淺析工程招標代理中信息管理的具體運用

尚云龍 夏新磊

摘 要:在工程招標過程中，加強工程招標代理中信息管理的具體運用,對于促進工程招標代理事業的和諧發展將起到關鍵的作用。本文簡要地闡述了當前我國工程招標代理的弊病及其對于信息管理的主要需求,并針對工程招標代理中信息管理的具體運用進行一定的分析和探討。

關鍵詞；招標代理信息管理具體運用

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

我國的工程招標代理工作從20世紀80年代就開始在建筑工程行業中逐步推進,一晃已經走過了三十年。在這三十年里,可以說我國的工程招標代理事業已經取得了顯著的進步,而且其運用范圍也日益壯大,同時,工程招標代理機構也由無到有、由小到大、由少到多,可謂是發展神速。據有關部門不完全統計,當前我國的各類工程招標代理機構已經超過了5000家。對于工程招標代理機構而言,應當掌握包括招標企業、投標企業、評標機構及專家、招標投標管理機構等各個方面的信息。這就是說,工程招標代理機構不但要充分把握招標企業的意圖,比如招標企業對于工程的安全、質量、工期、造價等方面的要求,以及招標企業對于工程投資資金安排的設想等,還應充分把握投標企業的情況,比如投標企業的整體素質、技術水平、財務狀況、硬件設施等,與此同時,工程招標代理機構對于評標機構及專家、招標投標管理機構等的最新動態也要做到及時地關注。

1 當前我國工程招標代理的弊端以及信息管理帶來的發展前景

在工程招標代理事業的發展道路上,我們也無法忽視的是,在全國工程招標代理體系日益壯大完善、工程招標代理工作逐步走向法制化的發展大道的這一過程中,當前我國的工程招標代理工作仍然存在一些不夠盡善盡美的地方。首先,由于工程招標代理行業的資質門檻比較低,工程招標代理機構及其從業人員的專業素質顯得參差不齊,一些弄虛作假、暗箱貓膩等情況仍時有曝光;其次,由于受到各類工程招標代理的管理制度的約束,導致工程招標代理的一些流程較為復雜,而且周期較長,造成工程招標代理事業在一些中小型的工程項目中難以得到推廣和普及。在如今信息大爆炸、網絡蓬勃發展的時代,如何依靠網絡來將工程招標代理信息進一步透明公開、加快信息傳遞的速度、避免信息不暢導致的資源浪費,從而使得信息技術與工程招標代理流程相結合并最終實現工程招標代理事業的信息化管理,是解決當前我國工程招標代理行業中諸多問題的一個值得深思的課題。信息管理在工程招標代理中的具體運用,很有可能使工程招標代理事業在如今的時代背景下得到全新的發展前景。

2 當前我國工程招標代理對于信息管理的主要需求

在當前我國工程招標代理業務流程當中,信息的需求在每一個環節都無處不在。根據業務流程發展階段,可以把信息劃分三個階段。在工程招標代理工作的前期階段,采集招標的工程項目信息工程項目是建筑市場的客體,是市場主體的“標底”,是建筑市場信息體系中重要的內容之一;在工程招標代理工作的中期階段,價格信息招標代理機構在獲得代理項目后,應當在招標企業委托的范圍內承擔招標事宜,代理機構的信息需求主要集中在有關資格預審的信息,編制招標文件和標底所需的信息等;在工程招標代理工作的后期階段,主要是反饋信息,工程招標代理機構掌握著非常詳細、準確和全面的工程項目信息,可以采取適合的方式將這些信息提供使用,同時,工程招標代理機構也可以得到這些企業的大量反饋信息,不斷補充、更新、完善已有的數據資源,提高信息的使用質量和水平。

3 探討工程招標代理中信息管理的具體運用

3.1 工程招標代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招標代理模塊中的核心部分,其主要功能包含了項目的招投標策劃、公發的布告、相關文件的編制與審查、標書的網上預訂與下載、項目招投標的答疑、整套資料的最終歸檔。所謂工程招標代理中的全過程信息管理,就是要做到相關的報表等內容可以實時查詢,并可以根據部門分類、委托人的選擇以及項目的分類等多種條件進行篩選,從而使得公司的相關人員可以按照自身的權限,對其所負責的具體項目及其運行過程進行實時跟蹤,而公司領導也可以實時掌握公司有關的所有招標代理項目的實際進展情況。

3.2 工程招標代理中招標資料檔案的信息管理

工程招標代理中的招標資料檔案應滿足有關歸檔要求,針對業務實際情況,可實現全部資料歸檔、部分資料歸檔、欠缺資料動態催交、項目資料查詢調用等管理要求。

3.3 工程招標代理中業務數據庫的具體運用

工程招標代理中的業務數據庫主要有行業信息庫、工程項目信息數據庫、投標企業信息數據庫和評委專家庫。建立自己的市場信息數據庫網絡,動態掌握招標代理的內部信息、外部信息,做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作。

3.4 工程招標代理中業務數據匯總統計分析查詢模塊的具體運用

工程招標代理中的業務數據匯總統計分析查詢模塊應具備分類匯總統計、按條件查詢不同業務數據功能,滿足公司業務協調會議、業務調度會議、部門業務統計匯總、資質上報申請需要,數據應做到準確、統一。

3.5 程招標代理中業務輔助系統的具體運用

工程招標代理中的業務輔助系統應能夠按照公司發布的招標文件范本模板,自動生成相應招標文件;在線查詢登記開標廳和評標室;開標文件、評標表格、初步審查、電子清標、報價對比等輔助生成。依據公司發布的評標報告模板,自動生成相應評標報告文本;依據公司發布的模板,自動生成中標通知書、成交通知書、招標結果通知書,投標保證金收取退還記錄查詢。

3.6 工程招標代理中工程造價模塊的具體運用

工程招標代理中的工程造價模塊主要包括定額及其配套文件信、人工、材料及設備、機械臺班等各種要素價格信息和各類工程造價指數。定額主要是現行的消耗量定額及其補充定額、定額解釋等;配套文件主要是一些國家、地方的規費、稅金等的調整文件。人工價格含各類工種、不同技術等級的勞動力市場價格信息;建材信息包含了建材及設備價格、市場行情、價格漲跌趨勢、物價指數等,其價格可以分為出廠價、供應價、工地價、零售價、批發價等形式;機械臺班價格主要是各類機械型號租賃的市場價格。

4 結語

總之,工程招標代理行業是在市場經濟發展過程中所誕生的一種公開的市場競爭機制,也是我國市場經濟走向規范化的一個重要組成部分,還是我國經濟與世界經濟接軌的一項必要手段。信息管理為工程招標代理工作提供了一個解決傳統弊病的全新思路與方法,加強工程招標代理中信息管理的具體運用,對于促進工程招標代理事業的和諧發展將起到關鍵的作用。