信息化技術在事業單位固定資產管理領域的應用

宋懷達

【摘 要】隨著國有資產管理體制改革的不斷深入，加強固定資產管理已經成為一項重點工作。以事業單位固定資產管理為研究對象，結合目前存在的問題，給出了信息化技術改善管理流程的應用方面以及資產管理信息化技術的支撐條件，以期達到完善內部管理、確保固定資產安全完整的目標。

【關鍵詞】信息化技術；事業單位；固定資產管理

1 事業單位固定資產管理概述

事業單位固定資產是指單位價值在規定標準以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中能夠基本保持其原有實物形態的資產。固定資產可以細分為：（1）土地、房屋及構筑物；（2）通用設備；（3）專用設備；（4）文物和陳列品；（5）圖書和檔案；（6）家具、用具等。

固定資產形成的來源可以大致分為：（1）國家財政預算撥款，包括基本建設撥款形成和科研費撥款形成；（2）行政劃撥，包括上級劃撥或單位間無償劃撥形成；（3）自有資金購建；（4）接受捐贈。

固定資產管理流程主要包括：（1）驗收入賬；（2）資產出租、出借與轉移；（3）資產對賬盤點；（4）資產處置。

2 信息化技術對管理流程的改進

2.1 驗收后編碼、貼標、登記臺賬

在傳統的管理模式下，固定資產完成驗收后，資產管理部門要對其進行編碼并粘貼資產標簽，同時完成資產入賬。在這個環節中，由于編碼是人工完成，不一定會嚴格執行編碼規則，可能會存在重復編碼的現象，容易導致后期管理出現問題。

借助信息化手段，可以將編碼規則固化到管理信息系統中，在錄入資產信息時，只需要輸入資產名稱、型號規格等常規信息，就可以由系統自動返回資產編號，也不必考慮編號重復問題，優化了資產入賬流程。

2.2 出租、出借與轉移

在傳統的管理模式下，資產出租、出借與調撥要根據資產數量及價值進行權限內審批，審批流程要紙質打印，逐級會簽，審批通過后要對臺賬進行調整：出租、出借資產要備注說明，調撥資產要下賬處理，手續比較復雜，且運轉不夠高效。

通過信息化手段，可將審批流程加入到資產管理信息化系統中，方便直接在系統上導出臺賬，并進行電子流程審批，審批完成后直接轉入賬務處理。

2.3 資產對賬盤點

傳統對賬盤點需要打印出紙質盤點表格，通過肉眼觀察資產標簽及資產狀態，記錄下資產信息，最后整理成盤點匯總表，因固定資產數量龐大，盤點過程一般周期比較長，工作量較大，并且容易出現盤點誤差。

借助信息化手段，在入賬時因為資產編號都是信息系統返回的，所以方便制作資產信息二維碼，在盤點的時候可以通過電子槍掃描二維碼標簽進行盤點，準確記錄資產狀態及所在位置的同時，還可以即時導出盤點報表，省時省力完成盤點工作。

2.4 資產處置

資產處置是一項嚴肅的活動，傳統管理方式下，資產賬務的變動一般受控不夠嚴格，借助資產管理信息化系統，通過數據庫管理的技術，可以確保資產賬務變動都有據可循，杜絕人為修改、隨意處置的風險。

3 信息化技術的支撐條件

3.1 與采購管理、財務管理以及人力資源管理的融合

資產管理的信息化是整個ERP建設的一部分，其數據來源和技術保障都要依托ERP系統的建設，尤其是相關度比較高的幾個模塊，即采購管理、財務管理以及人力資源管理等。

采購管理是資產管理的前端工作，通過資產驗收完成采購管理與資產管理的交接；財務管理主要包括預算管理、資產價值管理，預算管理是編制資產投資計劃的主要參考，價值管理是固定資產管理必備的一部分；人力資源管理主要涉及資產使用人信息，及時更新人力資源數據可以確保資產的使用人信息完整，進一步明確管理責任。

3.2 培養專業人員，加強組織保障

信息化手段不同于傳統的人工管理模式，使用人員需要對管理信息系統的功能和界面比較熟悉，因此應及時組織培訓，同時還需注意培養技術人員，方便定期維修維護系統，解決后續維護困難。

總而言之，資產管理信息化是一項重要工作，需要人力、財務以及技術等多方面的保障，才能確保系統應用順利。

4 系統架構圖

根據上述分析，資產管理信息化系統架構如下圖所示。管理系統核心為三層結構，即數據層、功能層、人機交互層：其中數據層主要涉及數據庫的讀寫操作；功能層完成數據的增刪查改等基礎操作，同時需要添加審批功能；人機交互層主要是方便用戶進行操作；整個系統通過統一的接口與其他管理系統進行數據交互。

5 結束語

固定資產管理是事業單位的一項基礎性管理工作，維護固定資產的安全、完整是事業單位固定資產管理的目標。在傳統模式下，管理流程中存在著或多或少的不便，存在進一步完善的空間，借助信息化技術，可以實現管理流程的優化，從而對整個資產管理水平的提高起到推動作用。

[責任編輯：鄧麗麗]