淺談檔案信息化建設的意義及重要性

王玲玲

信息化是當今時代的發展趨勢，人類正在向著信息化時代過渡，信息化無形產業將成為關鍵的重要資源，信息時代的若干發展趨勢已經成為不可逆轉的歷史潮流而改變著當今世界的面貌和格局。隨時信息化時代的到來，我國各項事業都已向信息化方向加速發展，為適應國家信息化建設和檔案事業的發展需求，加強檔案信息化發展至關重要，檔案信息化建設將是今后一段時期內檔案事業的發展方向。

1 檔案信息化建設的現狀

我國傳統檔案管理中，長期的、固有的紙質、實物檔案管理模式已形成，雖然檔案信息化、數字化建設日漸引起各單位、各部門的重視，但檔案信息化建設當前受各種因素的制約發展速度仍然較慢，較不成熟，具體體現在以下幾點：

（一）重視程度不夠

檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和子孫留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富。通過多次檔案學習培訓班的交流，了解到現在大多數單位的檔案管理員仍是兼職崗位，每天被大量的繁雜工作纏身，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案管理只是把收集的資料保存好即可，偏重于“收”的過程，從而忽視了“用”的目的。檔案信息化建設的另一個原因是需要前期投入資金，資金短缺是制約檔案信息化建設長遠發展是一個重要的因素，尤其是檔案信息化建設是一個高投資、見效遲緩和長周期的系統性工程，不是一個時間段就能建立和完成的，多種因素的制約，導致檔案信息化工作發展較慢。

（二）信息化、數字化標準不統一

當前促進全文數據庫和多媒體數據庫建設對檔案信息化建設來說及其重要，應該構建一個統一的文檔集成文件綜合管理系統，沒有統一的標準，檔案信息管理難以全面推廣。檔案信息化建設水平參差不齊、無法統一形式，共享較差，不能適應新的檔案信息資源的共享。

（三）缺乏復合型人才，缺乏檔案信息化建設相關知識

在基層單位，存在檔案專業知識豐富的檔案管理員，也存在很多年輕人懂得計算機知識，也能夠很快的熟練使用檔案管理軟件，但在檔案部門缺少既熟悉檔案業務工作又懂得使用計算機操作的管理員，而且檔案部門普遍待遇不高，存在優秀人才流失的風險，導致檔案管理崗位年齡偏大職工較多，長期整理冗長繁瑣的檔案資料，對檔案工作缺乏工作激情，工作效率低。

2 對做好檔案信息化建設的幾點思考

（一）針對性培訓，層層培訓，以小范圍帶動大范圍

檔案信息化建設逐步發展后，各單位應該更加重視檔案管理員的工作崗位，加大對檔案管理員的培訓力度，進一步加強學習，多安排參加一些專業性強、針對性強、實用性強的檔案培訓班。把專業扎實、有干勁、有激情，樂于接受新知識，專注于檔案研究的人員調整檔案信息化建設的位置，多為檔案管理人員提供交流培訓和學習的機會，擴大檔案管理員視野，創新工作思維，爭取將檔案信息化建設做得更好更出色。

（二）整合資源，擇優選擇

檔案信息化工作量較大，作為檔案的管理者和檔案價值的鑒定者，也不能毫無選擇的將所有需要歸檔的資料都進行數字化管理。我們應該根據一定的原則和統一的標準，確定哪些檔案原件可以數字化，哪些原件不需要數字化，哪些資料可以優先數字化，比如“利用價值高、重復利用次數多、珍貴檔案、重點檔案、特色檔案”進行優先數字化。例如文書檔案，文書檔案作為一個單位或者一個部門最簡單、最直接記錄工作內容和工作進展的文字材料，作為檔案管理員可以根據文書檔案的保管期限或者文書檔案的發文機關來衡量哪些檔案優先數據化，對于重要的文書檔案進行優先數字化尤其必要。

（三）建立有效的檔案信息安全保障體系

檔案信息化建設有一定優勢的同時也存在一定的風險，在保管、傳遞、利用的過程中避免不了出現信息安全的隱患，當前通過網絡傳播信息保密性較差，因為當今時代信息傳播途徑多、載體豐富，傳播速度極快，這就導致檔案信息化建設也存在安全隱患。所以安全保障體系是檔案信息化建設的前提，只有在一個安全的信息環境中，檔案才能最大化的發揮自身價值。同時，電子檔案雖然存儲方便，但是如果存儲載體出現問題，那么有可能導致電腦、硬盤、光盤等載體中存儲的檔案全部消失，這對于檔案管理者來說是極大的錯誤。所以，在檔案信息化建設中，應該注重電子檔案的多處備份保存，以防因為單一存儲而導致重要資料或檔案資源的丟失。

3 做好檔案信息化的重要性

（一）檔案管理不再耗費人力、物力。

檔案管理員手工收集、整編、管理著檔案資料，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化，數據只需一次錄入并可以多次使用，內部數據可以進行多個部門共享，將人力從繁重的紙質檔案整理中解脫出來，將檔案的價值發揮到最大化。檔案建設不僅僅是收集、保管、使用的過程，如何將檔案價值最大化，如何增加檔案資源的利用率才是至關重要的。將管理員從繁雜的工作中解脫出來，從而將工作重心轉移至如何發揮檔案價值最大化上來。

（二）電子檔案更易存儲

檔案一般存儲時間是幾年或者幾十年甚至是永久保存，但傳統的紙質檔案長期存儲，避免不了受腐蝕、潮氣和自然災害的破壞，并且占用空間較大，通過長期的查詢借閱，對傳統的紙質檔案的損害較大。但利用信息化手段管理檔案，避免了因環境等因素影響檔案存儲的問題，這為檔案信息化管理提供了很大的空間。

（三）檢索查詢方便

隨著檔案資料越來越多，檔案信息資源越來越龐大，針對傳統紙質檔案，在檢索查詢時費時費力，工作量大，工作效率低。但建設檔案信息化后，建立電子檔案目錄時，例如文書檔案，可直接將檔案正文鏈接至文件目錄，檢索重要文字時，可直接還原至正文內容。大大提高了檔案檢索查詢的時間。

（四）開放性和易用性

傳統方式下，檔案的開放范圍比較狹窄，易用性較低，任何文件保管的最終目的都是為了發揮其最大價值，得到利用，通過信息化手段存儲檔案，需要查詢使用檔案的人無需親自到檔案室查詢檔案，通過網絡傳輸，即可得到自己所需的檔案資料，既節省了使用者等待的時間，也節省了檔案管理員查找的時間，大大的提高了檔案的利用率，同時也提高了檔案部門和使用部門的工作效率。

（五）有一定的靈活性和可擴充性

電子檔案載體形式多樣，載體豐富，磁帶、磁盤、光盤均可作為存儲檔案的載體，打破了紙文件的傳統形式。與紙質文件做比較，電子文件容量大，體積小，可以大大節省存儲空間，存儲和使用更加靈活。文件存儲的目的是使檔案使用價值最大化，如果在傳統的紙質文件中添加內容，則需要更改文件目錄、內容、頁碼等許多內容，但如果是電子文件，則存儲方式更加靈活，更容易擴充文件信息。

路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。檔案信息化建設是一項長期而又艱巨的戰略任務，也是當前信息時代發展的必然趨勢，檔案信息化建設是一個復雜的系統工程，檔案信息化標準規范的建設應該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關方針政策；符合國情并適合國家和不同地區之間的標準銜接；嚴格采用國際標準；具有綜合性和可操作性；具有導向性數字檔案館建設。檔案信息化建設的本質是信息記錄載體轉換，形式轉換。所以，不管檔案的信息化建設，或傳統檔案建設，要真正做到認識到位、組織到位、措施到位。以信息化建設帶動檔案工作的規范化。促進檔案工作水平的進一步提高。

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