探索人事檔案數字智能化建設的新思路

周珍

摘要：本篇文章針對人事檔案數字智能化建設展開了較為深入的研究，并結合人事檔案管理數字智能化的重要性與筆者的自身經驗總結出了幾點可行性較高的建設措施，包括提升單位管理者對人事檔案信息化的重視程度、加大對人事檔案信息數據庫的建設力度、做好對人事檔案管理人員的培訓工作以及加強對人事檔案管理的安全防范等，希望能有效促進我國現代企業人事檔案管理水平的提升。

關鍵詞：人事檔案；數字智能；檔案管理

中圖分類號：F272.92 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-02

一、前言

人事檔案的數字智能化建設主要有兩個方面，一方面是檔案館的實體智能化，另一方面是檔案信息的資源智能化，其中占據比例較大的是信息智能化，主要表現為人事檔案信息的智能化檢索、人事檔案信息數據庫的系統化管理、檔案信息的后期維護以及資源優化等。尤其是在當前的新時期背景下，機關單位也面臨著前所未有的挑戰與競爭壓力，而人力資源又是單位核心競爭能力的基礎保障，為此，針對傳統類型的人事檔案信息展開數字化智能管理，可以從根本上提高檔案信息的可信度與應用效率。

二、人事檔案管理工作數字智能化建設的重要性

（一）全面增強人事檔案性信息的可信度

首先，傳統模式中的人事檔案信息主要以紙質儲存的方式為主，并且對存儲場所以及周邊的環境條件有著比較高的要求。然而，在經過了較長時間的儲存以后，紙質檔案難以避免的會出現字跡模糊、紙張受潮以及內容丟失等情況，從而讓人事檔案信息資源的應用價值受到了極大的負面影響。而檔案管理數字化的出現則很好的解決了這一弊端，其不僅具備了存儲空間大和管理簡單的優勢，同時還有利于檔案管理人員來隨時隨地的更新與維護檔案信息內容，大大增強了人事檔案信息的真實性與準確性；其次，傳統模式中的人事檔案管理方式存在著管理體制不嚴謹、管理制度可行度不高以及管理方式過于守舊等問題，經常會出現職責不清與權責不明的情況，導致一些年代相對久遠的人事檔案信息無法考證其準確性。而數字智能化的實現則可以通過設置管理權限的方式來解決這一問題，有效避免因人為疏忽而造成的管理失誤，保護人事檔案信息的權威性。

（二）有效提高人事檔案管理的工作效率

在過去，幾乎所有單位的人事檔案管理部門中都堆砌著大量的檔案文件資料，檔案管理人員每天都要面對數量巨大且內容繁瑣的工作內容。由于絕大多數的人事檔案信息都是由管理人員手工登記與翻印的，因此如果想要在海量的檔案資源中精準的鎖定一份檔案信息，需要經過登記、更新、歸檔等多個操作步驟。在人事檔案數字智能化的管理模式下，檔案管理人員可以利用云儲存與網絡傳輸等先進技術手段來代替過去的檔案郵寄，一方面能夠有效提高檔案資源信息的更新與傳輸速度，另一方面則可以減少檔案管理者的工作量，提升管理效率。

（三）進一步擴大人事檔案的應用范圍

在最近幾年來，伴隨著我國市場經濟發展速度的不斷加快，各個行業中的人才流動也開始逐漸的趨于平?；?。從社會服務的角度來分析，除去最基本的人事聘用以及養老保障等服務內容以外，人事檔案信息還可以被應用到辦理出國手續、醫療保險以及婚育證明等多項社會公共功能的實現中。傳統模式的人事檔案管理效率比較低下，不僅在檔案信息資源的統計與傳輸上存在著很多的不便之處，同時在檔案信息資源的審核與使用上也需要經歷很多繁瑣的步驟?；诖?，數字智能化的建設工作則可以全面增強人事檔案信息資源的共享性與流轉性，確保能夠為更多的機構或個人提供高效的服務。

（四）確保人事檔案信息的管理系統更加的立體高效

人事檔案信息數據庫的建立需要得到多媒體技術的大力支持，從而將紙質檔案轉變為圖片、文字、聲音以及影像等多種儲存形式，通過此種方式來提升人事檔案信息的記錄功能與顯示功能。與此同時，檔案管理人員還可以應用數據挖掘以及數據倉庫等先進信息技術，針對單位內部員工的年齡、專業、工作能力以及工作表現等諸多方面展開全面的統計與分析，有效提高人事檔案信息之間的關聯性，為機關單位未來的發展規劃與人力資源的需求預測提供真實且準確的依據。

三、人事檔案管理數字智能化的應用措施

（一）提升單位管理者對人事檔案信息化的重視程度

在傳統模式下的人事檔案管理工作中，相關的管理人員更加傾向于自律管理與無私奉獻，并且在管理觀念上也表現的比較落后和拘謹，不愿意去嘗試一些新的管理理念與管理方式，在此種情況下，檔案管理數字的智能化建設是非常困難的。為了能夠進一步改善這種落后的管理現狀，單位管理者要緊跟住新時代的發展腳步，通過各種有效措施來提升檔案管理人員的創新與改革意識，讓他們去主動迎合在信息時代中所出現的各類需求。首先，單位管理者要經常性的開展一些有關于檔案管理數字智能化建設的培訓與教育活動，并且為那些資歷較深且工作經驗豐富的檔案管理者提供免費的信息技術培訓機會；其次，單位管理者還要從根本上改變內部檔案工作人員的“重管理、輕利用”觀念，讓他們可以真正認識到信息技術所能夠帶來的諸多便利，并主動承擔起自己所應肩負的改革責任。

（二）加大對人事檔案信息數據庫的建設力度

為了能夠讓新時期背景中的單位人事檔案管理水平出現較大幅度上的提升，管理者需要在現有的基礎之上進一步加大對人事檔案信息數據庫的建設力度。首先，單位管理者要為所有員工均建立起一個完善的電子檔案，將他們的個人基本信息錄入到計算機中，通過系統化管理的方式來實現人事檔案信息的數字化與智能化；其次，管理者還要投入更多的資金來用于信息化設備的購置，運用掃描儀或照相機等設備來將檔案庫中已有的紙質檔案資源輸入到計算機中，利用電子圖片的方式來進行存儲，爭取利用較短的時間來做好單位人事檔案數據庫的完善工作；最后，為了能夠保證檔案信息的保密性與安全性，單位管理者還要設置不同的登陸和使用權限，根據內部員工的查閱需求來規范他們的操作行為，通過此種方式來促進人事檔案信息的保護與開發。

（三）做好對人事檔案管理人員的培訓工作

在大數據背景下，很多單位中的人事檔案管理人員都表現出了力不從心的工作狀態，尤其是對于習慣應用傳統管理模式的老員工來說，他們在人事檔案數字智能化的建設過程中會顯得更加的被動和木訥?；诖?，單位管理者要積極的對檔案管理人員展開培訓活動，讓他們的專業技術與創新意識均可以得到較大幅度上的提高。首先，單位管理者要重點針對檔案管理人員的計算機與互聯網使用能力展開培訓，確保他們能夠在具體的工作當中比較熟練的操作各類電子設備與管理系統；其次，管理者還要針對內部的檔案管理人員進行專業知識與管理技巧上的培訓，并且聘請一些行業中的專家講師來到單位中展開就業指導，讓檔案管理人員能夠在不斷提升自身管理水平的同時更好的適應信息時代對檔案管理工作所提出的新要求；最后，管理者還要在培訓中加入有關于工作責任與思想道德方面的教育內容，讓檔案管理人員可以充分認識到自己身上所肩負的檔案管理義務，進而拿出更多的精力與工作熱情來投身到接下來的檔案管理工作中。

（四）加強對人事檔案管理的安全防范

從人事檔案的外部環境管理角度來分析，單位內部的電子檔案室是完成檔案數字智能化建設的最重要場所，為了能夠確保整個檔案管理工作的順利進行，單位管理人員需要針對如下的兩個方面來加強管理；首先，管理者要委任專門的工作人員來對電子檔案室進行實時監控，并且要經常性的對檔案室的報警系統進行檢查與維護，同時要做好相關的門禁與防盜措施；其次，管理者還要做好對電子檔案室的防火與防水保護，檔案管理人員需要經常性的對電子檔案室中的計算機設備展開全面的檢查，將檔案室內的溫度與濕度控制在安全的范圍內，從根本上避免因計算機設備出現故障而導致檔案信息的丟失與損毀。

從人事檔案的虛擬環境管理角度來分析，管理者需要針對如下四個方面來重點管理；首先，檔案管理人員要定期做好對電子檔案信息的備份工作，以此來應對系統故障等其它突發事故；其次，在進行人事檔案信息的數據化傳輸過程中，檔案管理人員要做好相關的加密工作，避免檔案信息的泄漏；第三，檔案管理人員在完善與維護智能化管理系統的過程中還要對使用者的真實身份信息進行驗證，同時要設置好網絡防火墻，拒絕一切身份不明用戶的進入；最后，檔案管理人員要及時更新計算機中的病毒庫與防護軟件，提升計算機操作系統的安全系數等級。

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作者簡介：周 珍（1974-），女，漢族，福建古田人，大學本科，檔案中級館員，研究方向：檔案管理工作。