洪蕭
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淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作
洪蕭
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隨著我國市場經濟的迅猛發展,檔案管理工作逐漸的引起人們的關注,作為一種社會信息的記錄載體,應該被妥善的保管與保護。與此同時,也要將檔案之中所包含的信息進行開發利用,達到資源共享的效果。檔案是國家對于個人或集體的社會活動的記錄,是國家的機密性文件,因此保護任務是關榮且艱巨的。在進行檔案信息資源利用與共享的同時,檔案信息的安全問題是不可忽視的,本文將對于涉密檔案的管理工作進行分析研究。
涉密檔案;安全;管理;資源共享
無論是工作人員,還是人民群眾,對于國家的機密性文件都有保守的義務,一些檔案信息的內容涉及到國家的安全利益,經濟、技術的機密,社會的正常秩序及一些個人隱私等,其重要性可想而知。信息化時代的到來,促進了資源共享的發展。檔案存在的意義除了以外,還用給被廣泛的利用起來,這樣才能體現其自身的價值。對于檔案的利用前提基礎是要保證操作是在保密的狀態下完成,無規制的使用將會給國家及個人帶來一定的危害。
(一)檔案的保密與利用的關系
在國家的各類保存檔案中,涉密檔案占據一定的分量。其根據內容的不同被劃分三個等級,分別是“絕密”、“機密”與“秘密”。作為涉密檔案的保管工作,從業者背負著重要的使命。保密是對于檔案信息的內容不外泄,但是利用也是檔案存在十分重要的作用,只要將利用的時間、地點、范圍進行合理的限制,才能體現其真正的價值。如若沒有節制的濫用,將會造成泄密事件,給國家及個人帶來威脅。因此,檔案的保密及利用關系要進行均衡的處理,在實際的工作中根據現狀進行權衡。
(二)將制度與措施兩者關系相均衡
要想對檔案管理工作做到位,就要制定相關的規章制度,并且對其具體的內容進行逐步完善。與此同時,也要相應的采取一定的措施,利用高科技的預防手段及嚴格的監督制約措施,將涉密檔案管理工作中的細節進行分析,將管理制度進行不斷深化改革,是涉密檔案管理工作的重中之重。我國對于涉密檔案管理工作制定了很多法律法規及其細則、制度進行行為約束。目的在于在進行檔案管理工作的過程中,各個環節都受約束并嚴格的執行規章制度,保證整個操作過程有法可依,有證可查,減少泄密的可能性。檔案的存放除了紙質的要求,有時還將其存貯在如光盤、U盤等載體。工作人員要進行分門別類的存放,并遵循相關的審批制度。
(三)涉密檔案保管年限轉化關系分析
上述文章內容提到,根據相關的法律法規,我們將涉密檔案的內容分為三個級別,工作人員要依據密級的相異采取不同的措施及辦法進行有效管理,從而將檔案的利用率發揮到最大的效率。國家對于涉密檔案的管理年限由具體的說明,絕密、機密、秘密三個等級分對應著小于30年、20年、10年的期限要求。在限期內,涉密文件受到國家的保護。涉密的事項經過時間的洗禮并不是一直保持不變的,期限一到,保密工作的意義便失去,也就是說涉密檔案由死變活出現。我們不能從思想上將涉密檔案看成是不變的,并對于時限及使用范圍沒有約束,這是錯誤的。涉密檔案的工作人員應該對涉密檔案的管理工作加大力度,采用科學合理的方式進行區分管理,將可利用與不可利用的檔案分開存放,使檔案最大化的得到利用。
(四)處理好紙質與電子檔案之間的關系
傳統的檔案存儲方式都是采用紙質的檔案,其妥善的進行保密與利用是檔案管理的工作重點。工作人員應該從思想上認識到檔案的重要性,做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密,為開發利用檔案信息資源作貢獻。然而,科學的發展進步,使電子檔案崛起,并與紙質檔案同等重要。做好電子檔案的保密和開發利用工作,應對高科技的挑戰,已是當務之急。一方面要創造必要條件,提高檔案工作者科學技術水平,特別是計算機網絡保密知識。同時,要積極構建本部門信息系統主體,及其與外界關聯行為約束機制。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離;定期進行網上信息檢查,確保涉密信息不上網。
(一)做好檔案庫房管理中的保密工作
庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建,但也有一些不具備條件的單位,往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
(二)做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作
確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內,如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律、法規的保護,產生法律效力的時限?!秶颐孛鼙C芷谙薜囊幎ā分幸幎ǎ撼刑厥庖幎ㄍ?,絕密級事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計,在一年以內的以月計。
(三)檔案管理人員的職責
檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。
三、絕密檔案的管理和保密
為確保國家核心秘密的安全,必須管理好絕密檔案。首先,絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器,從保管條件上確保絕密檔案的安全。其次,提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深等特點,他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任,最后,加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理,必須經指定領導人審批,認真履行登記、簽字手續,任何人無權擅自調閱。
四、結束語
對于檔案管理工作來說,保密及利用是其工作的兩大重點內容。其工作任務是共榮且艱巨的。我要要從日常的工作中不斷的找尋工作中的不足,妥善的進行整改,逐步的完善規章制度,使檔案管理工作更加的制度化、標準化。有強烈的先見意識,對于影響到檔案安全的障礙進行提前的清除,以做到防患于未然。使國家及個人的檔案信息安全并得到有力的保護。
[1]崔獻,劉伯俊.網絡環境下如何做好檔案的保密工作[J].今日科苑,2012(08)