高校學生檔案的管理現狀與研究

呂 揚

（武漢職業技術學院，湖北 武漢 430074）

高校學生的檔案是大學生通過全國統一考試，并被大中專院校錄取之后的學生檔案，其是干部人事檔案管理工作中的重要組成部分。高校學生的檔案主要是以文字記載的形式就學生在校期間的學習經歷、學習能力和社會實踐能力進行真實的記錄，是高校教育成果的直接體現，同時也是大學生畢業之后，就業、組織聘用、升遷和考核的重要依據，與學生未來的就業前途和命運息息相關。最近幾年，隨著高校擴大招生，學校每到新生入學和畢業生離校之后，就需要面臨巨大的檔案工作壓力，而現階段高校的學生檔案管理工作還存在著一定的問題，直接影響到學生就業、提干，甚至還會嚴重影響到高校學生檔案功能的有效發揮。因此，及時采取措施解決高校學生檔案管理過程中存在的問題就顯得十分重要了。本文主要結合作者實際經驗，就高校學生檔案管理工作進行了研究。

一、高校學生檔案管理工作的特點分析

高校學生檔案管理工作的主要對象是學生，因為高等院校環境因素和個體發展階段的特殊性，高校學生檔案管理工作結合自身的特點，主要表現在以下幾個方面：首先，學生檔案收集的集中性。高校學生的檔案收集工作和其他部門的檔案材料收集工作有著明顯的不同，高校學生的檔案收集工作主要集中在每年六月下旬到七月上旬畢業生離校和九月初新生報道，在這兩個階段中學生的檔案會大量的進入和流出，在這兩個時期是學校檔案管理部門最為繁忙的時期；其次，檔案保存具有周期性。一般高校學生的檔案都是隨著招生結果自動進入到本校中，隨著畢業生畢業離校而走出校園。因此，檔案從進入學校到流出具備明顯的周期流動性，檔案的保存時間主要由學生的學制所決定；再次，學生檔案材料具有多樣性。通常情況下，高校的學生檔案，包括在校本科生的檔案和一些具備研究生招生資質院校研究生的檔案。除了這些學生檔案，還包括了學校的預科生、自考學生的檔案，由于學生的學制和入學情況不一致，學校接受的檔案內容具有很強的復雜性，在通常情況下，高校學生的檔案是隨著學生被學校錄取而自動轉入所在學校，檔案的內容包含了學生在整個學習過程中生活中的方方面面，其內容十分繁雜。高校學生檔案復雜和多樣性，流動性強的特點，給高校學生檔案管理工作帶來了巨大的難題，同時，在教育體制不斷深化改革的大背景之下，高校學生的檔管理工作將會面臨巨大的挑戰。

二、高校學生檔案管理存在的不足

1.學生檔案管理理念落后，意識不足

學生檔案管理過程中面臨的各種問題，一個十分重要的原因就是檔案管理部門的檔案管理意識不足，對檔案管理工作的重要性認識不足。很多高校都沒有獨立的檔案管理機構，很多領導都認為學生檔案管理工作讓誰做都可以，多數情況下都將檔案收集、整理和歸檔劃歸給學校的行政部門，管理十分的分散和落后，檔案收集不及時，臨時進行檔案收集的現象十分明顯，學校對學生檔案管理工作的不重視，導致了學生檔案的真實性不足，使得檔案的利用價值沒有得到全面的發揮。

2.學生檔案信息不完善

從實際管理的情況分析，學生檔案材料主要是學生個人填寫的材料，材料的真實性難以考究，檔案中反映學生個人綜合素質以及企業希望了解學生個人能力、身心健康、創新能力等方面的材料較少，教師在學生檔案中的評語以及學生客觀素質發展狀況的材料較少。同時，院校、系部、導員和班級干部所提供的堅定性材料，領導意見方面多數都是蓋一個章，寫一個同意就完事了，沒有對學生進行客觀和全面的評價。更有甚者為了提高學生的就業率，在檔案離校之前，集中將學生所犯的過錯和學校的處分臨時撤銷，不能全面體現出學生在整個學習期間個體發展的全貌，導致檔案材料不完整，信息不完善，檔案管理跟不上時代發展的步伐，使得檔案不能真正發揮其應有的作用。

3.檔案管理技術存在滯后性

現階段，大多數的高校還是采用過去傳統的陳舊模式對學生檔案進行管理。管理理念和防范還停留在對紙質檔案管理過程中。最近幾年，隨著高等院校招生規模不斷擴大，學生檔案呈現出存放時間短，流動速度快，投遞單位多的發展特點，過去傳統的檔案管理方式已經不能適應社會發展的需求。而有些高校雖然已經積極應用計算機和互聯網等現代信息技術設備的，但多數都是僅限于學生基本信息的錄入和檢索，未能將計算機高效的管理作用全面發揮出來，還不能實現無紙化辦公。

三、高校學生檔案管理工作的對策研究

1.及時完善相關制度規范

高校學生檔案的內容十分復雜，因此，為了保證學生檔案管理的質量，高校的檔案管理部門應該在高校相應方案法規的基礎上，結合學校的實際情況，制定比較完善的檔案管理細則，對學生檔案是收集、整理、存檔、轉遞以及利用等各個環節做出相應的規范和要求，增強學生檔案管理的可操作性，提高檔案管理的質量和標準，確保學生檔案管理工作的規范和完整。

2.提高師生的檔案意識

高校的檔案管理部門應該采取各種措施，從多個途徑中對學生檔案的重要性進行宣傳和教育，一方面要積極強化專業導員對學生檔案意識的教育工作，另一方面學校還可以通過采用專題講座、大課堂教學等方式對學生宣傳檔案管理的重要性。此外，還可以利用校園網絡、廣播和校報的等形式加強學生檔案意識，讓學生能夠清楚的認識到檔案對自己未來就業、升遷、組織考察以及調用等各個方面的重要性，促進學生保護好自己檔案，

3.加快學生檔案管理的數字化建設

最近幾年，隨著計算機技術、網絡技術等信息技術在教育系統中應用和發展，學生檔案管理數字化建設勢在必行。因此在未來，學生檔案數字化建設要緊緊依托學校的網絡平臺，通過對學生基本信息進行登記和錄入，將學生在大學期間的學習成績、獎勵情況、社會實踐內容、特長以及獲得資格等信息進行數字化管理，并將這些信息及時的更新和補充，同時，對相應的學生紙質檔案進行數字化建設，實現數字檔案的網絡查詢和檢索，這樣能夠顯著提升畢業生電子檔案的轉遞效率。而學生本人可以通過設定名稱和登錄密碼利用校園網查閱自己的檔案信息，而在促進畢業生到企業工作過程中，學校也可以利用學生的電子檔案和用人單位進行溝通，從而憑借一站式的檔案檢索和查詢，最大程度的發揮畢業生檔案資源應有的作用。

4.提高檔案管理人員的專業素質

學生的檔案雖然不是學校永久需要保存的檔案，但他卻是學生人事檔案的前身，與學生未來的就業、工作和生活緊密相關。因此，就要求高校的檔案管理人員在對學生的檔案進行管理過程中應該具備較高的思想政治素質、職業道德精神和專業素養能力，嚴格按照相關法律制度和規程做好學生檔案的管理工作。同時，高校的檔案管理人員在日常工作過程中，還要不斷鞏固自身的專業知識，注重自身知識結構的更新，不斷提升自身的業務素質和檔案管理質量。在實際檔案管理和理論學習過程中不斷發現新問題，不斷探索解決新問題的方法和對策，改變過去檔案管理工作的被動局面，深化學生檔案服務的內容，充分發揮好檔案在學生就業、生活等方面的重要作用。

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