高校檔案編研工作的實踐與思考

萬艷燕

摘要：高校檔案編研工作是高校檔案管理的一項基礎性工作，檔案編研成果能夠有效地促進檔案信息資源的開發和基礎業務建設，同時也對推進學校的發展具有積極意義。文章論述了高校檔案編研工作的作用和意義，分析了檔案編研工作的方法和形式，并對編研工作中存在的問題提出幾點創新對策。

關鍵詞：高校；檔案編研；實踐；思考

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1001-0475（2016）03-0069-02

高校檔案工作是學校管理工作中的重要組成部分，而高校檔案編研又是高校檔案工作的基礎。高校檔案編研工作是檔案部門在研究館（室）藏檔案內容的基礎上，形成如現行文件匯編、專題檔案史料匯編、檔案文文摘匯編、檔案參考資料及編史修志等編研成果，為學校發展提供多層次全面的檔案信息資源利用。

一、高校檔案編研工作的作用和意義

（一）檔案編研工作是高校檔案館（室）開展提供利用服務的一種方式

高校檔案部門把具有研究價值和實用價值的檔案信息編輯、加工后，形成內部資料或編研成果公開出版，推薦、分發給學校有關人員使用，這是一種主動服務方式；將特定題目的檔案資料或檔案信息集中化、系統化，可以節省利用者的時間和精力，為歷史研究提供翔實而全面的史料，為現時工作提供有益的參考；作為檔案資源信息的轉化形式，檔案編研成果便于傳播，使館外利用、異地利用成為可能，這有利于更加廣泛地發揮檔案在各項工作的價值和作用，對于實現檔案信息資源共享也是十分有益的。[1]（P.220）

（二）開展檔案編研工作是提高高校檔案館（室）工作水平的一個重要途徑

在檔案編研過程中，在大量調閱檔案資料同時，又可對高校檔案館（室）的基礎工作起到全面檢驗的作用；檔案編研工作要求檔案工作人員具有較高的理論水平和專業知識，可促進檔案干部隊伍素質的提高；檔案編研工作向學校和社會各界提供了系統的檔案信息服務，有助于擴大檔案工作的影響，贏得社會各方面對檔案工作的重視和支持。

（三）開展檔案編研工作是保護檔案原件和檔案史料的一種措施

檔案編研成果不僅有積累史料的作用，而且可以代替原件供利用者研究參考，從而大大減少檔案資料因反復利用而受到的損壞，有利于延長檔案原件的自然壽命。將檔案文件匯編出版，相當于為有關檔案制作了大量副本，分存于各處，即使原件遭到損毀，檔案的內容也可以長久流傳。

二、高校檔案編研工作的方法和形式

檔案信息資源開發與拓展促使高校檔案編研工作的作用與地位持續提升。從廣義上講，檔案著錄與編目、檔案文摘與匯編、檔案簡介與文摘、史志與年鑒、檔案專題編研、檔案信息查詢系統等都屬于檔案信息資源開發的范疇。因此，檔案編研不是檔案信息資源開發的全部，而只是其中的主要方式之一。檔案編研雖然是檔案信息資源開發的高級形式，但在現階段不可能單純靠編研方式來實現對高校館（室）藏全部檔案信息資源的開發與整合。當然，隨著信息技術的迅猛發展，大量數據處理技術的廣泛應用，檔案數字化編研會成為檔案信息資源開發與整合的方向或主要方式。

首先，要站在檔案信息資源開發全局的角度來思考檔案編研工作。高校檔案編研工作必須基于利用需求之上，必須基于完備的檔案信息資源體系之上，必須基于館藏檔案數字化之上。編研項目是否有利用需求、編研項目所需的館藏資料基礎是否翔實、所需的館藏檔案數字化程度是否能夠滿足數字化編研需要，這些都應是高校檔案編研工作前期研究的重點內容。如果這些問題沒有弄清或不解決，那么檔案編研項目就會面臨曲折或失敗的風險。

其次，通過檔案編研工作可以不斷促進高校檔案基礎業務水平的提高。沒有豐富的館藏，很難編出高質量的編研成果，檔案編研工作有助于促進檔案信息資源體系和檔案利用體系建設；檔案編研有助于促進檔案收集更加齊全完整，有助于日常積累檔案利用反饋，有助于促進館藏檔案數字化，因此，檔案編研工作不是獨立的個體，而是與檔案工作的各個環節相互關聯，相互促進。

最后，要正確處理通用性編研與專項編研之間的關系。檔案編研工作無通用性編研與專項編研之分，將檔案編研分為通用性編研與專題編研是從實際工作出發在操作層面上的定義。在高校檔案管理中可以將志書、年鑒、組織機構沿革、大事記、檔案館指南、全宗介紹等暫定為通用性編研成果。無論是從反映一個學校的發展歷程，還是從檔案工作服務定位，這些成果都是高校檔案部門必須開展的基礎性業務工作。通用性編研成果可以有統一的規范、統一的模版、統一的標準。而專項編研則是針對某一問題、事件、集體、人物所作的專題研究，是對通用性編研成果所記述某一方面內容的全方位深化。所以，通用性編研成果是專項編研的基礎，高質量的通用性編研成果能夠為專項編研提供清晰的線索或脈絡。當然，對于有編史修志需求的高校，檔案專項編研工作又可以起到收集與積累專題資料的作用，為將來的編史修志提供翔實的基礎資料。因此，通用性編研是檔案專項編研的基礎，而專項編研又為通用性編研積累了豐富的資源。

三、高校檔案編研工作面臨的問題及對策

目前來看，高校檔案編研工作取得的成果與檔案編研工作者的努力與付出是不成比例的。之所以這樣，是因為部分高校領導對檔案工作的重視程度不夠，編研工作體制與機制還沒有理順，組織機構與人員素質還不適應工作發展的需要；編研成果僅限于簡單的紙質印刷品，影響了編研成果作用的發揮，也使檔案編研人員缺乏成就感；館藏檔案信息資源還不能達到內容豐富、種類繁多，這不但使編研項目選題困難，也不可避免地導致編研成果的質量存在瑕疵；館藏檔案數字化程度低，不可檢索與編輯的數字化格式等因素極大地降低了高校檔案編研工作的效率。

因此，要更好地開展高校檔案編研工作需做到以下幾點：

（一）要從高校檔案管理去探索思路與辦法。檔案事業發展至今已進入檔案信息管理和檔案信息服務的階段，高校檔案部門需要加大檔案宣傳力度，拓展宣傳渠道，可以延伸到報紙、網絡、廣播等不同的平臺，宣傳內容要找準切入點，貼近師生員工生活，把握學校工作熱點，群眾關心的話題，這樣才能贏得學校領導與各基層單位的支持。高校領導對檔案工作的重視是做好檔案編研工作的關鍵，各基層單位的支持是搞好檔案編研工作的基礎。因此，高校檔案部門要一方面爭取在人力、物力、財力等方面得到學校的大力支持，另一方面要努力做出實績，讓檔案編研成果在學校建設中發揮作用，使檔案編研工作得到學校領導和全校師生的認同與支持。這樣才能在高校檔案管理上有創新，來解決業務工作中存在的諸多問題。

（二）要從提高檔案工作人員素質方面解決問題。檔案編研工作需要檔案管理人員掌握檔案各學科的基礎理論以及文史、社會、管理等方面知識，同時還要掌握計算機文字、圖像等軟件及網絡應用技術。這樣在編研工作中才會有管理檔案信息的能力，也可以準確鑒定有效的檔案參考資料。另外，檔案編研工作人員還要樹立政治意識，有堅定的政治信念，養成嚴守機密，守口如瓶的工作作風，同時要有無私奉獻、愛崗敬業的精神以及嚴謹細致的工作態度。

（三）要從檔案編研工作方式方法上尋求突破。高校檔案編研項目各自選題有時會限于館藏內容有限、人力不足，效果不盡人意。打破高校之間的界限對一個項目采取聯合編研的方式，不但能夠解決高校檔案部門的人力資源分散與不足的問題，而且還能夠在更大的館藏檔案信息資源基礎上來解決檔案史料不完善的問題。這些都有待于檔案編研工作者認真思考并付諸實踐的。在高校檔案編研工作中采取靈活多樣的編研方式，整合與協調各方面的力量參與檔案編研是現實可取的，也是可行的。

（四）要將計算機多媒體技術引入檔案編研項目。檔案編研項目中引入多媒體技術，可以將文字、圖像、聲音等類型的檔案信息資源整合到一起，對同一專題的內容進行多樣式的表現，突出了檔案編研成果從視聽角度的表達方式。傳統的檔案管理將文字、圖像、影音區分為文書、聲像檔案分類保管，提供給檔案編研利用，而通過計算機將文、圖、影、音等多種信息資源集合，檔案編研成果就不再只是紙質印刷品，而是應用多媒體技術集成了文本、圖像、動畫、影視、音樂等多種媒體形式，這種檔案編研成果以優雅的文字、生動的畫面、奇妙的動畫、優美的解說，充滿動感和活力的表達方式可以滿足檔案利用者的各種需求。

（五）要應用現代信息技術改造傳統的檔案編研方式。通過近兩年的開發與試點，大慶油田組織機構沿革編纂與查詢系統取得了良好效果。通過利用組織機構沿革編纂系統，學校工作人員可以方便地查到學校建校以來不同時期的組織、機構的變化，還能查到學校各級領導干部的任免職信息。它不但創新了檔案編研工作的方式，也為用戶提供了全新的檔案利用體驗。

參考文獻：

[1]馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2010，（3）.

[責任編輯：褚永慧]