新時期基層檔案管理工作的新途徑

李雅覃

摘 要：基層檔案管理是針對基層單位而言，在對檔案開展有關的管理工作的時候，要做到科學合理。檔案的有關管理工作包括收集檔案，對檔案的整理以及將檔案歸檔查找，還有對檔案的維護等等?；鶎訂挝辉诠芾頇n案的時候，管理工作不足，沒有強烈的管理意識，而且基層單位中缺少檔案管理的人才，沒有人才的依托，對檔案的管理就顯的能力不足。鑒于此，文章主要針對新時期基層檔案管理工作的新途徑進行了分析，以供參考。

關鍵詞：基層檔案管理；現狀；創新途徑

1 導言

隨著社會的發展進步，各行各業都處于改革創新的大潮中，檔案管理屬于單位內部管理工作中的重要組成部分，自然也應當與時俱進。要確?；鶎訖n案管理的有效性就應當進一步加強改革與創新，不斷提升基層檔案管理工作人員的專業水平，增強檔案管理工作的實效性，充分發揮出檔案資料的價值。

2 檔案管理工作創新的重要意義

2.1 社會的發展要求創新

創新一直以來都是促進人類社會不斷發展與文明進步的不竭動力，而創新也直接代表了一個社會是否處于積極發展的狀態。在檔案事業發展的過程中，過去的傳統檔案管理理念已不能滿足現代檔案管理工作的需求，只有通過創新才能夠促進檔案事業源源不斷地發展。

2.2 促進檔案管理事業發展

要加快基層檔案管理工作的健康發展，首先必須要從企業發展的角度出發，結合企業發展的實際情況，讓基層檔案管理工作的開展能夠與當前的企業發展形勢相符合，做到緊跟企業發展腳步，為檔案工作的持續發展打下基礎。

3 新時期基層檔案管理工作現狀

3.1 對檔案的重視程度不足

檔案工作不受重視是企業管理的一大誤區。一是企業認為發展實體經濟才是企業提檔增效的根本，而檔案工作對于促進生產力的發展，提高企業經濟效益的這一功能并不顯見，檔案工作得不到重視或是流于形式。二是檔案管理機構常下設于綜合辦公室，作為辦公室的一項基本職能，檔案管理工作往往置于主辦業務之后抽空完成，工作質量得不到保障。三是檔案管理制度不規范，不健全，亦或根本沒有制定相應的管理制度。

3.2 收集整理工作意識有待加強

由于基層檔案管理工作人員沒有或少有經過系統的專業檔案知識培訓，再加上各企業沒有制定與企業實際發展需要相適應的“三合一” 制度，造成很多文件未歸檔，歸錯檔，保管范圍涵蓋不精確，保管期限劃分混亂。很多企業檔案工作人員對檔案應定期交存歸檔意識不強，管理松散，隨意性很大。

3.3 硬件投入不足，環境設施落后

檔案軟硬件設施投入不足，檔案庫房與辦公區域沒有劃分，沒有配備符合要求的檔案存放裝具，對于檔案存量不大或是成立時間不長的企業，僅利用手動編目，暫時性的可以滿足日常檔案檢索利用，但隨著室藏檔案的逐年增加，這樣的“隨意性管理模式”不利于企業檔案管理工作的長遠發展。

3.4 檔案專業人才缺乏，隊伍不穩定

由于職數設置的限定，配備兼職檔案員是多數企事業機關單位普遍存在的現狀。兼職的檔案工作人員把大量的時間和精力都用在主辦業務上，加之缺乏系統的業務知識培訓，文件督辦交接不及時，收集不齊全，歸檔范圍保管期限表設計不合理，整理水平不符合要求等是檔案管理水平整體不高的重要原因。同時，由于檔案員多由辦公室新近人員接替，人員變動頻繁，加之對檔案管理工作的重要性意識不強，檔案管理整體水平無法得到保障。

4 基層檔案管理的創新途徑

4.1 加強檔案管理機制創新

改變過去的檔案管理機制，合理引入競爭機制，按照公平公正的原則對待每一名基層檔案管理人員。要結合檔案管理崗位的實際情況，選聘具有真材實料、能力出眾、敢于創新的管理人才，通過優勝劣汰的人員管理模式，讓有能力的員工得到更多的發展機會，讓基層檔案工作人員都能夠意識到，其工作能力與自身職業發展有著直接聯系；不斷強化檔案管理工作重要性，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，讓基層檔案管理工作充滿活力。除此之外，我們還應當積極構建一套全面完整的創新激勵機制，借助科學的分配方式、獎懲手段、晉升制度激發基層檔案員工的創新意識，同時把創造性思維能力作為員工年度考核的一項附加內容，把考核結果和員工的薪酬福利、職位待遇進行有機聯系，從而確?；鶎訖n案管理工作能夠實現良性發展。

4.2 檔案管理模式創新

目前，基層檔案管理工作逐漸由單一傳統模式向計算機技術和信息技術應用轉變，檔案管理軟件能高效對檔案進行檢索定位，通過計算機能直接調取數據信息及背景資料，檔案利用效率提升明顯。如何更好的推進計算機技術在基層檔案工作中的應用是提高檔案信息化管理水平的一項重要措施。事實上，計算機技術在檔案管理工作中具有十分廣闊的應用前景，例如，使用條形碼取代檔案號不僅能夠保證檔案材料的安全完整，也有助于后期的查閱和管理，還能夠有效提升借閱歸還速度。當前，大部分的檔案管理工作都可以借助于計算機來實現，檔案管理信息化建設也進入到了新的歷史時期，雖然在很大程度上促進了各單位各地區檔案信息的交流，但是我們應當認識到基層檔案管理的信息化水平還需要進一步提升，檔案管理模式還有待進一步創新和發展。

4.3 拓展檔案服務范圍與能力

據有關調查結果顯示，目前我國基層單位對檔案的管理方式任然停留在對文件的保存和提供借閱查詢階段，真正意義上實現基于檔案進行開發和利用的不多。越來越多的信息內容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無止境的“休眠”進程中，極不利于檔案管理工作長期發展以及價值生成。要改變這一現狀，首先，基層單位領導層和管理層要從根源上重視檔案管理各個環節，在現有檔案服務功能基礎之上，拓展與檔案服務相關的其他功能，如利用單位內部局域網對檔案信息內容進行檢索和利用的功能；或依托單位對外網站、其他網絡終端、多媒體平臺實現檔案的線上查詢和在線服務功能。此外，立于大數據環境下，通過對可開放信息的共享利用以及現有技術條件，將各相關企業既有的數字檔案或檔案業務統一部署在“云端”，利用虛擬技術來分配云端存儲空間，藉此展開“云服務”。此舉相對于傳統的檔案管理，不僅更有助于提升檔案管理業務的工作速率，還能有效縮減原有過程中所需的軟硬件設施投入經費；并將位于不同地區、擁有不同屬性的檔案管理機構的檔案信息進行徹底整合與共享，從而切實推進檔案信息一體化建設，形成檔案管理發展的大格局，進一步促進“一站式、全方位、立體化”單位檔案管理目標的實現。

參考文獻

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