微信在職業院校檔案信息利用服務中的探析

摘 要：探討微信應用職業院校檔案信息服務的可行性，分析職業院校檔案服務利用現狀及信息化過程中的瓶頸，設計職業院校檔案信息服務工作微信公眾平臺方案和介紹推廣服務工作，從而提升新時代職業院校檔案利用服務的能力。

關鍵字：微信；職業院校檔案；信息利用服務；功能設計

隨著互聯網和移動通信技術更加深入大眾生活，以及作為主要移動終端智能手機的普及和低門檻使用，以微信為代表的IM（即時通訊）軟件得到了很好的發展和應用。雖然高校檔案引進了信息化的管理和利用手段，但目前“重藏輕用”現象在各個高校檔案工作中還是存在1，職業院校中尤為突出。因此，以時下用戶量龐大的微信為平臺，提升檔案信息利用，為廣大師生提供更為便捷、準確、即時的信息服務，實現職業院校檔案自身形象提升和業務的拓展，更好的推進新時代下職業院校檔案的信息利用服務工作。

1 微信在職業院校檔案信息服務利用的可行性分析

1.1 微信使用群體的調查

在移動互聯網蓬勃發展的今天，有兩樣東西功不可沒：硬件方面無疑是智能手機的更新換代和技術的不斷提升；軟件方面則是手機APP軟件的火爆發展，這其中占據用戶量最大的手機APP當屬“微信”。

近年來，由于國產企業的有力競爭，技術日趨完善，智能手機的價格非常親民。微信 （WeChat） 是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個為智能終端提供即時通訊服務的免費應用程序，微信支持跨通信運營商、跨操作系統平臺通過網絡快速發送免費（需消耗少量網絡流量）語音短信、視頻、圖片和文字，同時，也可以使用通過共享流媒體內容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”、“漂流瓶”、“朋友圈”、”公眾平臺“、”語音記事本“等服務插件。截止到2015年第一季度，微信已經覆蓋中國 90% 以上的智能手機，月活躍用戶達到 5.49 億，用戶覆蓋 200 多個國家、超過 20 種語言2。

以武漢職業技術學院為例，目前在校師生有24000人左右，經過走訪調查，智能手機的普及已經達到98%，微信智能手機端安裝率幾乎達到100%。微信已經成為師生生活和學習中不可忽缺的工具，正如微信廣告詞所說：微信是一種生活方式。

職業院校檔案信息服務工作主要的對象是在校師生和往屆畢業生，而根據以上的數據不難看出，微信作為一個信息服務的平臺有其得天獨厚的的優勢。

1.2 微信應用于職業院校檔案信息服務中的優勢介紹

首先，微信的便利性?；谖⑿攀且豢罴磿r通訊軟件，擁有在線文字溝通、語音對話、視頻通話、圖片發送、視頻發送等功能，有問題可以直接在線咨詢及時獲得信息。這不同于以往的郵件方式，來回很久才能得到答案也或許會石沉大海、永無消息，如此這般很難為檔案利用者提供有效便捷的服務。更為重要的是微信節約了往返學校檔案部門的時間和精力，尤其是那些常駐外地的往屆畢業生，只需要通過掌上智能手機便可輕松獲得信息，同時也使檔案工作的效率大大提升，服務更加人性化。

其次，微信的經濟性，微信是完全免費的。任何一個職業院校，出資建立檔案在線服務平臺都會花費不菲，且困難較多。微信卻不需要花費任何費用就可以成為一個良好的檔案工作服務平臺。

最后，微信的實時互動性。作為一款用戶量比較大的手機端軟件，微信最大的優點就是實時互動。利用微信公眾平臺為用戶提供獲取信息的平臺的同時還能實現“即發即送，即送即達”的優勢，檔案部門可以高效及時的反饋相關信息，大大改善檔案利用服務反饋滯后的現象3。

2 職業院校目前檔案服務現狀以及檔案信息化瓶頸

2.1 職業院校檔案服務利用現狀

就目前來說，很多高校檔案利用服務效率不高，沒有完全開發檔案工作傳承文化的潛在價值，尤其作為職業院校而言，檔案工作或許不被重視甚至輕視，認為檔案工作可有可無。眾所周知，檔案工作是 “功在當代，利在千秋”的重要事業，是記錄學校發展、文化傳承的重要工具。就利用方面來講，檔案是廣大師生的信息庫。在學校中使用檔案最多的應該是在校教職工、在校學生、畢業學生等，但往往卻出現這樣的尷尬：需要檔案服務的時候要四處打聽，檔案室在哪里？不需要的時候，很多學生從進學校到畢業離校都沒聽說過檔案部門。這應該是檔案工作的遺憾之處。

2.2 職業院校檔案信息化過程中的瓶頸

進入新世紀，各行各業以及單位各部門都進行了信息化的建設，武漢職業技術學院檔案館也建立了自己的網站。就目前作為PC端單頁網站的功能，不能很好的滿足用戶對檔案服務的需求，平常網站的瀏覽量也非常少，幾乎沒有人去網站查閱資料獲得相關信息服務。這種情況，或許是因為時代發展的迅猛，我們的檔案信息化工作過于簡單已經不能適應目前的新形勢，所以必須轉變服務理念，利用新的技術和平臺才能更好的為廣大師生服務。

3 微信在職業院校檔案信息利用中的設計和推廣

微信有三種類型的賬號，他們分別是：服務號、訂閱號和企業號?；诒疚囊陨系姆治龊吐殬I院校的實際情況，以微信為基礎的職業院校檔案公眾平臺可以使用服務號。結合微信的相關功能，該公眾平臺設計可以如下圖所示：

擁有公眾賬號平臺，要讓廣大師生關注本公眾賬號并求關注，可以從以下幾個方面進行宣傳和推廣：

3.1 二維碼技術以及“掃一掃”

二維碼技術已經深入的生活的各個角落，在電視，網絡，產品及包裝盒上隨處可見。微信二維碼結合微信掃一掃功能，能夠很好的推廣檔案公眾平臺，可以將開通的職業院校檔案微信生產二維碼張貼在學校各個教室、走廊、寢室內，快速添加關注和增加人氣。

3.2 基于微信LBS（地理位置信息服務系統）和將微信鏈接至PC端檔案網頁的推廣

微信可以利用自身的LBS系統添加附近好友，向有關人群推送一些有趣、生動的文字、圖片、視頻等內容，提供用戶的關注度4；再者將微信相關功能關聯至PC端檔案網站，提高網站利用率，使PC端網頁和微信公眾賬號相輔相成，共同為職業院校檔案利用服務提供能量。

4 結語

總之，用戶量的巨大、平臺更新的及時等優點意味著微信在職業院校檔案服務利用中蘊含巨大潛力，有著更為廣闊的應用前景。但值得注意的是，檔案工作的特殊性以及隱私性要求微信在應用過程中要注意自身安全的保護，遵守《檔案法》關于保密的要求，加強安全隱患意識。最后，微信應用還在發展階段，需要檔案人員加強學習，提升業務能力，轉變服務理念，更好的為職業院校檔案服務利用工作不斷努力。

參考文獻

[1]賀冰化，呂建輝，基于微信的高校檔案信息服務探析，科技情報開發與經濟 2015年第23期。

[2]百度百科微信http：//baike.baidu.com/link？url=7uestB2XsXyoBm4BkKijoDht8DWCI0_JV_cVXj8eL0mD3F8psZGk1lx6H5FL8vBPrNfyRBy00R9ehsDzZLm0o-l7hNk4HGXyIIjgxAUpyu3

[3]劉子俠， 微信在高校檔案利用服務中的應用探析 山西檔案 1005-9652（2015）05-0112-04

[4]尚珊 郎惠彬， 論微信在檔案信息服務中的應用 學術探討 15頁-17頁

作者簡介

郭玥杝，武漢職業技術學院，本科。endprint