提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法探析

朱婷+韓偉

[摘 要]事業單位檔案資料管理工作具有一定的復雜性、技巧性，在事業單位各項工作中占據重要地位。當前，因事業單位存在大量的工作人員及檔案資料管理的特殊性，導致事業單位檔案資料管理工作這樣那樣問題的出現，直接影響了事業單位的持續健康發展。本文以事業單位檔案資料管理的重要性為切入點，提出了提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法。

[關鍵詞]事業單位；檔案資料管理；途徑及方法

事業單位主要是以公益服務業務為主的非盈利社會團體與組織，它的服務內容涵蓋了增進社會福利、滿足社會文化、科學、教育等方面。對于事業單位而言，檔案資料管理至關重要，其實效性與否對事業單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業單位工作中不可或缺的重要一環。對于事業單位而言，提高檔案資料管理水平已經是當前的首要目標任務，必須及時有效的實現。

1. 事業單位檔案資料管理的重要性

事業單位檔案資料真實的記錄了單位日常工作情況和一些關鍵活動，記載著事業單位一切工作事項。通常情況下，事業單位工作有著明顯的復雜性，存在大量的事務，實際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業單位還未做到陽光透明化的運轉目標，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規范事業單位日常工作質量情況時應根據相關資料進行，事業單位檔案資料保存的完整與質量高低與否將直接關系事業單位工作是否能順利有序運行，可見加強事業單位檔案資料管理的重要性。從現代管理理念角度出發，檔案資料管理水平如何還決定了事業單位內部管理水平。事業單位應對產生的檔案資料有效保管，充分認識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業單位檔案資料不僅詳細的記錄了事業單位的工作情況、核心事件，而且在事業單位日后的工作中發揮著重要的監督、指導、借鑒作用，是推動事業單位穩定有序發展的前提保障。

2. 提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法

檔案資料管理是現代事業單位工作的核心環節，要想增強事業單位管理工作水平，就應不斷強化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進事業單位檔案管理有序運行。

2.1培養一批優秀的人才隊伍，增強作業人員素質

為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應不斷增強檔案管理者的綜合素質。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學習人事管理方面的知識及先進的計算機操作知識，因此事業單位在選聘檔案資料管理員時應首選專業水平高、技能好的人員，并在上崗前加強有關技能、知識培訓。檔案資料管理者應對自身工作加強審核，防止工作有不完善之處，善于總結工作經驗，時刻保持謹慎認真的態度做好自己分內之事。

2.2仔細劃分管理職責，保證權責分明

準確劃分事業單位中從事檔案資料管理工作人員的職責權限對于事業單位工作的有序運轉也起到了一定的作用。事業單位檔案資料管理者實際承擔的職責任務是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進行全面的收集；對作業人員作業中設置與調整計劃的審批實況嚴格檢查；準確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時提??；和其他部門有效交流、協調，構建良好的合作關系；通過批準借閱外單位的文件，應嚴格根據相關規定進行借閱手續的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關人員不得隨意的進出資料室；等。要想保證工作水平與質量，就需要資料員及時有效的匯總與整理工作資料，各司其責，嚴格按規定辦事。

2.3加強信息化建設

當前時期，隨著檔案資料管理工作越來越復雜，為了保障其較高的管理效率，應摒棄傳統觀念，樹立適應于現代社會的檔案資料管理理念，進一步加快信息化建設進程。首先購進用于信息化建設的硬件設施，比如，計算機、刻錄機等實用性高的工具。其次，不斷增強工作人員的業務水平，這對于檔案資料管理信息化與現代化目標的實現具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現代化與信息化建設的順利有效實施。如果檔案管理不具備現代化觀念，就算現行的檔案保護與管理設施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現代化。檔案管理信息化與現代化目標實現中，相關人員應緊密結合先進的技術與科學的管理手段，樹立滿足現代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務向主動式服務方向發展，把過去封閉式服務向開放式服務方向發展，從而推動檔案工作高效高質量的運行。

3.結論

綜上所述可知，事業單位檔案資料管理是事業單位必不可少的一個重要環節，對事業單位的健康發展起到了積極的促進作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴抓各項工作環節，進一步加快檔案建設進程，通過高效完善的措施強化檔案資料管理，為社會公眾服務，為事業單位服務。

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