建筑工程檔案資料有效管理措施的應用研究

傅可立

中國建筑西南勘察設計研究院有限公司

前言

檔案資料管理不僅能保護檔案資料，避免檔案資料丟失，更能夠延長檔案資料使用壽命，使其使用價值得以體現。這些工程檔案資料既是工程建設憑證，又是建筑工程科學研究的可靠資料，能夠為建筑工程質量分析與評估、事故鑒定、責任判定提供重要依據。在建筑市場競爭日益激烈的今天，對建筑工程檔案資料進行有效管理至關重要。但當前許多建筑企業檔案資料管理有效性差，無法將檔案資料管理工作落到實處，仍采用傳統管理模式。想要提高檔案資料管理水平，建筑企業應加強模式創新，采取有效管理措施，構建合理管理機制。

一、建筑工程檔案資料管理的特點

建筑工程檔案資料管理的對象主要包括：基建文件、施工資料、工程監理資料、工程質量評估文件、工程驗收文件、建筑工程設計圖、工程可行性評估報告、工程收益評估報告等一切相關檔案資料[1]。這些檔案資料涉及面非常廣泛，是工程項目建設前、建設過程及竣工驗收的真實記錄，不僅對工程建設前后有著重要參考價值，更對工程后期維護管理有著重要意義，直接影響著建筑工程質量。工程質量評估便需要建立在這些檔案資料的基礎上，質量評估中幾乎每一項綜合評價都需要建筑工程檔案資料提供的現場實施資料，才能進行有效評估。但想要有效發揮建筑工程檔案資料職能，提高檔案資料利用率，就必須保障工程檔案的完整性、精確性、真實性，做好檔案資料管理。由于建筑工程周期較長，涉及項目、內容繁多，施工過程中幾乎每一項工程事件都會產生相應檔案資料，這些檔案資料涉及工程建設的所有環節，并且產生的這些檔案資料都必須要保證能夠真實反映建筑工程真實情況，所以管理難度較大。建筑工程檔案資料的特點是復雜性、分散性、時效性、繼承性、真實性、隨機性、綜合性、專業性。建筑工程檔案資料關系著整個建筑工程的方方面面，做好檔案資料管理十分重要。

二、建筑工程檔案資料管理現狀

（一）缺乏對檔案資料管理的重視

實際上目前許多建筑企業并不注重建筑工程檔案資料管理，對檔案資料管理缺乏正確認識，認為檔案資料并無實際用處，所以在檔案資料管理中存在著不重視、敷衍應付等現象，甚至一些建筑企業不設置檔案資料管理部門，也沒有相應管理制度和機制，所以管理有效性較差。

（二）檔案資料整理不夠規范

通過調查發展，目前許多建筑企業在檔案資料管理工作開展時沒有配備專業檔案資料管理人員，多臨時抽調其他人員兼職管理，這些臨時抽調的人員自身并不具備專業檔案資料管理技能，也沒有受到過系統的檔案資料管理培訓，所以在檔案資料收集、整理、歸檔等工作開展中都存在問題，時常造成檔案資料的丟失和遺漏，管理十分混亂并不規范[2]。

（三）檔案資料管理方式落后

目前仍有許多建筑企業檔案資料管理方式停留在人工管理模式中。人工管理效率低下，有效性差，易發生遺漏，不能真正發揮檔案資料管理職能。并且近些年，建筑工程投資規模越來越大，建筑工程中涉及到的檔案資料內容越來越多，信息量不斷增加，這給檔案資料管理帶來了挑戰。傳統檔案資料管理模式已經很難滿足新形勢下檔案資料管理工作需求。

三、建筑工程檔案資料有效管理措施的應用

（一）提高對檔案資料管理的重視

建筑工程檔案資料在質量管理控制，工程后期維護管理等多個方面都起著不可代替的作用，如果缺少這些建筑工程檔案資料作為依據，管理者思維很容易受到誤導，做出錯誤判斷，使企業遭受不必要的經濟損失，可見檔案資料管理的重要性和必要性[3]。想要提高建筑工程檔案資料管理的有效性，就必須轉變觀念，正確認識檔案資料管理的重要性和必要性，提高對建筑工程檔案資料管理工作的重視。設置專門的檔案資料管理部門，構建符合企業實際情況的檔案資料管理機制，把檔案資料管理落到實處。

（二）完善檔案資料管理制度

檔案資料管理工作的開展離不開制度的支持和協調，制度不僅能夠約束管理人員行為，增強管理人員責任心，更能夠為檔案資料管理工作開展指明方向，明確管理目標，保障檔案資料管理的科學性和有效性。制度制定時必須結合建筑企業實際情況，制定切實可行的制度，為檔案資料管理創造有利條件，促進建筑工程檔案資料管理走向規范化。

（三）提高檔案資料管理人員綜合素質

檔案資料管理質量的好與壞，與檔案資料管理人員綜合素質有著密不可分的關系，如果管理人員自身并不具備檔案資料管理技能和知識，便很難保障管理有效性，想要進行有效管理，就需要專業檔案管理人才。因此，建筑企業應加強對人才的培養及引進，通過培訓提高檔案管理人員綜合素質，強化管理人員專業技能和理論知識。

（四）構建信息化檔案資料管理模式

信息化管理是當前檔案資料管理工作發展的必然趨勢。信息化管理模式是提高管理水平和管理效率的主要手段。信息化管理模式下實現了檔案資料數字化，有效避免了丟失和遺漏，提高了檔案利用效率,檔案資料管理有效性大大被提高，構建信息化檔案資料管理模式勢在必行。

結束語

建筑工程檔案資料對建筑工程研究有著重要意義，是推動建筑工程行業健康發展的核心力量，做好建筑工程檔案資料管理十分有必要。建筑企業應針對當前檔案資料管理中存在的不足，積極采取相應措施，進行有效管理。

[1]徐利玉.淺談當前工程建設檔案管理工作中存在的問題及對策[J].湖北電視廣播學院，2012，13（11）：119-124.

[2]李力旺.淺談工程建設檔案管理的重要性[J].浙江技術學院，2011，11（14）：132-136.

[3]王虎新.如何提高建筑工程檔案資料管理有效性[J].上海建筑工程學院，2012，10（12）：105-112.