企業檔案管理信息化建設的現狀及對策

林佩云

摘 要 所謂的檔案信息化，從專業的角度來看，即通過利用信息技術、網絡技術以及計算機技術對檔案信息進行系統的開發、管理以及處理等，充分滿足社會及群眾的多元化、個性化需求。檔案信息化建設是同一種信息載體、管理、檢索及存儲變化的一系列動態過程，亦是建設信息數字化的必經之路。在當前的社會背景之下，檔案管理信息化建設極為重要，不僅能夠提高檔案管理工作的質量及效率，同時亦具有推動經濟、社會可持續發展的作用。本文通過探究檔案管理信息化建設過程中存在的問題及困境，提出了有效的解決策略，期望可對相關領域有所裨益。

關鍵詞 檔案管理 信息化建設 普遍問題 對策

一、引言

眾所周知，檔案信息化管理不僅是提升企業服務意識的有效方式，亦是迎合市場發展趨勢的必然選擇。近年來，檔案部門加大了檔案管理信息化建設力度，試圖使檔案工作與社會發展同步。檔案管理部門則應以檔案信息化建設為契機，進一步加強基礎工作，改革創新檔案管理工作體制與運行機制，切實提升檔案管理工作服務保障能力和水平。

二、當前企業檔案管理信息化普遍存在的問題

1、企業對檔案管理信息化的意識比較淡薄

相對來說，企業檔案管理信息化耗費的資本較高，且系統建設極為復雜，稍有不慎，便會出現差錯。很多企業管理者并未給予檔案管理高度重視，認為這項工作可有可無，無法給企業帶來利潤，更愿意將資金投入到產品銷售、工程建設、制度改革以及設備引進等方面，然而，正是由于對檔案管理工作的疏忽，缺乏引進數字化設備及系統的資金支持，導致文件、數據的收集、歸檔、整理及處理現象十分混亂，無法實現資源共享。再者，因為企業管理者缺乏先進的管理觀念，并不重視專業教育及業務培訓等活動，因而，很多檔案管理工作者缺乏業務能力、服務意識，且管理水平較低，降低了檔案管理工作的水平及效率。

2、企業檔案管理信息載體形式多元化

在當前信息化的管理背景之下，紙質載體檔案已經被淘汰，電子檔案更利于資源共享，方便人們瀏覽、查閱信息?，F代化網絡計算機技術的有效利用，令企業在產品生產、研發以及工程規劃、施工等過程當中，形成圖像、聲音、圖形、視頻以及文字等多媒體信息，更好的反映三維仿真以及二維繪圖。常見的檔案信息載體包括：軟磁盤、磁帶、照相膠片以及紙質等，應將其放置于干燥、安全的地方，以免因為發生蟲害、自然老化及潮濕等原因導致內容的缺失，促使系統無法順利、穩定運行。

3、企業檔案管理信息化的標準化建設不夠完善

所謂的檔案信息管理標準化，從專業的角度上來看，是指企業在發展、壯大及管理過程中，必須依賴的市場要求、技術標準以及管理規范。作為推動社會進步、經濟進步的中藥機構，企業對數據處理的可靠性、及時性以及準確性均是以業務數據的準確及完整為前提條件的。然而，隨著管理力度的增強及運行模式的改革，當前的數據技術已經無法充分滿足企業檔案管理及可持續發展的需求，應在提高信息化意識的基礎上，完善基礎數據的錄入標準、采集標準、產品數據標準、自信共享標準、數據交換標準以及工作程序標準等等。從根本上保證檔案信息的及時性、規范性及準確性。

4、企業檔案信息系統的安全問題不容忽視

電子檔案數據及電子文件的安全性極為重要，是保證系統運行安全、可靠的關鍵性因素。而人為因素則是制約檔案管理發展、影響存儲載體的重點。企業可利用現代化技術手段間接調控、管理檔案管理工作者，以免出現錯誤操作或其他方面的失誤，促使系統無法正常、順利、安全運行。除此之外，若檔案管理者居心不良，剪裁、復制或擅自涂改檔案或文件當中的數據或信息，將會損害系統當中的檔案內容，運行主文件的丟失，也會導致系統無法正常運行，從而降低檔案管理的整體水平。

三、信息化時代中檔案管理信息化建設的對策

1、轉變傳統檔案管理的舊觀念，積極服務現代社會

首先，企業檔案管理工作者應摒棄過去一些陳舊、落后的觀念，面向現代社會，重視為社會服務，為人民服務，培養起勇于創新的理念，從而使信息化建設為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務于我國經濟社會的快速發展。其次，檔案管理部門要積極服務于社會，改正之前被動地為社會服務的錯誤理念。發現社會在檔案管理信息化建設方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務。同時，還要加強各個檔案館之間的溝通，努力擴大本館的收藏量，積極對本館的優秀藏品進行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權限問題重新進行界定，合理擴大檔案的利用權限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務于客戶的資源。因此，在現代社會里，每個檔案管理部門都應該積極的推進檔案信息化進程的發展，堅持為社會服務，為人民服務。

2、突出檔案館的特色

人們對檔案質量的總體評價和認定主要依靠檔案館形象，同時也體現了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設中檔案館應具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴大經營規模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進程做出貢獻。

3、培養信息化管理人才，加快信息化進程

在當今的現代化社會里，檔案管理已經越來越依賴信息化了，然而要完全實現對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力?，F在在我國的檔案管理領域，還需要大力加強對信息化人才隊伍的建設，因此必須組建起一支能適應快速發展的信息化要求的檔案管理團隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術的快速發展，檔案管理中的新問題、新挑戰不斷出現，因而對高素質、現代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因為檔案管理信息化建設不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術技能知識的普及與培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發展的高素質人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應信息化建設的發展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。要實現這一點，就必須優待高素質的檔案管理人才。

四、總結

隨著時代的更迭、社會的進步以及經濟的快速發展，現代化計算機技術與我們的學習、工作及生活息息相關，提升了人們學習及工作的快捷性與方便性。而企業通過改革陳舊的觀念，亦引進了計算機信息化技術，尤其在檔案管理部門，傳統以紙質為載體的檔案文件已經被淘汰，電子化的管理模式已經成為一種必然，極大的提高了檔案管理工作的質量及其效率。然而，因為安全工作沒有做到位，所以，在建設信息化的檔案管理系統時，應保持警惕的態度，確保檔案管理工作的及時性、有效性及安全性。

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（作者單位：廈門信地集團有限公司）