事業單位檔案管理中存在的問題及處理措施

摘 要：檔案管理是檔案室（館）對檔案信息及實體進行歸納、管理，并提供相應服務工作的總稱。檔案管理包含收集、整理、存檔、鑒定、統計、運用六個組成部分。事業單位的檔案管理是我國檔案管理的重要組成部分，隨著社會的發展，檔案管理日趨現代化，但是仍存在很多問題。本文深入分析事業單位檔案管理中存在的問題，并以此為根據提出相應的處理措施。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；措施

檔案資料是一個國家的信息基礎，科學的檔案管理對整個國家和社會的發展具有重要意義，能夠最大程度的提高國家和單位經濟文化水平[1]。事業單位的檔案管理是一個國家檔案管理的基礎。隨著社會的發展事業單位檔案管理日趨現代化，但是不得不承認檔案管理作為一項復雜的工作，在實際操作和運行中仍存在很多問題，這些問題嚴重阻礙著事業單位的進一步發展，因此實施科學的檔案管理措施勢在必行。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1、對檔案管理工作認識不清

雖然隨著社會的進步，人們已經日益意識到檔案管理的重要性，但是對于檔案管理工作認識不足，將檔案管理局限于對資料的整理和存放。缺乏對檔案的系統管理，沒有建立明確的檔案管理規則，也沒有明確的檔案管理制度。這使得事業單位的檔案管理存在著很大的漏洞，一些檔案資料借出后，沒有及時進行記錄，從而檔案丟失。

2、檔案管理人員的素質水平較低

首先檔案管理人員的自身素質水平較低，缺乏責任心。一些檔案管理人員，雖在其位，不謀其業，工作態度極不認真。在我國事業單位的社會地位較高，這使得事業單位的工作人員往往有較強的優越感，這些工作人員以事業單位為“鐵飯碗[2]”，在工作中缺乏積極性，工作效率普遍較低，對檔案收集和管理及相關問題的處理極不及時。

其次，現階段我國從事檔案管理工作的工作人員往往不具備相應的專業知識，，專業能力水平很低，這一本質原因決定了事業單位的檔案缺乏科學的管理，由于專業知識的不足，不能發現檔案管理中存在的問題，也缺乏對專業問題的處理能力。

3、檔案的交接問題嚴重

任何一個工作人員都不可能長期處于自己的崗位上，這就帶來了相關的檔案交接問題?，F階段事業單位的檔案管理交接不合理，檔案管理人員一旦缺崗、換崗、死亡，緊接著就會使很多檔案被廢棄或丟失，新的管理人員往往對以往的檔案管理掌握不全面或很少掌握，對于需要調出的檔案往往不知道存放在哪里，從而失去了檔案管理的應有價值。

4、檔案管理思想陳舊，缺乏現代化的管理方式

隨著檔案管理的現代化，很多領域都在檔案管理中應用了現代化科技手段，但是不否認仍有很多部門使用著傳統的檔案管理方式。事業單位的檔案資料繁雜，且利用率較低，檔案管理思想守舊，很多事業單位都仍然沿用傳統的紙質檔案收集、管理、歸檔的方式。這一現狀導致事業單位中的檔案管理往往耗費了大量的人力、物力、財力，成效卻很低，對檔案管理缺乏系統的管理，在需要相關檔案時，調取往往要耗費很多時日[3]。

5、檔案管理設施不齊全

檔案管理設施包含硬件設施和軟件設施兩個方面，硬件方面缺乏對檔案的保護設施，如一些事業單位的檔案室十分封閉、干燥，不通風，也沒有相關人員值班管理，一旦發生火災、水災等各種破壞性的災害，所有檔案資料也將被損毀。軟件設施在于檔案管理沒有做好檔案的備案工作，一旦檔案丟失就將永久丟失。

2 優化事業單位檔案管理的對策

1、提高對檔案管理的重視

事業單位提高對檔案管理的重視水平是優化事業單位檔案管理的關鍵。事業單位只有切實認識到檔案管理的重要地位和作用才能，才能加大對檔案管理的投入力度。國家和事業單位可以通過制定相應檔案管理條例的方式來推進檔案管理，讓管理人員充分認清檔案管理的同時，加大對其重視力度。

2、提高檔案管理人員的綜合素質水平

提高檔案管理人員的綜合素質水平。首先事業單位必須提升檔案管理人員的專業水平，這要求事業單位在招聘時根據崗位來選擇聘入對象。此外知識在不斷更新，檔案管理方式也在不斷進步，事業單位應該定期組織檔案管理人員學習新的檔案管理理念和方法。另外必須轉變事業單位檔案管理人員的思想觀念，他們的優越感是社會賦予的，必須切實為社會發展做出貢獻，定期對檔案管理人員進行崗位培訓和思想教育。

3、實現檔案的現代化管理

檔案管理十分繁雜，浪費人力、物力、財力，必須運用現代化的管理方式，利用現代化手段對檔案進行管理，運用計算機對檔案資料進行收集、整理、歸檔，建立數字化的檔案管理數據庫。這種方式極大的避免的檔案的丟失，同時方便管理和交接，不會出現因為交接不當而導致檔案資料的流失。

4、完善檔案管理的軟硬件設施

硬件方面，事業單位必須建立現代化的檔案管理室，購進先進的檔案管理設備，同時注意做好檔案室的管理和維護。軟件方面，事業單位應該購進現代化的檔案管理軟件對檔案進行管理。

5、做好紙質檔案的管理

當然并不是所有的檔案都適用于現代化的管理方式可以轉化為電子檔案，紙質檔案在事業單位中不可缺少，但是紙質檔案一旦保護不當就會永久消失，因此必須加大對紙質檔案的保護力度。定期對紙質檔案進行查看。同時為了防止人員缺崗對檔案管理造成的破壞，在安排人員對檔案進行管理時，要保持“多個蘿卜一個坑”也就是安排多個人員對一種檔案進行管理。

6、提高檔案利用率

長期以來，事業單位的檔案利用水平都很低，檔案生成后往往被“束之高閣”不再利用，事業單位應該定期組織查閱檔案，學習前人的經驗教訓。

3 總結

科學的檔案管理對于事業單位的發展具有重要意義?，F階段我國事業單位的檔案管理存在著很多問題，檔案利用率極低，嚴重阻礙著事業單位的經濟文化發展水平，因此利用現代化的檔案管理手段，采取有效的檔案管理措施，建立科學的檔案管理制度極其必要。

參考文獻

[1]趙暉.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].才智，2015（11）：56-56.

[2]孫西寒.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].才智，2015（18）：228-228.

[3]律繼生.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].黑龍江檔案，2015（1）.

作者簡介

張文艷（1972-），女，河南商丘人，本科，講師，研究方向：檔案管理。