更新檔案管理理念實現檔案管理科學化

錢素賢

摘 要：隨著國家的發展，社會的進步，企業的各項制度都進行了不斷的改革，其中人事制度作為人們最關注的管理事項，對其提出了更高的要求，使檔案管理工作可以滿足時代發展的要求。這一目標的實現，要求在人事制度改革的過程中，更新檔案管理理念，其中包括：豐富檔案管理的內容，擴大管理的范圍等方面。本文通過對當前檔案管理工作中問題的分析，探究了加強檔案管理的對策，為以后檔案管理工作提供依據。

關鍵詞：更新；檔案管理理念；實現科學化

人事檔案管理工作與我們有緊密的聯系，這項工作做得好壞對我們的生活有重要的影響。人事檔案管理者要根據時代發展的情況，創新管理理念，使檔案管理的范圍、內容和方式更加規范化和科學化，只有這樣才能促進管理工作的順利開展。目前，我國人事檔案管理工作還存在很多的問題，所以完善和改進檔案管理是當前工作的重點，從而實現檔案管理科學化。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員沒有認識到檔案管理的重要性

很多檔案管理者對檔案管理這份工作存在錯誤的認識，簡單的認為檔案管理工作只是檔案抄寫和管理的過程，不能為企業帶來良好的經濟效益，這種觀念的產生是由于檔案管理人員，對檔案管理工作重要性沒有足夠的認識，所以直接導致了管理人員的工作效率和質量低下，為我國檔案管理事業的發展帶來不利影響[1]。

（二）檔案交接過程不謹慎

由于檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視，所以在檔案交接的過程中沒能嚴格的按照規范來進行，使得檔案管理的內容不健全，管理手續不齊全，造成責任不明。此外，很多管理人員認為檔案的交接工作只是鑰匙交接的過程，對檔案管理內容的認識不全面。

（三）管理水平低

很多檔案管理人員都不是科班出來的，沒有經過嚴格、專業的教育和培訓，對檔案管理相關的知識掌握不熟，所以對檔案管理工作的重要性和要求認識不足，沒有較強的管理意識，使得在工作的過程中不能嚴格遵守規章制度進行。檔案管理人員管理水平低會直接影響檔案信息的準確性和完整性，不利于以后管理工作的順利進行[2]。此外，還存在檔案管理人員身兼數職的現象，所以導致對檔案管理工作投入的精力不夠，對歸檔的材料不能及時的進行檢查和補充，使得檔案材料不能充分的展現個人的真實情況，最終導致人事檔案的內容不完整。

（四）對檔案管理重要性的宣傳力度不夠

很多檔案管理人員對檔案重要性的宣傳力度不夠，甚至未進行宣傳，進而導致管理人員和個人對檔案中缺少的內容不能及時的補充和完善。檔案管理人員的非專業性，導致他們不能充分的掌握檔案管理工作的新內容和新技術，不能有效的提高檔案管理的效率。

二、提高檔案管理工作效率的措施

（一）加大宣傳力度，加強對檔案管理的意識

1.要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高管理人員和個人對檔案重要性的認識，創新宣傳的渠道，使群眾充分的掌握人事檔案管理的相關知識，認識到檔案對個人發展有積極的促進作用[3]。

2.要加強人事檔案的規范化管理，其中包括收集、整理和鑒定等過程。最后，要保證檔案內容的完整性和真實性，一旦發生檔案缺失的現象，要及時的補充，最大程度的發揮檔案的價值。

（二）嚴格遵照檔案交接的程序

人事檔案在交接的過程中要求手續嚴謹，要嚴格按照相應的程序進行。第一，要定期的對檔案進行清理，并做好記錄；第二，對于借出的檔案要做好記錄，并及時的催還[4]；第三，對沒有整理的檔案要分類存放，整理后及時的歸檔；第四，對于歸還的檔案要認真的檢查，保證檔案的完整性，在交接時要記錄好歸還的時間，做到對交接工作負責。人事檔案交接過程如圖1所示：

（三）健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，包括檔案借出、歸還、轉入、轉出等方面的制度，用制度來制約管理人員的行為，保證檔案管理工作操作的規范性，從而提高檔案管理的效率，充分的發揮檔案的作用。

三、結束語

總而言之，要想全面的提高檔案管理工作，就要加強學習，創新管理模式和管理理念，加大宣傳的力度，只有這樣才能使檔案的管理更加科學化，從而促進檔案事業的快速發展。

參考文獻：

[1]李娟.更新檔案管理理念 實現檔案管理科學化[J].黑龍江科技信息，2012（12）：107-107.

[2] 王巍.更新檔案管理理念實現檔案管理科學化建設[J].黑龍江科技信息，2012（8）：117-117.

[3] 付立紅.更新檔案管理理念實現檔案管理科學化[J].華章， 2012（27）：267.

[4] 賈奇.更新檔案管理理念 實現檔案管理科學化[J].赤子，2012 （6）：94.