委托代銷圖書核算管理辦法探討

閆曉明

摘要：資金是企業進行生產經營活動的基本條件。加速資金流動，節約資金占用是企業財務管理活動的出發點和落腳點，也是提高企業經濟效益的重要環節。在市場經濟條件下，企業現金流轉速度在很大程度上決定企業的生存和發展能力，即使企業有盈利能力，但若資金周轉不暢，調度不靈，也將嚴重影響企業的信譽，最終影響企業的生存。而委托代銷圖書是出版行業影響企業資金流動性的主要因素之一。委托代銷意味著委托人將商品交予受托人，由受托人代理銷售并在一定時間內開據代銷清單并返還貨款的一種行為。委托代銷圖書發出后，圖書的風險和報酬并未轉移，仍是企業的圖書。加強委托代銷管理、控制委托代銷風險是出版社需要解決的根本問題。只有加強委托代銷圖書管理，加快出版社資金周轉，提高資金使用率，防范資金風險，才能提高出版社的經濟效益。

關鍵詞：委托代銷圖書；核算管理

中圖分類號：G235 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-02

一、委托代銷圖書財務管理的重要性

近些年來，隨著市場經濟的不斷發展，出版行業競爭日益加劇，為了搶占更多的市場份額，出版企業紛紛提供給經銷商很多優惠的合作方式，其中委托代銷圖書就是一種常見的銷售方式。這種銷售方式使圖書的讓渡和圖書價值的實現在時間上分割開來，使得委托代銷圖書財務管理是否有效成為資金轉化的關鍵。

有效的委托代銷管理是回籠資金的保證，而回籠資金是企業生存發展的必要條件之一。目前我國出版行業，委托代銷圖書拖欠較嚴重，壞賬率也普遍較高，所以委托代銷圖書管理的有效性是出版企業面臨的一個非常重要且必須解決的問題。

二、委托代銷圖書財務管理存在的問題

委托代銷業務產生大量的委托代銷圖書，圖書雖然已經發出，但其主要的風險和報酬均未轉移，仍為企業的圖書，未完成實物到資金的轉化。在資金轉化中會面臨著很多的問題，現在以中國醫藥科技出版社（以下簡稱“出版社”）為例，進行闡述。

（一）企業風險意識不強

出版社已經完成從事業單位向企業的改造。為了適應激烈的市場環境、提高市場占有率和出版能力，在圖書出版后，出版社往往在沒有充分調查市場、未對經銷商資信做評估下就將圖書推向市場，因此忽視了大量被經銷商占用的流動資金，產生了大量的委托代銷圖書并影響企業的資金周轉。

出版社對委托代銷采用的方法過于靈活，多由業務人員個人決定。為了快速推向市場，某些業務人員會將圖書用委托代銷的方式給一些沒有資信的圖書經銷商來完成任務，到回款的時候就比較困難了，資金難以收回，形成大量死賬。

（二）內部核算管理薄弱

1.未簽訂規范的銷售合同：出版社與經銷商之間的業務往來很多時候并沒有簽訂規范委托代銷合同，而是雙方口頭協議或電話聯系、用發貨清單代替供銷合同。這樣的話，出現拒付款項的問題就會無法可依，增加追討難度，受損失的是出版社。

2.缺乏相應的制度：出版社對委托代銷圖書的管理缺乏相應的管理制度。比如對渠道商、書店等經銷商的資信評估、沒具備資質的經銷商不能采用委托代銷方式銷售圖書；再比如對賬問題，財務部與發行部口徑不一。

3.不夠完善的獎勵方法：出版行業經常以發行量來衡量企業的規模和業績，出版社為調動業務人員的積極性，提高發行量，會單純把發行量和工資掛鉤。近年來，出版社開始重視回款金額，開始把回款和工資掛鉤。卻忽略了退貨風險、產生壞賬的可能性及回款與發貨的比例等問題。

4.渾水摸魚的工作態度：某些人利用出版社在委托代銷管理上的盲點，為謀取個人利益而故意造成企業委托代銷賬面數量失真、虛假增大等現象。

（三）缺乏有效執行與監督機制

出版社想通過制定相關辦法來解決實際工作中的問題，但是逐級執行存在困難。在整個委托代銷過程中，只有相應的規章制度，沒有相應考核標準和考核環節，執行過程很快會走樣。例如，以前業務人員可以不對賬就開發票，發票開過就回款，委托代銷圖書數據庫中很多都是這樣形成的“假委托代銷”。

三、探討加強委托代銷圖書財務管理的方法

（一）加強企業風險意識，對經銷商資信進行科學合理的評估

出版社應加強風險意識，對代銷經銷商一定要進行科學合理的資信評估。對可以進行代銷業務的企業進行代銷業務，資信評估不合格的企業不能代銷圖書。

本文參考常規企業常用的經銷商信用評級方法，按出版社實際情況設計一種信用評級方法，如下：

把經銷商劃分為A、B、C、D四個級別，從四個方面評級：一是回款與代銷圖書比率；二是有無拖欠問題；三是合作時間；四是企業規模等相關信息是否完備。這四個方面劃分為四類經銷商。

A級：長期合作，財務狀況好，信用好，無拖欠記錄。此類經銷商可以進行代銷業務。

B級：長期合作，財務狀況好，信用較好，有少量拖欠記錄，偶爾資金周轉問題。

C級：此類經銷商一種是雖然長期合作，財務狀況好，但信用相對差，經常拖欠貨款的經銷商；另一種是剛開始合作的新經銷商。對于以上兩種經銷商，盡量采用先款后貨的方式或是在提供擔保下進行代銷業務，盡量限制代銷方式。

D級：有合作關系，但財務狀況及信用較差或者企業信息不全的經銷商。這類經銷商通常只采用現金或是承兌匯票的方式銷售。[2]

經銷商資信評級每季度進行一次，由財務部門和發行部門共同評分，A、B級為重點經銷商，對C、D級經銷商的代銷業務盡量回避。

（二）與經銷商簽訂銷售合同，完備賒銷手續及程序

由于出版社業務的特殊性質，每個出版社對各個經銷商的發行業務都不止一筆，如果每筆業務都簽訂合同會很不方便?？梢圆扇∫荒旰炇鸬姆绞?，年初簽訂一次委托代銷合同，一年內的訂貨單就可視同合同附件，具備同等法律效力。業務人員每次和對方對賬結算時，要填寫結算單，寫清楚發貨清單及退貨單號等信息，并附對方退貨單，并由財務部門做好相關審核后進行核算處理。

（三）建立健全的委托代銷圖書內部核算管理制度

1.設置并規范“委托代銷商品”科目。出版社對委托代銷商品的核算重視程度不高，財務部門并沒有單獨核算，委托代銷圖書體現在賬簿上體現仍為庫存圖書。這對委托代銷圖書的管控非常不利，需要設立“委托代銷商品”科目，按照經銷商名稱、圖書品種、版次、代銷金額等設置明細賬，對委托代銷圖書的增加、退回、結算進行全過程核算，并要求銷售清單要按發出的日期先后順序結算，不能跳著結算。

2.制定財務對賬制度。財務部門和發行部門要形成定期的對賬制度，發行部至少每隔一季或半年協同財務部和經銷商核對一次賬目，就雙方相差的金額查找補齊，避免雙方財務上的差距越來越大，進而形成呆賬現象。特別要重視以下幾種容易造成單據、金額等方面誤差的情況：

（1）圖書出現調貨、退貨、換貨時，折扣問題；

（2）代銷商不能單對單（銷售清單）回款時，注意拆分單據的核對；

（3）要主動拒絕用貨款墊支其他款項的行為（如返利，廣告費，推廣費等）；

對賬之后要形成具有法律效應的文書。

3.確定每批圖書的合理代銷期限。出版社應和經銷商簽訂合理的代銷期限，不能回收款進行無限期的代銷。比如相關法律規定，代銷業務不能超過180天，超過后要視同銷售處理，這會讓企業產生更多的稅費負擔。因此每批圖書要訂立合理的代銷期限，比如代銷單180天內結算，受托方期限內就已經銷售圖書打出結算單，不能銷售的圖書進行退書處理。

4.和重要經銷商做好及時溝通。出版社應和重要的渠道經銷商做好及時溝通。比如針對某本圖書的代銷數量不定期核查。發行重印圖書時，需要和相關代理商核對代銷圖書冊數。出版社圖書多為代銷形式銷售，有訂單庫房卻圖書缺貨時，通常會進行重印。而此時可能有些地方還有很多本書沒有銷售，一兩年后，圖書銷售不出去被退回，可能會出現退書比重印的數量還大，造成了不必要的浪費。

5.定期計算某些指標。比如每年針對經銷商的代銷回款比率、退貨比率、回款時間等因素進行統計，以便發行部門及時對經銷商進行新的信用評級。

（四）采取合理收賬策略

采用合理的收賬策略：遇到經銷商拖欠款項或退貨時，一、分析當前的信用標準及信用審批政策是否有問題；二、經銷商違約后重新進行資信等級分析和評級；三、制定收賬計劃，要在收賬費用與退貨損失之間進行成本權衡，掌握好寬嚴的邊界。

對于惡意拖欠款項的經銷商，應當計入黑名單，不再對其賒銷，并加緊催收所欠，收集相關證據以備訴訟時使用。

對于信用記錄一向正常甚至良好的經銷商，在去電發函的基礎上，再派人與其面對面地溝通，協商一致，在延續、增進相互業務關系中妥善處理。

對于已經發生的長期處理呆賬狀態的委托代銷圖書，依靠法律，采取訴訟方式，以強制手段收回。

（五）建立有效的委托代銷業務的審批和監督機制

首先，必須對新增加的經銷商進行資信評估，由主管社長及相關部門主任審批同意，確定賒銷金額。一旦賒銷業務發生壞賬損失，要根據不同情況，由業務員、發行部門主任、主管社長共同承擔責任。其次，資信評估后，和經銷商簽訂銷售合同，規定好相關的銷售政策及銷售條件。并報大區經理、發行部主任等領導簽批后，方可根據所定的額度開展業務。

再次，加強賬目核對管理，每季度或半年需要與經銷商進行核對賬目，并取得書面的確認書，有專人負責驗收工作，并承擔相應的責任。

核對過程中，出現偏差及時查明原因并及時調整和處理，保證委托代銷圖書數據的真實有效性；同時加強業務員與財務部門的溝通及信息反饋，跟蹤考核每一筆委托代銷圖書的賬齡和回收情況，對超期代銷圖書及時通知，提醒業務人員及時催款，盡快使資金回籠。

最后，各個環節核算管理都要有檢查環節，量化標準，責任到人，保證各規章制度的有效進行。

委托代銷圖書財務管理事關出版企業資金周轉和生死存亡，出版企業應把其作為一項長期的重要工作來管理，最大程度的降低風險、保障企業的合法權益，促進企業持續、穩定、健康發展。

參考文獻：

[1]邱玉玲.出版社如何加強應收賬款的管理.大學出版，2002，2：40.

[2]謝旭.怎樣通過客戶信用評級控制賒銷風險.化工管理，2007，11：59.