淺析機關檔案鑒定

張海月

檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運。以期以來，檔案的鑒定是檔案工作的一個薄弱環節，也是一個難題，一直困擾著檔案人。根據本人多年的工作體會，就文書檔案鑒定提出自己的幾點淺見。

一、當前機關檔案室檔案鑒定工作中存在的問題

1.檔案保管期限劃定過寬，片面追求室藏量

檔案的保管期限是檔案價值的外在標志。準確地劃分機關檔案的保管期限是做好檔案鑒定工作的基礎。長期以來，機關檔案人員在檔案保管期限表制訂過程中，對本部門形成的各類檔案的價值缺乏深入的思考，僅僅是簡單地照搬照抄國家檔案局發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》的有關規定，至使不少單位存在保管期限劃分不科學的現象，應是短期的劃為長期，應是長期的劃為永久，導致室藏永久、長期檔案比例過大。這種現象機關檔案部門尤為突出，給今后檔案移交進館工作帶來很大壓力。另一方面，檔案室建檔初期，因檔案數量少，檔案人員沒有實踐經驗，又缺乏理論知識，在收集檔案時總是抱著，歸總比不歸好的思想，只考慮單位全宗的完整性，片面追求檔案數量，給檔案管理造成負面影響。我國檔案館藏素質存在一些問題，一些重復文件和不需長期、永久保存的檔案進了館，占用了有限的庫房和投入，檔案鑒定問題已經越來越迫切地擺在了各級檔案部門的面前，需要趕快著手加以解決。并因此呼吁檔案館，要認真把檔案鑒定工作開展起來，不然包袱會越來越重，影響會越來越大。

2.工作人員對檔案鑒定工作缺乏認識

有些部門領導認為歸檔的目的就是為了利用，需要時能及時提供就行了，對檔案期限的劃分和鑒定知之甚少。近年來，由于檔案數量的劇增，許多單位在辦公用房緊缺的狀況下，仍采用擴容檔案室的庫房面積，而不是通過鑒定銷毀部分過期或無保存價值的檔案來增加庫房空間，往往采用檔案存放空間換取檔案的無限期保管。領導認為收集仍是目前檔案室的一項基礎工作，檔案鑒定銷毀不必急于進行，對于銷毀檔案的工作顧慮重重。這其中既有對過期檔案鑒定銷毀工作缺乏認識，也有對檔案人員能否勝任鑒定工作的擔心，更有的是不愿在任期內出現錯銷檔案而造成自己工作上的被動。同樣，檔案人員也不愿承擔鑒定工作的重大責任。怕歸檔不全，怕出錯，怕麻煩，能拖則拖，況且不進行鑒定銷毀工作既無法規約束，也不受考核限制，誰也不想在自己從事檔案管理工作期間出差錯。因此，在實際工作中，鑒定工作往往流于形式，有鑒定小組，無鑒定工作和鑒定結果。

3.鑒定標準或規范缺乏可操作性

檔案鑒定工作在我國起步較晚，長期以來，鑒定工作處于停滯或半停滯狀態。雖然發布了《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》，但由于現行檔案保管期限表規定的條款及檔次太少，標準籠統，界限模糊，靈活性太大。因此，在實際操作時，檔案工作人員往往不能對歸檔文件材料的保管期限作出比較準確的界定，在很大程度上取決于檔案人員對這些條文的理解程度和把握水平。而目前機關檔案室的文檔人員不是專職檔案員，身兼數職，大都未經過正規的檔案教育，加上文檔人員調動頻繁，新手較多，不少是半路出家，缺乏鑒定工作的理論指導和實踐經驗，較難承擔鑒定工作的重任。

二、加強機關檔案室檔案鑒定工作的措施

1.改進和完善檔案鑒定的操作標準。做好鑒定工作的前提和關鍵就是要有詳細具體，便于操作的鑒定標準

首先，機關單位應該按照國家統一的歸檔文件范圍和保管期限要求，結合單位自身工作實際，尊重以我為主的原則，其次結合檔案移交進館的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并報同級檔案行政管理部門備案。同時注意根據時間推移和部門情況的變動定期進行調整，提高文件處理期限表的時效性，使其真正成為鑒定工作的指導性文件。

2.嚴把檔案鑒定第一關即歸檔鑒定

檔案室檔案鑒定一般要經過歸檔鑒定、進館鑒定和到期鑒定三個鑒定過程。歸檔鑒定由機關文書部門或業務部門分管領導負責，兼職檔案員具體操作，即按照文件價值和歸檔范圍在保證材料齊全的情況下，把文件分為歸檔的和不歸檔的兩部分。在此基礎上再依據制定的保管期限表劃分檔案的永久、長期和短期。檔案的歸檔鑒定是保證案卷質量的基礎性工作和重要措施，是立卷部門的把關鑒定，把的好，可以大大減輕進館鑒定和到期鑒定的工作量。

3.加強和完善檔案鑒定組織

主要由兩個方面構成，一方面建立檔案鑒定工作小組，通常以檔案管理人員為主要成員，同時吸收文書工作部門和業務部門中工作經驗豐富、思想認識水平高、工作認真負責的人員參加，其負責人一般由單位分管檔案工作的領導兼任。具體鑒定由鑒定小組根據鑒定的對象、目的、任務、方法、程序、時限及要求等，進行統一部署實施。另一方面，在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。加強機關部門的業務指導，多聯系，多溝通。如鑒定過程中有爭議的，可由上級檔案行政管理部門組織有關部門、專家鑒定，也可委托有檔案鑒定資質的中介機構進行鑒定。

4.提高檔案工作人員的業務水平

檔案鑒定工作是一項專業性較強，難度較高的工作，要以戰略眼光進行檔案隊伍建設，這對提高檔案鑒定工作水平乃至整個檔案事業的發展都是至關重要的。因此，要采取人員配置和教育培訓雙重措施。首先，由于檔案工作有一定的延續性，檔案人員要保持相對穩定，這樣有利于檔案工作的開展。其次，建議上級檔案行政管理部門加強這方面的培訓和教育，開展工作經驗交流和專題研究，提高檔案人員的業務水平和工作能力，為機關文書檔案鑒定工作逐步走向有序和規范奠定基礎。

綜上所述，機關文書檔案鑒定要制度化、規范化。納入檔案評比升級的考核范圍，列入檔案人員的年度考核。建立起經?；?、制度化、科學化的檔案鑒定秩序，進而提高室藏質量，優化室藏結構。

（作者單位：江蘇省灌云縣民政局殯儀館）