高校教研檔案管理工作中存在的問題及對策研究

谷青

摘 要 高校教研檔案管理是高校教學研究的重要組成部分，對提高教育教學質量，深化教育教學改革起著至關重要的作用。本文通過分析高校教研檔案管理工作中存在的問題，結合工作實際，提出了在高校教研檔案管理中的新思路，進一步推動高校教研檔案管理有序發展。

關鍵詞 教研 檔案 管理 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著高等學校教育教學改革的不斷深入和發展，高校教學研究類檔案不論從種類上還是數量上都日益增多，從國家級、省級、校級教育教學改革研究項目的立項、鑒定、教學成果獎，到各級各類質量工程項目的申報，包括教學團隊、專業綜合改革試點、特色專業、工程教育人才培養模式改革試點、精品資源共享課程、雙語教學示范課程、精品視頻公開課程，再到培養計劃、教學大綱，這些資料往往是教師教學研究成果的積累，反映最先進的教育理念，對于保障教育教學質量，指導教師日常教育教學活動，引導教師進行教學改革研究起到日益重要的作用，也是衡量高校教學研究水平的重要依據。然而，由于重視程度不足，高校教研檔案管理的發展速度落后于教學研究工作的發展速度，高校教研檔案管理仍存在管理手段滯后于信息發展水平、教研檔案利用效率偏低等問題。

1高校教研檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案存儲形式滯后

隨著科學技術的進步和經濟社會的發展，高校的基本設施日益完善，為教研檔案管理的信息化提供了堅實的物質保障。然而，高校教研檔案的儲存形式距離完全信息化仍有較大距離。例如，校級教育教學研究項目立項的申請書，由于在項目評審時多以紙質檔形式參評，評審后存檔形式自然也是紙質檔，這些材料以每年大約50個項目立項的速度增加，由于高校管理工作的周期性和重復性特點，這些材料會越來越多，導致后期查找效率低下，檔案利用效率相應較低，不能充分發揮檔案管理應有的價值。此外，諸如精品資源共享課程、雙語教學示范課程、精品視頻公開課程等一些課程類資源，多是以視頻、音頻、照片等形式存在，而存檔的材料多是申報書等一類紙質文件，真正重要的視頻資料往往無法完全存檔，檔案不同程度的流失，極大地限制了檔案的利用效率。在信息化建設不斷深化的今天，用戶對檔案管理服務提出了更高的要求，高校檔案存儲形式滯后，阻礙了高等教育事業的發展。

1.2檔案管理制度不健全

完善的制度體系是開展高校教研檔案管理工作的必要保障。近年來，《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等一系列檔案管理法制法規的出來，對高校檔案管理進行了規范和指導，不斷提高了高校檔案管理工作質量和水平。但是，在高校檔案管理工作中，尤其是高校教研檔案管理工作中仍存在一些管理制度不健全的問題，例如：高校各管理部門、職能部門之間缺乏溝通，文件管理與檔案管理脫節；缺乏完善的指導制度，教研檔案搜集不全面；一些高校教研檔案管理工作態度不嚴謹，存在檔案存放無序、材料亂翻亂抽、借閱不按時歸還等不良現象，缺少必要的檔案保護制度和措施。此外，由于高校實行的是二級管理制度，學院教學部門往往對教研檔案不夠重視，需歸檔的資料不能及時、準確、分類管理，大大降低學院教師對教研檔案的利用效率。

1.3檔案管理人員素質參差不齊

高校檔案管理既是一項系統性工作，又是一項專業性和技術性很強的工作，需要從業人員具備良好的職業素質和業務能力。目前高校職能部門對高校教研檔案不斷重視，每年能夠按照檔案部門要求對重要教研檔案進行規范整理并存檔提交，但二級學院對教研檔案重視程度仍顯不足，學院檔案管理人員結構不合理，不少學院的教學管理人員兼職教研檔案的管理，這些管理隊伍普遍存在著專業素養較低、對教研檔案重視程度不足、日常工作多而繁雜等問題，他們缺乏檔案管理相關知識，嚴重影響了院系內部教研檔案管理工作質量和效率。此外，一些學院教學管理人員穩定性不足，人才流失現象極為嚴重，頻繁地更換檔案管理人員大大影響了教研檔案的連續性和完整性。有的學院領導對教研檔案管理工作不夠重視，降低了檔案管理人員的工作熱情，不利于學院內部教研檔案工作長久有效地持續開展。

2提升高校教研檔案管理工作水平的對策

2.1將先進技術與檔案存放緊密結合

在信息化加速發展的今天，教研檔案的存放也應當改變舊有模式，積極適應信息化發展變革。高校檔案管理部門應提升對教研檔案管理工作的重視，明確教研檔案管理工作要求，積極引入先進技術手段和設備，針對不同檔案特點特性，采取相適應的電子化、信息化存檔方式，提高教研檔案利用效率，充分開發和利用檔案資源，更好地為廣大教師進行教育教學研究工作提供更好的服務和支持，以適應知識經濟發展的新趨勢。具體而言，高校檔案管理部門可以充分利用芯片技術、光纖技術、數字技術、監控技術等信息技術，進行檔案信息存儲、處理、開發以及利用，從而提高檔案信息管理的覆蓋率和效率，充分發揮教研檔案管理工作應有的服務功能，實現教研文檔一體化管理。同時，高校教研管理部門應轉變以往靜止的、僵化的信息存儲方式，減少紙質文檔儲存，加速實現教研檔案信息資源共享，保證教研檔案材料及其信息的真實性、有效性，方便用戶查詢和使用。

2.2完善教研檔案管理制度

高校應在《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等相關法律體系的指導下，進一步加強和完善相關教研檔案管理制度，包括指導制度、監督制度、考核制度、服務制度以及獎懲制度等，及時全面的更新教研檔案信息，使高校教研檔案為教育教學研究工作的開展提供切實幫助。同時，加強與二級學院之間的聯系和互動，督促二級學院做好教研檔案管理工作，方便教師查閱，使教研檔案切實為一線教師的教育教學工作服務。其次，在教研檔案信息化的前提下，開發建立一套自上而下的教研檔案信息的檢索、開發和利用系統，使二級學院相關人員具有檢索和提取相關教研檔案的權限，使用者能夠方便快捷地提取相關資料，提高高校教研檔案的利用效率，使高校教研檔案真正起到為教育教學研究服務的作用。

2.3加強教研檔案管理人員培訓

檔案管理人員是高校教研檔案管理的重要組成部分，檔案管理人才素質的高低、業務的熟練程度和檔案管理工作水平息息相關。提高教研檔案人員的業務能力和職業素養已成為每個高校檔案管理工作中十分重要的一部分。要做到這一點，高校一是要加強教研檔案管理人員培訓，尤其是二級學院教研檔案管理人員的培訓，明確檔案管理工作者的職責，樹立其對本職工作認真負責的態度，切實做到愛崗敬業、堅持操守、按章辦事。二是要加強檔案管理相關的知識和信息技術培訓，為檔案管理人員自我提升搭建平臺，盡量滿足他們的發展需求，提高教研檔案管理人員的穩定性。高?？啥ㄆ诮M織相關培訓研究工作，請優秀檔案管理人才到校進行座談，更新教研檔案管理工作人員的理論知識體系和專業技能結構，鼓勵他們利用工作之余自我學習和提升，適當提高他們的福利待遇，激發工作熱情。

總之，高校教研檔案能夠為高校教師教育教學研究提供最有價值的資料，為高校教師提高教育教學水平，深化教學改革提供重要的支持和幫助，為教學管理人員掌握教育教學改革歷史和發展方向提供數據支持，為高校教學評估、以評促建提供重要參考。因此，我們必須正視高校教研檔案管理中存在的問題，結合學校檔案管理工作實際，不斷優化教研檔案管理模式，提高教研檔案管理工作水平，促進高?？沙掷m發展。

基金項目：本文系河南省檔案局科技項目計劃立項課題：審核評估形勢下高校教研檔案工作的現狀與對策研究，研究成果，編號：2016-R-16。

參考文獻

[1] 常曉忠.高校檔案管理模式創新的路徑探析[J].企業導報，2015（23）：22-23.

[2] 王翀.基于信息化角度看高校教學檔案管理方式的轉型[J].蘭臺世界，2015（12）：88-89.

[3] 姜麗.抓住評估機遇推進高校檔案工作[J].工作指導，2016（04）：131.

[4] 宋永和.如何加強高校教學教研的檔案管理[J].科技情報開發與經濟，2007（17）：249.