交通建設工程監理檔案管理信息化建設的思考

陳萍

摘 要：現階段，隨著社會經濟的發展和現代化步伐的推進，檔案信息化管理已經成了時代發展的必然趨勢，信息化技術的使用，不僅給交通建設工程監理檔案管理提供了諸多的便利，而且檔案管理信息化發展建設還給交通監理減少了大量的工作量，節省了管理成本。文章以此為主題，對交通建設工程監理檔案管理信息化建設進行了詳細的分析。

關鍵詞：交通監理；檔案管理；信息化建設

近些年來，我國經濟得到了飛速的發展，信息化的發展給人們生活帶來了更多的便利。在國家大力倡導發展交通建設事業的形勢下，交通建設工程監理單位作為承載高速公路建設的監理部門，不斷承接了高速公路、橋梁、水運碼頭的工程監理任務，大量的工程監理檔案資料，更需要運用檔案信息化管理。隨著社會以及經濟的不斷發展，檔案管理信息化已經成了社會發展的必然趨勢與需求，交通監理檔案管理信息化發展，一方面能夠有效地實現交通監理檔案安全管理以及準確了解交通建設的過程，另一方面能夠提高交通監理檔案管理服務水平。信息化的發展在很大程度上提高了交通建設工程監理的工作效率，使交通監理檔案管理工作逐步地朝著信息化管理的方向發展。

一、交通監理檔案管理信息化建設內容

檔案數字化革命的推進，極大地促進了檔案信息化的發展，使得檔案信息化理念逐步地滲入到社會發展的各個領域，所以當今社會信息化的發展和管理體制的出現從根本上改變了社會大眾對傳統檔案管理方式的理解和思維方式。隨著社會的進程，電子信息化技術以及互聯網技術的發展和引用，給人們的工作以及生活提供了各種便利條件，當然對經濟社會的發展也產生了巨大的影響，下面針對交通監理檔案管理信息化建設的具體內容進行詳細的分析：

（一）交通監理檔案管理信息化基礎設施建設

現代化以及信息化檔案管理最基本的條件就是軟硬件基礎設施的建設，對于交通監理來說，檔案信息化基礎設施建設具體指的就是檔案信息資源的開發利用以及信息技術的應用，這兩方面是檔案信息網絡的核心環節，同時信息化基礎設施建設還包括了信息傳輸、交換、存儲、利用以及信息資源的共享使用。交通工程建設監理的項目多、周期長、跨度大，交通監理文件資料收集整理的時間周期隨之也加長，因此交通監理單位建立交通監理信息化的檔案管理是順應時代的需求，監理公司利用OA網絡技術連接各項目總監辦、駐地辦的監理檔案，可以及時了解各項目監理活動的進展速度與過程，達到質量控制與檔案信息化同步的目的，同時監理檔案信息化的建設還可以讓各總監辦、駐地辦信息相互溝通、交流，為工程監理技術資源共享提供便利。

（二）檔案管理信息化的信息資源建設

從國家層面來講，檔案信息是整個國民經濟以及社會發展的重要戰略資源，檔案信息的開發和使用是檔案信息化建設的關鍵點，它在很大程度上關系到檔案信息化建設的具體成效。從交通工程建設監理的角度來看，檔案信息資源建設關系到交通建設工程監理檔案管理信息化建設工作的成敗。因此監理單位要積極投入資金，增設計算機等設備，建立交通監理檔案數據庫，建立公司與各駐地辦、總監辦的內部局域網、建立今目標辦公群，為交通監理的檔案資源信息化工作創造條件。

（三）檔案管理信息化標準以及建設規范

交通監理的檔案信息從社會角度來看屬于社會資源信息，所以信息化建設的標準以及規范非常重要，同時也是交通監理檔案管理信息化建設的重要內容，具體來說，主要包含了電子信息文件收集整理、歸檔處理以及電子檔案管理三個方面。標準完善的檔案信息化規范體系主要包括檔案信息的資源標識、信息描述、資料存儲、文件查詢、信息交換管理以及信息資源使用等方面。

（四）檔案管理信息化應用系統建設

交通監理檔案信息化應用系統是檔案信息資源開發利用以及信息網絡建設的技術保證，交通監理的信息檔案管理工作量比較大，同時涉及到的行業比較廣，如涉及到公路規劃、設計、招投標、設備采購、工程建筑、監理、檢測等等；應用到專業知識比較全面，如環境知識、氣象知識、橋梁知識、隧道知識、道路知識、水運知識、機械知識、化工知識、物理知識等等，所以交通建設監理檔案管理應用系統能夠為信息化建設提供強大的技術支持，保證檔案信息化建設的質量和速度，提高信息化建設效率。

（五）檔案管理信息化人才隊伍建設

檔案信息化系統盡管是依托計算機信息技術運行，但是還需要專業人才進行系統管理和維護，所以只有信息化人才隊伍建設，才能給交通監理檔案信息化建設提供堅實的基礎，在信息化建設過程中起到決定性作用。交通建設工程監理檔案信息數據庫所容納的數據量非常大，需要的專業知識也非常廣泛，因此需要各類專業知識的技術團隊來操作和維持信息應用與體系的運轉，維持信息化管理系統，所以說人才隊伍建設至關重要。

二、交通監理檔案管理信息化建設措施

（一）建立交通監理檔案綜合管理系統

首先要面向各個工程建設總監辦、駐地辦，逐步地建立交通監理檔案信息化資源開發利用工作的領導體系，因為交通監理檔案信息化建設工作的最終目的是為了更好地提供檔案資料使用，通過便捷的檔案使用來體現檔案資料的使用價值，所以必須建立嚴格的領導組織和網絡體系，通過領導來指導、協調相關交通監理職能部門，實現檔案信息資源的開發和利用：

1.交通監理檔案信息資源庫建立后，首先在已登記的檔案資料庫上，重新整合利用率高的信息資源，逐步退化落后的系統和檔案編目工作，保證檔案資料的關聯性，包括檔案來源、時間以及內容的聯系；

2.做好檔案研究性整理工作，通過交通監理檔案信息編輯加工，提升檔案信息的價值；

其次做好各類檔案的分類，在確定交通監理檔案密級的基礎上，將交通監理單位的機關、各監理駐地辦、總監辦、實驗室的檔案資料進行收集整理，統一輸入計算機網絡系統，通過計算機網絡技術系統來保證交通監理檔案管理工作的標準化和規范化。

再者信息化網絡檔案系統主要包含了交通監理內部信息服務網、社會公眾服務網，通過內外部信息服務網絡的結合，形成綜合信息網絡管理體系。促進交通監理檔案現行文件信息化標準建設，同時根據檔案信息化建設的具體要求，選擇合適的軟硬件設備，為系統管理運行提供設備基礎，提供檔案管理工作技術以及應用水平，更好地實現交通監理檔案信息交換和共享。

（二）規范交通監理檔案信息化管理工作

首先要根據交通監理單位實際發展狀況和工作情況，逐步建立健全檔案信息管理制度。

1.建立健全交通監理檔案管理人員的崗位職責，逐步建立檔案人員崗位責任制，按照工作崗位的分工，合理規劃和負責交通監理的文件資料的收集、整理以及歸檔工作；

2.逐步健全交通監理檔案信息文件歸檔制度，及時、完整、規范地處理交通信息資料歸檔工作；

3.制定嚴格的交通監理檔案資料保管、利用以及保密制度，強化交通監理檔案資料的保管制度，嚴格維護檔案資料安全，使檔案資料發揮應有的價值，同時及時地做好檔案資料登記以及借閱、歸還工作。

其次建立健全交通監理檔案電子文件管理體系。因為電子文件載體本身穩定性比較差，非常容易受損壞，僅僅憑借檔案管理部門很難實現電子文件的安全管理，所以需要交通監理單位借助信息化管理網絡，如我們單位借助了省交通技術通訊總站，在業務管理機構和檔案管理部門之間建立電子文件歸檔專用網絡，依托信息管理系統建立電子文件共享傳輸體系。同時還要做好電子文件歸檔處理技術工作，負責整個系統數字化系統管理。檔案管理工作人員具體工作要逐步地滲入到現行交通建設工程監理檔案文件工作領域，對交通監理檔案電子文件的處理和存儲進行專業化指導，對電子文件的原始檔案信息進行合理保護。

為了提高電子文件保護工作整體效率，需要逐步地提高交通檔案管理人員的綜合素質，現階段交通建設工程監理檔案管理專業人員缺少，整體業務素質不高，普遍存在檔案管理人員兼職現象，嚴重地制約了檔案信息化建設的發展。所以需要從政治素質、思想素質以及專業素養等方面逐步地提高檔案管理人員團隊的整體素質，提高檔案保密工作效率，加快信息化建設的步伐，為檔案管理信息化建設提供堅實的人才基礎。

再者堅持技術與管理并行的體制，逐步推動交通監理檔案信息化建設步伐，提高交通建設工程監理的創新能力，提高檔案信息的參考價值，要具體地結合交通監理檔案管理的難點與重點，逐步地啟發檔案信息化管理人員的創新靈感，為交通建設工程監理檔案發展提供技術服務支持。

（三）建立完善的交通檔案安全體制

交通建設工程監理檔案信息化管理，除了需要注重信息網絡建設以及電子文件管理體系建設以外，還需要逐步地建立健全各類檔案信息資源的安全保障體系，所以需要建立完善的檔案安全體制，制定有效的應對措施，保護檔案電子文件的安全。交通建設工程監理檔案所含的科技知識量很大，很多方面都涉及到國家機密，為了防治國家機密外泄以及網絡非法侵入導致的信息外泄，需要在利用信息網絡進行交通監理信息檔案傳輸的過程中，注意保護網絡信息安全，降低網絡安全隱患，避免出現機密文件的泄露。

三、結論

交通建設工程監理檔案管理信息化建設和發展，不僅能夠有效地提高檔案信息的使用價值，同時為交通安全運營、維護建設提供保障，為社會經濟的全面發展提供強有力的信息系統支持，所以現階段交通監理單位要順應信息化發展的潮流，根據監理事業發展實情，協調各方面資源逐步地推動檔案管理信息化建設。

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