力。這在很大程度上限制了電子文件優勢的發揮，只能在一定范圍內作為普發、傳閱文件來發揮作用。

二、自動化環境下電子文件歸檔管理存在的問題

電子文件的管理工作經歷了三個發展階段：第一、個體管理階段，這一階段管理及維護的重點是單機；第二、網絡化管理階段，這一階段的管理維護側重于網絡和服務器；第三、無紙化管理階段，這時的管理及維護才是全范圍的真正意義上的電子化智能化自動化。這三個階段的發展并不是截然分開的，而是由低到高，技術要求和管理方法越漸復雜，發展階段具有演進性、復雜性、共存性。在不斷的進步和發展中，辦公自動化中的電子文件歸檔管理仍存在著一些問題：

（一）電子文件歸檔管理認識不到位，還未得到充分重視

雖然辦公自動化現在被廣泛使用，但通常只是發揮著事務性的作用。辦公自動化環境下的電子文件具有重要的保管價值，但在實際工作中管理者對電子文件的原始生成和使用過程不是很重視，檔案管理的重點放在了最終的文件上。這種電子文件檔案化管理意識是不全面、不到位的，忽視了電子文件的原始性、真實性和連貫性。有的具有草稿性質的臨時生成文件也具有重要的保存價值，不應該被忽略。而且如果只重視最終形式的電子文件，各種原始信息文件散落在操作人員手中，沒有系統地收集整理，處于可有可無的散亂狀態，隨時間的流失而逐漸丟失，造成電子文件信息資源的極大浪費。

同時，許多單位內部設置的局域網互相不能聯通，無法實現辦公自動化，也影響了電子文件的歸檔管理工作。如武漢長江水利委員會機關部門多年前已經采用了綜合辦公系統，但其局域網只允許機關中各業務部門主管局之間和上級主管部門相互聯網，工作中產生的文件多是電子文件；但長江水利委員會的下屬企事業單位卻還無法與其聯網，需要上報文件時必須采用紙質文件，水利委員會在回復時也只能用紙質文件。這種電子文件、紙質文件相互交錯使用的管理模式無法發揮無紙化辦公方便快捷的優勢，同時也影響了電子文件后期的歸檔管理工作。究其原因還是因為對電子文件歸檔管理的認識不到位。

（二）電子文件歸檔中缺少成熟統一的標準和制度

電子文件的歸檔管理還處于起步階段，尚未制定規范的標準和操作流程。在具體管理實踐中，傳統文件的管理如基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、保管條件等，往往難以適應電子文件的管理要求。國家雖已頒布和推行《電子文件歸檔與管理與規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準、規范，但由于電子文件技術復雜，對設備依賴性很強，而計算機技術日新月異、更新換代速度快、產生途徑和形式多樣化，已經推出的標準和規范無法為這種復雜情況提供具體的指導。

（三）電子文件歸檔管理系統尚不完善，且缺乏電子文件、檔案一體化管理思維

企業中運用的各種系統，如人事管理系統、財務管理系統、科研管理系統等，功能模式各異，增加了文件歸檔標準制定的難度。

同時電子文件應于紙質文件對應，一起納入歸檔范疇進行一體化管理，從電子文件的生成、修改到最終形式都應緊密跟蹤，全程保管，這樣才能清晰地確定電子文件形成的脈絡和保管的價值。但現實中辦公自動化中產生的電子文件和歸檔管理是脫節的，辦公自動化軟件和歸檔管理軟件不能對接，無法相互交換數據。

且各種應用軟件總體上都缺乏文件歸檔管理的前置介入，電子文件在生成時不能及時保存，造成文件的丟失和可隨意修改，電子文件真實性受到挑戰；另外軟件開發人員缺乏電子文件檔案管理意識，沒有重視文件的連續性、完整性和長久性，常常對文件設置有效期和容量限制。操作員在使用時為節約資源會刪除認為不重要的電子文件，造成電子文件的歸檔管理脫節，產生使用漏洞。

（四）電子文件的安全性有待提高

隨著辦公自動化的革新，自動化軟件被大量應用于日常事務性的交流中。目前企業單位辦公自動化的重點都放在新軟件的引進和開發上，對有效的安全措施較為缺乏。很多自動化系統沒有嚴格的準入制度，本身帶有病毒的U盤和移動硬盤等設備接入系統時很容易造成系統癱瘓和死機；加密、防火墻技術和訪問權限技術也還沒有被大規模應用到辦公自動化系統中，很容易造成病毒的侵襲和黑客的非法侵入，導致重要電子文件的損壞和丟失。

（五）電子文件歸檔管理缺乏專業高素質人才

電子文件的歸檔管理需要熟悉檔案管理業務，同時精通辦公自動化技術的復合型人才，這樣在軟件開發上進行前期介入的同時才能按照檔案管理的流程對電子文件進行梳理、歸類和編號，更好的進行文件保存。但現在一般企業對檔案管理人員的招聘都是按照紙質檔案的需求來進行的，缺乏管理電子文件的技術和意識。同時，這也造成電子文件檔案管理缺乏統一的管理標準、業務標準和技術標準，使得電子文件的運行環境和歸檔工作存在許多不規范的地方。

（六）電子文件的法律地位尚未確認

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，所以檔案的本質屬性是其原始性。沒有原始性的檔案在社會活動中就無法體現其記錄歷史的真實性。電子檔案因為信息與載體的不確定，可以根據需要隨時擴大、縮小或改變存儲空間，可以通過拷貝和網絡從一個載體傳輸到另一個載體，可以使存儲的信息隨時被修改甚至銷毀，這都決定了電子檔案的原始性不容易被得到認可。而且，電子檔案的內容會隨著載體組合形式的不同而不同。

在美國，聯邦政府雖然承認電子檔案為“官方檔案”，但聯邦各級法院仍然申明，只有被打印出來的電子文件才具有真實性和成為證據的價值，否則無法作為證據使用；英國公共檔案的調查也表明，為了保持文件的法律效力，政府部門中有85%仍采用紙質材料來保存全部或部分文件。而在我國，電子文件雖然已經得到了廣泛應用，但在法律上也尚未確定其法律效力，電子檔案的法律地位尚未實現。

三、電子文件的歸檔與管理規范化的幾點思考

（一）提高電子文件的歸檔和管理意識，積極主動，有針對性的展開電子文件歸檔管理工作

1.自動化系統推行的無紙化辦公因其方便快捷的特點，成為一種未來的發展趨勢。如果還是依照傳統紙質文件的傳輸和歸檔方式，不僅無法體現電子文件高效、快捷、便利的特點，還破壞了文件的原始性、真實性、有效性和連貫性，造成大量人力物力的浪費。所以企業要提高對電子文件專門性歸檔的重視，為電子文件歸檔管理提供必要的資金和技術支持。

2.因為電子文件的產生渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調研，弄清哪些機構集中產生哪些類型的文件，以及這些文件的特點、用途；還可以從設計階段就對此提出提前規劃，如對于人力管理部門、財務管理部門、科研管理部門，檔案部門可以加以格外的關注，因為這些部門對系統的使用率較大，產生的電子文件數量也較多；檔案管理部門應盡快完善管理的硬件和技術設施，保證文件歸檔管理系統的良好運轉。

3.檔案管理人員也應加強相關專業知識的學習，有關技術人員與形成電子文件的部門加強聯系，提前介入，按照檔案歸檔的有關要求，開展業務協調，協助制定有關的制度以保證電子文件的歸檔質量。

（二）解決好電子文件歸檔技術難題，重組流程確保電子文件與檔案的一體化管理

一體化管理需要重組辦公自動化系統和檔案系統的流程，實現兩者的無縫對接，要求不同部門在編輯文件時使用標準的數據庫技術和元數據格式，以確保資料能相互兼容、相互轉換。這也要求在企業自動化系統平臺上設置發文管理、收文管理、歸檔管理和檔案管理模塊，加強前期介入，設置歸檔保存按鈕，從而確保電子文件從生成到最終形式都有記錄可循，可以隨時隨地的保存，確保電子文件在歸檔的同時將相關信息發送或移交給檔案部門。這樣可以最大限度的確保電子文件的真實、完整和有效。

（三）制定好電子文件歸檔管理制度和管理標準

辦公自動化所產生的電子文件具有重要的保存價值，要真實、有效、完整的做好電子文件歸檔工作。由于電子文件的格式、載體都區別于紙質檔案，在保存時需要根據電子文件的特殊性來制定相應的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標準化、規范化、制度化。規范電子文件歸檔要做到三個方面：