淺談科技檔案的數字化管理工作

梁小鳳

摘要：本文通過對科技檔案數字化相關內容的闡述，明確指出了開展科研檔案數字化管理工作的意義和必要性，并提出了具有參考價值的科研檔案數字化管理工作的途徑和方法。

關鍵詞：科技檔案；數字化；數據庫；管理工作

為了適應檔案信息化管理的多元化需求，開展檔案數字化工作已成為現代企業檔案信息化管理的一項重要內容。在筆者所在的科研院所，科技檔案管理是檔案管理工作的主要內容，因此科技檔案的數字化管理工作是我所檔案信息化管理的核心內容之一，也是科研生產的重中之重。

科技檔案數字化是指有計劃地利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將已經歸檔保存的科研紙質檔案和電子檔案系統結合組織形成有序的檔案數字信息庫，換言之，就是將現有的紙質檔案轉化成為計算機可以識別和處理的信息，以便于快速檢索，提高檔案信息的利用率和提供遠程信息服務。

一、開展科技檔案數字化管理工作的意義和必要性

檔案信息化建設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。對傳統檔案進行數字化，就是充實數字檔案資源的過程，其意義不言而喻，具體有以下幾個方面：一是提高檔案信息的利用效率。數字化的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、不限時不限地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化的檔案可以與辦公信息系統生成的現行電子文件在同一個系統中提供利用，極大提高了文檔信息的利用效率。二是保護檔案原件。許多歷史圖紙、文件因物理老化或者保管不當而脆弱易損，如不及時修復，很可能徹底損壞，通過制作其數字化副本替代原件流通利用，可保護重要檔案原件免遭進一步損壞。三是規避安全風險。通過異地存放多套檔案數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或人為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。最后是緩解庫房空間的緊張。對于日益增多的非永久保存的半現行文件，可通過制作數字化文本來取代原件進行保管，可以緩解檔案庫房保存空間的壓力，提高空間利用率。

二、科技檔案數字化建設的途徑與方法

（一）開展數字化工作的前提和準備工作

為了確保數字化工作順利開展，應做好數字化工作的宏觀計劃和前期準備工作。

首先，實施檔案數字化管理工作，需要保證基本設施的投入，硬件設施應具有前瞻性，以數字化對象的種類和數量、數字化速度、數字化質量為依據，充分考慮數字化工作所必須的設備及其性能，選擇具有先進性且易于維護的基礎設施。除了硬件設施外，還應具備適宜的電子檔案管理系統，如我所使用的產品數據管理系統（PDM），能將數字化文本在信息系統中存儲和提供利用。

其次，要制定數字化相關的規章制度。檔案數字化過程中檔案出入庫等工作環節應做好要做好嚴格的登記，確保每份檔案的流向都有記錄，并由交接人員簽字確認。數字化過程中藥嚴格遵守保密守則和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行，確保數字化過程中原件和檔案信息的安全。

最后，要在檔案數字化之前開展檔案鑒別工作，以需求為導向，根據我所科研生產實際情況，制定數字化計劃方案，將具有較高利用價值的檔案信息優先數字化?？蒲猩a的每個階段都會形成很多相關文件，并不是所有項目的文件都要進行數字化，在開展數字化工作之前鑒別具有較高利用價值的檔案優先進行數字化，才能使檔案的利用效率提高，節省檔案數字化工作的人力、財力、物力。

（二）檔案數字化的工作流程

將紙質檔案轉化為數字化檔案的基本環節包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據備份、成果管理等。1.檔案整理。在掃描前后，根據檔案整理情況，按部就班的對檔案進行適當整理，并視需要作出標識。2.檔案掃描。用掃描儀對檔案文件進行掃描是紙質檔案數字化的主要環節。檔案掃描必須采用適宜的掃描方式和色彩模式，設定適當的掃描參數，并做好掃描登記工作。3.圖像處理。通過圖像處理，糾正檔案文件原有的和掃描后的偏差，使掃描后的檔案圖文更為清晰、規范。4.圖像存儲，這一環節主要是合理選擇圖像文件的存儲格式和有效標識存儲圖像文件，最常見的存儲格式就是PDF格式了。5.數據掛接。在產品數據管理系統（PDM）中建立條目信息，將掃描好的電子圖檔根據圖號掛到系統中，根據所內科研人員的職能崗位，賦予不同的級別和訪問權限，使之職能查看權限內的檔案資料。6.數據備份。要及時對數字化檔案數據進行備份。7.成果管理。對數字化檔案數據的保管與利用要加強管理，以確保其安全、完整和長期可用。

三、結語

數字化是一項需要花費較多人力、物力和時間的系統工程，在有限的條件下對傳統檔案進行數字化是現階段檔案信息化的主要趨勢。從科研院所的檔案管理實際來看，科技檔案數字化的應用關系到科研和生產的順利進行，因此檔案人員必須重視數字化檔案工作，逐步實現檔案工作規范化、現代化、數字化，為科研生產和所的各項事業發展提供更多有價值的檔案信息。