國內外電子文件管理標準的對比研究

陳輝　龔軼謹　李月婷　李佼佼

【摘 要】電子文件管理是國家實施信息化戰略的一項重要任務，是新時期國家管理的基礎性工作。本文以電子文件標準為研究對象，比較分析了我國與歐盟及美國等發達國家電子文件標準的區別及存在問題。研究表明，我國有關的電子文件標準呈現“三低”的現象：1.國際化程度較低；2.我國電子文件管理領域采納國際標準的比例比較低；3.自身的標準在國際上影響力較低。通過對比研究，提出進一步提高我國電子文件管理水平的意見或建議。

【關鍵詞】電子文件；標準；我國與國外；對比

1 電子文檔的定義

在GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。廣義上的“電子文件”一般泛指由任何機構、組織或個人形成的所有電子記錄，與傳統文件、檔案概念相對應。按照現代文檔一體化的理念，廣義電子文件概念同時涵蓋了歸檔前的電子文件和歸檔電子文件。而狹義的“電子文件”，特指由政府部門、公共機構形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務活動中形成的，具備一定規范化的形成、審核、流轉等程序和管理要求，具有真實性、完整性和有效性。電子文件包括文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件、程序文件以及數據文件等八類。

2 國外電子文件管理標準的建設現狀

從國際電子文件管理標準來看，各國政府都對電子文件標準極為重視，將其納入政策支持范疇。在美國，電子文件管理如同文件管理一樣，被看成是政府行政管理效率的有機組成部分和政府資源管理的重要內容。2011年11月奧巴馬簽署備忘錄，預計2020年美國聯邦政府將實現數字政府、無紙辦公。2010年7月，美國國家檔案館公布了它最新的《電子文件檔案館的需求體系文件。美國電子文件檔案館（ERA）是國際檔案領域中在國家層面上最先研制成功并正式投入運行的電子文件管理系統。它是建立在國際標準《ISO14721：2003開放檔案信息系統參考模型（OAIS）》（ISO14721：2003 Space data and information transfer systems—Open archival information system—Reference model）?；A之上，結合文件管理的生命周期制定的，是目前在電子文件管理方面最完整、最系統的功能需求文件。美國電子文件管理參照文件生命周期管理模式，分為文件形成機構管理階段、文件中心保存階段和進館永久保管利用階段。美國國家檔案和文件署統一制定聯邦機構文件、檔案管理的政策和指南，負責現行文件登記、集中存儲和發布，并集中公布所有聯邦機構的法規條例和政務信息。

澳大利亞已將電子文件管理被納入《包括電子文件管理的文件管理績效審計》，是電子政府績效管理、法律責任管理和電子政府的數字解決方案、政府變革管理的重要內容。加拿大國家圖書與檔案館（LAC）2010年12月16日宣布從2013年6月30日起為配合2009年頒布的《文件管理規定》文件，不再代為保管非永久文件，將于2017年全面使用可信任數字倉儲，在線網絡接收所有永久文件并不再接受紙質文件。電子文件管理被納入電子證據管理法律體系和信息管理框架，電子文件管理被看成是政府活動證據與信息資產管理的重要內容[1]。

歐盟于2010年12月公布了《2010文件系統模塊化需求體系（MoReq

2010）》，該體系實際上就是歐盟的標準，所以具有規范歐盟電子文件管理的作用與意義。發布該需求體系的目的就是為電子文件系統的建立及更新提供一套完整的、簡潔的、易于理解的需求模塊集。雖然第一版MoReq提出了一整套電子文件管理要求，尤其是電子文件管理系統（ERMS）的功能需求，并對電子文件的管理元數據作了較為詳細規定，但是其需求描述過于概括和抽象，無法直接用于設計和評價電子文件管理系統，且反映不出最新的研究成果和技術，所以進行MoReq的修訂，出現了MoReq2，MoReq2的主要變化內容有術語的變化、分類方案的變化、需求的變化、元數據的變化等。MoReq2的特點：從MoReq到MoReq2，該項目始終堅持組織形式和人員結構的商業化、多元化和交叉化，這在一定程度上保證了該需求報告對不同文化傳統，不同檔案理論框架、不同檔案管理體制、不同文件管理系統的適應和兼容。另外，MoReq2還具有靈活性、一致性、可操作性等特點。

3 我國電子文件管理標準建設的現狀

從法律規章層面上來看，我國已發布了相關電子文件管理標準辦法，如國辦函〔2003〕65號發布《電子公文傳輸管理辦法》和國家檔案局6號令發布《電子公文歸檔管理暫行辦法》。從國家標準層面上來看，現行的標準有GB/T17678.1～2-1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和GB/Z23283-2009《基于文件的電子信息的長期保存的國家標準化指導性技術文件》等共10個國家標準。

從行業標準上來看，現行的行業標準有DA/T31-2005《紙質檔案數字化技術規范》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規范》等共6個行業標準。除了上述國家標準和行業標準之外，中國核工、石油、航天、航空、銀行、電信、電力、鋼鐵等重要行業的一些大中型企業也制定了一些與電子文件管理有關的企業標準。例如，中國石油天然氣集團公司制定了本企業的《電子文件元數據規范》、《檔案數字化技術規范》和《歸檔電子文件格式規范》等。盡管已經出臺了上述一系列標準，但是我國的電子文件管理標準建設仍然存在一些欠缺，主要表現在：

一是，標準的系統性不足。由于缺乏統籌規劃、組織協調，各標準研究制定單位相互封閉、各自為戰，造成各個標準之間難以銜接，甚至相互沖突，整個電子文件管理領域的標準結構散亂、不成體系。

二是，標準的數量不足。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關鍵環節（如形成、捕獲）、核心技術（如遷移、封裝）的標準；缺乏音頻、視頻、網頁等特殊格式，銀行保險、航天航空、國防核工等特殊行業的電子文件管理標準。

三是，我國電子文件管理模式主要為文件形成機構管理階段和進館永久保存利用階段，文件中心保存環節不明顯。我國電子文件管理體制上的一大障礙是對現行期的“文件管理”與半現行、非現行期的“檔案管理”的分隔。

四是，我國電子文件管理標準采標率低。是否采納和應用ISO標準已被國際檔案文件管理領域視為其管理水平是否先進的重要標志之一，從現有的電子文件管理標準來看，我們在制定標準的過程中較少考慮與國際標準的一致性，電子文件管理國際采標率非常低，能與國際標準的電子文件管理標準所占的比率也不高，這都為我國的國家數字記憶交流設下潛在的障礙。

4 結語

通過對比了解中國與美國、歐盟標準的狀況，中國電子文件管理還有很多不足之處，積極構建我國電子文件標準系統、國家頂層設計和構建體系，設計標準更加具備實踐性、靈活性、一致性、可操作性等；同時，要有計劃地加強基礎研究，理順管理體制，制定相關標準，研發關鍵技術，改善管理流程，先行試點示范，開展審計認證，注重人才培養等等都不可缺少。

【參考文獻】

[1]GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規范[S].

[2]馮輝.《電子文件管理綜述》[J].信息技術與標準化，2013（8）.

[責任編輯：王楠]