高校辦公室精細化管理內涵、特征及價值

陳煒+王渝華+魯巍

摘要：高校辦公室是學校中樞神經，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位[1]。本文將通過厘定高效辦公室精細化管理內涵和剖析其特征，把握其內在規律。本文認為深入推進高效辦公室精細化管理是提升辦公室管理協調服務價值、政策研究價值和督察督辦價值的必由之路。

關鍵詞：精細化管理；協調服務；政策研究；督察督辦

上世紀50年代，精細化管理思想發軔于日本企業，是一種企業管理理念，而后被其他領域所借鑒和移植。它是社會分工精細化和質量服務精細化對現代管理的必然要求，建立在基礎管理之上。上世紀90年代該思想被世界各國所接受并全面推廣應用，取得顯著成效。入世以來，精細化管理思想深刻地影響著我國各個領域，高校便是其中之一。本文將從高效辦公室視角出發，對其進行內涵的厘定、特征的分析和意義的探索。

一、高校辦公室精細化管理的內涵

精細化管理是一種理念而非一種方法；是一種追求而非一種標準；是一個過程而非既定目標。精細化管理“精”在高標準、高質量，精益求精、追求完美，“細”在細節、細致，工作細化、管理細化[2]。精細化管理是一個由粗放到精細的長期進化過程，是一個不斷追求完美的過程，是一項系統性的工程。高校辦公室是學校的中樞神經，其所具有的事務性、參謀性、突發性等內在特點，需要其持續不斷地改進管理方法，提升管理效能以實現協調內外事務、服務科學決策、督導工作落地，促使學校工作有序開展。準確把握精細化管理內涵，是促使高校辦公室管理工作有效開展的前提。

（一）精細化管理是一種理念而非模式方法

精細化管理作為一種管理思想，培養人們用心做事、注重細節的品質，倡導認真的態度和科學的精神。高校辦公室精細化管理基于基礎管理之上，要求辦公室人員恪盡職守，認真地將每一項工作事無巨細地落實到位，確保工作的精確度，形成良好的職業習慣和職業態度。因此精細化管理并非一種模式或者方法，而是在理念上提出更高的要求。

（二）精細化管理是一種追求而非具體標準

精細化管理要求精益求精、追求完美，破除常規和經驗桎梏，對原有工作流程實施優化再造，不斷完善組織系統、明確崗位職責，將工作進行切塊劃分、責任到人，再將單元式的工作通過系統整合，形成完備工作鏈。高校辦公室工作量大、事情繁雜，既包括內外協調、公文起草、政策研究、督察督辦等日常工作，又包括大量突發性事件，因此在管理上不能有絲毫懈怠和馬虎，需要業務人員不斷追求完美、精益求精。

（三）精細化管理是一個過程而非既定目標

精細化管理是一個漸進式的過程，由粗放到精細，由低層次到高層次，身處其中的每個人的意識都是由不自覺到自覺，行為從不習慣到習慣的一個過程，循序漸進，在此過程中并不能也不可能一蹴而就達到某個既定目標。高校辦公室精細化管理是在基礎管理前提下，從管理理念、管理制度、員工素質等各項工作逐步建立起來，是一個持續改進、不斷完善提高的過程。

二、高校辦公室精細化管理的特征

精細化管理是以避免浪費為著眼點，提高效能，消滅無用損耗，尋找持續改進的機會。高校辦公室精細化管理可以理解為以避免浪費人力成本為著眼點，精湛、準確、細致、嚴謹開展辦公室各項工作，消滅無用功，尋找持續提高工作效能、提升服務中心工作水平的機會。通過這樣類比擴展理解，筆者認為可以將高效辦公室精細化管理的特征歸結為四個字，即“精、準、細、嚴”。

（一）高校辦公室精細化管理注重業務能力精湛

業務能力精湛要求不斷提煉，精心篩選，尋找解決問題的最佳方案。高校辦公室工作人員的業務能力精湛與否直接關乎精細化管理水平是否上得去[3]。在精細化管理要求下，高校辦公室工作人員在工作中應當具備精湛的業務能力，能夠精心設計工作方案，解決紛繁復雜的工作問題，提升工作效能。

（二）高校辦公室精細化管理強調尋找目標準確

尋找目標準確要求找準目標并準確執行，保質保量按時完成。高校辦公室在接到上級下達任務或下級反饋意見后，能夠準確地把握問題關鍵，并采取行動，提出解決方案或者將問題解決。準確定位目標，是提高辦公室辦文、辦會、辦事水平的關鍵之所在，也是精細化管理的顯著特征。

（三）高校辦公室精細化管理關注內在聯系細節

內在聯系細節究其根由是找到工作內在聯系和規律，通過對細節的嚴格把控，實現管理工作由粗放向精細轉變，真正將高校工作提升一個層次。

（四）高校辦公室精細化管理要求工作態度嚴謹

工作態度嚴謹主要體現在執行和控制上，在工作中按照嚴格流程執行，明確工作目標，控制工作走向，這才是精細化轉化為事實的關鍵所在。

三、高校辦公室精細化管理的價值

高校辦公室是學校協調服務中心、政策研究中心、督察督辦中心，具有不可忽視的作用，但在傳統管理模式下，高校辦公室普遍存在服務質量不高、督辦力度不夠、制度建設不完備、只能目標不明確、業務能力欠缺等問題。高校辦公室深入推進精細化管理將有利于提升協調服務水平，有利于增強政策研究科學性，有利于提高督察督辦力度，全面提升高校辦公室工作效能。

四、總結

高校引進精細化管理不是跟風逐潮，而是一項長期，精細的工程。深入體會分析精細化內涵及特征，將精細化理念滲透到工作中的方方面面，根據高校辦公室自身特點制定符合實際的規范化的合理化的工作流程和制度，打造高效能、優質量的高校辦公管理模式。（作者單位：西南交通大學遠程與繼續教育學院）

參考文獻：

[1]梁克東.高校辦公室工作的規范與創新——與政府辦公室工作比較中的審視和思考[J].浙江師范大學學報（社會科學版）.2013.（2）

[2]張喜愛.試論精細化管理思想及其在高?？萍脊芾碇械膽肹J].科技管理研究.2009.（11）

[3]徐松杰.精細化管理的實現方法及其應用[J].河南工程學院學報（自然科學版）.2008.（2）