醫療機構倉儲管理系統信息化平臺應用初步研究

林俊杰+聶曉絢+章懌+馬慶+王俊+高瑜+張喆+陸韜宏

摘 要 本研究以上海市血液中心倉儲管理為研究模型，建立適用于醫療機構（包括采供血機構）倉儲管理的系統信息化平臺，從申購、購入、確認、入庫、標識、貯存、監控、發放（或退貨）到使用整條流程線的信息化管理進行闡述，對醫療機構的倉儲管理情況進行有效控制并跟蹤倉儲業務的物流和成本管理全過程，實現了較完善的倉儲信息化管理。

關鍵詞 倉儲管理 信息化管理平臺 應用

中圖分類號：R197.324 文獻標志碼：A 文章編號：1006-1533（2016）12-0022-03

Preliminary study on the application of the information platform of warehouse management system in medical and health institutions

LIN Junjie， NIE Xiaoxuan， ZHANG Yi， MA Qing， WANG Jun， GAO Yu， ZHANG Zhe， LU Taohong

（ Shanghai Blood Center， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT This study elaborates that taking the warehouse management of Shanghai Blood Center as the research model， the suitable platform of warehouse management system（WMS）in medical and health institutions is established to manage the information from application， purchase， confirmation， warehousing， indication， storage， monitoring， distribution（or return）to the whole process line. This WMS effectively controls the warehouse management in medical and health institutions and tracks the whole process of warehousing business and cost management so as to realize more perfect storage information management.

KEY WORDS warehouse management； information management platform； application

為適應市場需求和競爭，醫療機構（包括采、供血機構）的各項管理越來越離不開信息化的支撐。物料管理信息化可以極大地提高管理效率，為物料管理實踐開辟新的領域[1]。倉庫是儲存物資的場所，是物流活動的中轉站，是調節物流的中心。倉儲管理系統（ware house management system，WMS）是一個實時計算機軟件系統，它能夠按照運作的業務規則和運算法則，對信息、資源、行為、存貨和分銷運作進行更完美地管理，使其最大化滿足有效產出和精確性要求。作為國外物流行業企業運用較廣的一種倉儲管理技術，正日益受到我國眾多物流倉儲企業的青睞和重視。

目前我國大多數醫療機構（包括采供血機構）仍然依靠人工倉儲進行管理，經常會出現如物料無法及時供應、物料未能先進先出（即指根據先入庫先發出的原則，對于發出的存貨以先入庫存貨的單價計算發出存貨成本的方法）而出現諸如過期報廢、供應商資質不全被誤用等問題?，F有的手工對賬模式和以人為主的倉儲管理不僅容易導致主觀偏差，還缺乏系統性和驗證監控模式。如何高效管理倉庫、利用倉庫，如何使倉儲作業規范，成為醫療機構（包括采供血機構）急需解決的問題。本研究以上海市血液中心倉儲管理為研究模型，擬建立一套醫療機構（包括采供血機構）可通用的倉儲管理系統信息化平臺，供參考和借鑒。

1 國內、外倉儲管理研究現狀

WMS是現代企業進行物料管理和處理的業務系統，它可以實現本地一個或者多個倉庫的精細化管理，也可以實現制造企業、物流倉儲企業、連鎖業等在大范圍內異地多點倉庫的管理。20世紀50、60年代是WMS發展的初級階段，國外眾多學者開始嘗試綜合應用管理科學、工程數學系統分析的方法進行工廠設計。20世紀70年代以來，專業WMS在美國面世，標志著WMS進入快速發展階段[2]。20世紀90年代以來，通過信息技術在企業中的運用，可以使企業的生產計劃與市場銷售的信息充分共享，計劃、采購、生產和銷售等各部門之間也可以更好地進行協作。1990年開始，美國醫療信息與管理系統學會每年開展一次醫療機構信息化建設調查問卷，2011年的調查內容主要包括信息化優先工作、信息化預算、信息化發展障礙、信息化治理、信息化安全、信息化對醫護的影響、資金投入、信息共享交換和人力資源等9個方面、37個問題[3]。

我國WMS研究在起步上較晚，技術上相對落后。1982年，美國物流專家Richard Muther來華講授系統布置設計、物料搬運設計、系統化工業設計規劃，國內將其3本著作進行了翻譯出版，可稱之為我國現代WMS發展的開端。2002年，衛生部信息化工作領導小組辦公室對國內6 921家醫院進行了調查，其中2 179家建立了醫院信息系統。該項調查僅為了解全國醫院信息化建設的基本情況，數據項較少[4]。2006年，中國醫院協會信息管理專業委員會開展的醫院年度調查，主要對信息化有關問題、技術應用、硬件設施、系統建設、信息安全、資金投入、規劃發展等相關內容進行調查[5]。研究結果從側面和局部反應了醫院信息化建設現狀，但對醫院信息化水平的評價功能作用有限，并且沒有形成一套有效的評價指標體系。

目前我國倉儲管理技術基礎相對落后，特別在醫療衛生機構的后勤倉儲管理方面，因此設計和使用可通用于醫療機構（包括采供血機構）的倉儲管理系統信息化平臺有著重要意義。

2 WMS倉儲平臺的研發及應用

2.1 WMS研發平臺

通過Microsoft SQL Server數據庫技術，在運行維護平臺上研發、設計WMS。

2.2 合格供方和物料清單管理

在WMS建立合格供方檔案，包括供方的名稱、資質情況及有效期、資質評審狀態、評審結論等信息。

2.3 入庫登記、查詢、質量抽檢、放行及盤庫

2.3.1 入庫登記和查詢

根據不同物料類別，在WMS建立完成倉儲地址設定，包括即將入庫的物料名稱、規格、數量、批號、有效期、入庫日期和供應商信息，完成物料入庫工作，并把物料標為待檢狀態。

2.3.2 質量抽檢、放行和盤庫

已采購物料需要經過質量部門的質量抽檢。該批物料經檢驗合格并經質量部門放行，WMS將該批物料計入庫存總量中，并提示可以向業務科室正常發放。該批物料如經檢驗不合格，WMS會顯示阻止該批次物料的發放。倉儲管理員可以利用WMS的盤庫功能，通過與倉儲內實物核對，實現系統與實物的校對，保持賬面與實物相一致。如果發現實物數量與系統顯示不一致，可及時查清原因。

2.4 物料報廢及退貨

2.4.1 物料報廢

對于在一定比例內的物料報損，業務科室經批準審核后，負責在WMS內填寫各種報損原因，計入物料消耗。

2.4.2 退貨

對于超出一定比例（3‰）的物料報損或其他原因（細菌污染等）需要做退貨處理的情況，通過WMS退貨至廠商，完成物料的退貨流程，數量直接在后勤倉儲內減去。

2.5 物料申購、備貨出庫和接收

業務科室根據實際工作需要，至少提前3個工作日通過WMS提交申請單，明確所需物料的名稱、數量及需要配送的日期。通過打印相關申請單，方便倉儲管理員統計物料需求并做好備貨出庫工作的申購及發放流程。

總務科室接到各業務科室物料采購申請后，在WMS中建立申請單，通過審核傳遞相關信息給倉儲管理員準備物料。建立申請單的過程中，可根據物料所在倉儲地址，進行申請單拆分。

倉儲管理員需要對業務科室所提交申購單中的物料名稱、規格和數量進行確認，通過WMS引用對應申請單形成物料出庫單。倉儲管理員也可根據庫存情況對出庫單內物料的數量進行修改，倉儲實際發貨數量及業務科室實際接受數量以確認后的出庫單為準。倉儲內物料的發放在WMS內遵循“先進先出”原則，進一步確保物料有效期的監控。

當天出庫物料通過WMS打印出庫單，業務科室需要在當天對出庫單和實物進行核對并在WMS內予以確認接收。接收確認完成后，WMS將對應數量的物料從后勤倉儲內移除，計入業務科室庫存內。

2.6 小結

WMS系統目前已運用到上海市血液中心，運行狀況良好，主要體現在以下幾方面。

2.6.1 提升倉儲管理效率

自定義預警提示項目提高了人員管理效率，減少了信息滯后帶來的法律風險；多種業務類別和靈活查詢方式的查詢報表則提高了日常事務處理效率。

2.6.2 清晰了解物料信息

完善的物料信息檔案可供管理人員及時了解物料信息及構成情況，同時便于查詢。當合格供方的資質有效期即將過期前（可以設置為提前一定時間提醒），WMS會及時予以提醒。當合格供方的資質有異常情況時，如資質有效期已過期，則WMS不允許由該供應商提供的產品入庫，直到確保供應商的相關資質符合國家法律、法規要求。在WMS建立物料清單，對物料予以分類管理。清單的建立包括物料分類、名稱、規格、有效狀況及使用情況等。

2.6.3 降低庫存成本及庫存控制不當

庫容設計和預測模塊的加入，既可合理設計倉庫大小，減低庫存成本，又可有效防止最低庫存量控制不當導致的物料庫存失控狀況發生。通過WMS設定物料信息，可提前一定時間提醒采購員及倉儲管理員，確保物料在有效期內進行使用，防止過期物料的非法使用。

1）最低庫存預警設置

設定最低庫存數量，WMS可以對當前庫存進行監控。當相關物料在倉儲內當前合格數量低于設定的最低庫存量時，系統將發出采購提示，提醒采購員及時補貨。

2）資質過期提示設置

通過WMS設定相關供應商信息，可以提前一定時間提醒采購員向供應商索要新資質，確保供應商的相關資質符合國家法律、法規要求。

3）有效期預警設置

通過WMS設定物料信息，特別是關鍵物料的失效日期?？梢蕴崆耙欢〞r間提醒采購員及倉儲管理員，確保物料在有效期內使用，防止過期物料的非法使用。

2.6.4 規范業務流程，提高管理水平

WMS的應用在庫存管理、采購管理、物流管理等過程中，加強了信息化應用，保持了信息溝通渠道的暢通，降低了因信息傳遞失誤而導致的物料供應鏈不順和物料質量降低等問題。

3 討論

WMS高效地運用了信息化平臺，實現了有效實時管理，其最大優勢在于增強員工與員工、員工與機器、員工與管理者之間的溝通質量。通過WMS設定相關供應商信息，特別是相關重要資質的失效日期，可以提前一定時間提醒管理相關人員，確保供應商的相關資質符合國家法律、法規的要求。從申購、購入、確認、入庫、標識、貯存、監控、發放（或退貨）到使用，整條流程線的信息化管理可以為倉儲管理提供有效保障，確保關鍵物料的充足、安全，為業務工作提供安全和先進的后勤服務[1，7]。但在實際應用時，部分不確定因素還需在WMS中設定相關的規則和路徑，包括物料的計量單位、物料入庫的批次定義、倉儲庫存數量與業務科室庫存數量的統一、信息流出庫實物流在配送途中的歸屬界定等。

WMS涉及物料的申購、采購、入庫、質量抽檢、庫存盤點、出庫發放、使用和統計匯總等環節，需要通過現代化管理方式，對物料進行科學有效地管理，充分利用各種資源，發揮資金效用，以提高工作效率和管理水平。自定義預警提示項目提升了人員管理水平，減少了信息滯后帶來的法律風險。該系統實施前，每年需要花費大量人力核對供應商資質原件、各種證書有效期時間等信息。如出現證書即將過期等情況，會造成貨物供應不上或使用過期貨物；系統實施后，只需要定期進行日常數據維護及記錄更新信息，從未發生過由于信息滯后導致的工作差錯。

實現倉儲的全面信息化管理有利于人、財、物三方面合理配置，有利于提升倉儲管理效率和管理質量，有利于質量體系的進一步完善，更有利于后勤現代化管理[6]。WMS涉及了所有業務科室的物料管理，部分物料交接流程較為繁瑣，需要后勤與各個業務部門在WMS使用期間能夠不斷完善細節及提高系統操作性和實用性，真正使信息系統服務于倉儲日常管理工作，有效提高倉儲管理效率。

本研究以上海市血液中心倉儲管理為研究模型，對倉儲管理系統信息化平臺進行有效控制、跟蹤倉儲業務的物流和實現成本管理全過程，實現了較完善的倉儲信息化管理。同時對管理系統的有效性和適用性進行了驗證，在醫療機構（包括采供血機構）倉儲管理中具有一定的通用性。

參考文獻

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[7] 王麗芳. 淺談血站關鍵物料質量管理對于安全輸血的重要性[J]. 中國實用醫藥， 2011， 6（34）： 254-255.