人事檔案管理信息化的研究與創新

摘要：隨著市場經濟體制改革的不斷深化，促使我國政治、經濟體制發生了深刻變革，人事制度也發生了很大變化，但人事檔案的管理制度和管理方式仍然沿用傳統方式，妨礙了人事檔案在人才信息資源開發中發揮應有的作用。因此，研究和創新信息化管理在當今社會人事檔案管理中的應用，成為人事檔案管理的重要研究課題。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化；創新

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

信息時代的飛躍發展為人事檔案管理帶來了先進的管理手段，干部人事檔案是組織、人事等有關部門按照黨的政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等多項內容的材料，并按有關規定進行整理后組成的，是檔案管理工作的一項基礎性工作。

1、利用信息化手段管理人事檔案是檔案管理工作發展進步的大趨勢。

檔案是人類活動的重要記錄，作為一類重要信息，需要利用信息技術使其得到準確的收集、科學的管理和高效的利用。人事檔案管理信息化有利于加大信息資源開發，努力提高檔案管理信息化水平，使干部檔案工作逐步走上規范化、科學化、信息化管理的軌道。

1.1檔案管理信息化人事檔案工作發展創新的需要

干部檔案信息化是干部檔案工作中的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。為干部人事工作提供全方位、準確、快捷的服務，推進干部人事管理工作改革創新，創造新的管理模式，從而提高效率和服務質量。信息化管理可以優化干部的管理流程、提高人事部門的管理水平，還能提高工作效率，發揮干部檔案在選任干部上的基礎作用，保證了干部調整工作的時效性、準確性和保密性。

1.2檔案管理信息化是檔案管理工作人員提升素質的需要

隨著信息技術的日益發展，人事部門及社會對檔案信息的需求日益增長，從而對管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，由于辦公自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容和結構及檔案人員知識結構的變化。

1.3檔案管理信息化資源研究與創新的需要

隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統的、全面的檔案信息服務。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統工程，是檔案工作一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力地助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點，具有很強的生命力。

2、人事檔案管理信息化的研究與創新

2.1檔案信息化管理資源的研究與建設

充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現有檔案信息模式化。運用掃描儀等現代設備和技術，將管理的干部基本情況、職級、學歷等干部檔案信息整理錄入系統。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務變動、工作履歷等動態信息。做到隨時錄入、隨時更新，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，使干部檔案管理工作達到數據化、信息化的要求。同時建立了干部檔案信息網絡化管理體系，按照干部管理權限，在領導和相關科室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網，實行干部檔案的網絡化管理，使信息得到共享。在使用權上，根據不同用戶，通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息，快速準確獲取干部的基本情況等方面的綜合信息。改變過去從紙面上靜態了解干部人事情況的傳統方式，實現從形式上變被動服務為主動服務，內容上由單一狹窄變為豐富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。

2.2信息化檔案管理系統的研究應用與創新

要遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術發展的趨勢。進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平。根據工作需要，應用干部人事檔案信息管理系統，積極為干部工作提供服務，為正確選人用人提供重要依據。通過干部檔案信息管理系統，為領導和相關部門在干部管理、人事決策等方面提供干部結構狀況查詢、統計分析、干部基本情況查詢等全方位、及時、可靠的干部人事信息。同時為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高人事檔案利用工作的效率，原件管理系統的建設就顯得尤為重要。集中對干部檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部人事檔案管理系統。在查閱干部信息時，只需點擊鼠標進入系統，便可查閱到干部檔案材料，摘錄打印。以數據庫信息和數字化的檔案代替實體利用，方便快捷，最大限度地發揮了人力資源兼顧保護檔案原件的要求，進一步提高了干部檔案信息化工作水平。

隨著檔案管理的不斷發展，準確高效的進行人事檔案管理已經成為勞動人事部門的重要工作。但由于人事信息種類繁多，數量大，普通的管理容易出錯，因此建立高效，實用的人事檔案管理系統信息化，是人事檔案管理走向現代化的重要一步。

人事管理部門實行信息化管理檔案是已成為現代部門發展進程中的重要環節。只要我們不斷的提高對檔案管理的認識，完善檔案管理制度，在人事部門建立信息統一化管理的模式，多途徑的開發檔案信息，來滿足人事變動、工作調動、獎懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數據更新的需要，就能使人事管理部門的檔案管理呈現更見完善的信息化和網絡化，確保信息庫的“鮮活度”，實現干部信息日常管理的動態化和科學化，達到干部信息數據新、資料全的工作標準。為了解干部隊伍現狀、干部政策決策、干部隊伍發展規劃和日常管理提供優質高效的服務，提高工作的質量和效率。

參考文獻

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作者簡介：張薊紅，女，河北平泉縣人，本科