工程項目資料員如何做好資料

張岳麗

摘要：工程項目資料非常重要，在總結施工經驗、為工程信息查詢提供依據等方面發揮著重要作用。文章對工程項目資料員如何做好資料進行了分析，具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：工程項目；資料員；做好資料

一、前言

文章對建筑工程項目技術資料管理的重要性進行了介紹，對工程項目資料管理中的不足進行了闡述，通過分析，并結合自身實踐經驗和相關理論知識，對工程項目資料員做好資料管理工作的建議進行了探討。

二、建筑工程項目技術資料的管理的重要性

建筑工程項目技術資料是建筑工程施工單位在工程項目施工過程中逐步完成的，對其的管理有嚴格的要求，必須做到真實、完整和詳簡得當。具體而言，對建筑工程項目技術資料的管理包括了對工程項目資料的管理、質量把控資料的管理、工程安全資料的管理、各種檢驗資料的管理以及工程項目驗收資料的管理等，貫穿于從工程項目的立項到工程項目的竣工的全過程[2]。做好建筑工程項目技術資料管理工作的重要意義體現在以下幾個方面：

1.有利于積累企業的項目工程技術管理經驗。做好建筑工程項目技術資料的管理工作可以完善企業工程項目管理的全過程檔案，以便深入研究和引用，為企業后續項目施工管理的優化做好檔案資料的儲備。

2.有利于優化企業的資源配置和提高企業的效益。工程項目的技術資料可以如實反映企業的工程施工過程的情況，包括人員的調度和使用，各種材料物品的數量和用量、技術方案和措施的變更情況、階段施工驗收情況和各種質量等級評定情況等，因而可以及時提供相應的反饋，使企業按預期目標優化調整和控制后續的工程施工工作。

2.工程資料為工程信息查詢提供依據

有了工程內業資料的跟蹤，項目負責人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來對整個工程的節點進行控制。在及時搜集的情況下，有關工程的各工序相關細節就都存在于工程內業資料中，一旦發生意外情況（如數量不符、質量差異）就可以憑借資料記錄追查到其中的原因，也方便了項目負責人對工程的管理。尤其在工程發生分包情況下，在項目結算方面更見內業資料的功效。如某大橋發生坍塌后，事故調查領導小組首先采取的一項措施是：封存大橋項目所有資料以及工程監理資料待查。從這項措施中我們不難看出工程檔案資料是何等的重要。

3.工程內業資料可以作為今后工程施工的一種借鑒

工程資料對以往工程中采用的技術、發生的問題、采取的措施以及反饋結果，在以后工程的施工中可以吸取經驗，少走彎路。在工程內業資料中還包含著“竣工報告”、“施工小結”等自我總結的部分，這些文件往往有的項目負責人不大在意，其實在這些文件中除了有關的工程數據外，對施工過程的總結占了相當大的部分，優點、缺點盡在其中，學習和借鑒這些文件對今后的工程管理將會有很大的促進作用。

三、工程項目資料管理中的不足

1.資料收集不夠全面。例如，某些工程上的設計有變動，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作，必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。

2.資料不夠準確。資料上的隨意性比較嚴重：對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，便填了一些留有余地的數據；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可，便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在，必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。

3.收集與整理不夠及時。對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀要以及開工報告等，對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

四、工程項目資料員做好資料管理工作的建議

1.確保工程資料的真實性、準確性并同步更新

真實性是做好工程資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。對原始記錄采用“后補”造假的做法必須堅決杜絕，在工程出了質量問題時，技術資料作為記錄項目全過程的原始資料，不僅能為事故調查和正確處理提供有力的依據，也是工程使用過程中維修、擴建、改建或增層等重要的參考資料。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

準確性是做好工程資料的核心。分部分項要劃分準確，數據計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現涂改現象，資料所用的表格要統一，不能五花八門，文字說明部分要規范用語，不能采用口語或專業語言，不要產生任何歧義。因此，資料填寫要認真，確保資料準確、規范、合理。

2.注重施工階段的工程資料管理

在工程實施階段，首先加強與建設單位和監理單位以及相關單位的溝通和聯系。工程資料必須及時整理，需要到建設單位和監理單位處報驗的各種工程資料要及時報驗。確實做到工程資料真實完整、同步進行、分類有序。尤其在某一專業工程開始階段。首先要堅持貫徹執行國家，行業的基本規范標準。并將此意識落實到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗報告的項目均應填寫見XX記錄或其實驗報告編號。有數據要求的應填寫“試驗檢測數據”。必要時要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗項目要求為符號設計、規范標準的，檢驗結果應填寫符合“施工圖編號制造廠圖號或規范、標準的編號”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗都具備可追溯性和責任人。在不能獲取原件時，應將原件復印，然后在原件復印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項目負責人要對項目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復進行監督、檢查并及時將檢查結果進行綜合、分類，整理，對在工程資料中出現的問題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對工程資料的編寫于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場合都一致，切實最新版本：施工圖發生變更時，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

3.加強工程檔案資料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建設完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的最終管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設結束后，依據前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監督指導。

在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準確，整理是否符合規范和業主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發現的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業主統一標準和要求，對工程施工檔案資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。

五、結束語

工程項目資料員在進行資料工作的同時，應該以確保資料的真實性和準確性為前提，并主動和及時的發現工程中的相關問題，更好的為工程項目服務。

參考文獻：

[1]彭慧軍.對建筑工程技術資料管理的幾點思考[J].山西建筑，2008，34（31）：225-226.

[2]富艷春.淺談如何加強建筑工程技術資料管理[J].現代商業，2011，（35）：144.

[3]李志強，趙海娟.對建筑工程技術資料管理的改進意見[J].科技資訊，2008，（24）：111.