電子文件與電子檔案原始性、真實性保護體系的建設探討

摘 要：原始性是檔案的基本屬性，正是由于這一屬性，檔案才能夠作為一項真憑實據用于歷史的見證中，同時其也擁有了一定法律效力。傳統的檔案在記錄過程中，采用紙質的形式，形式的原始性是對內容原始性進行表現的關鍵，然而，獨立性是電子檔案及內容形式的主要特點，其使用以及傳遞過程中，極易發生改變，其原始性和真實性下降的基礎上，法律效力也將喪失，在這種情況下，對積極加強電子文件與電子檔案原始性、真實性保護體系的建設進行探討具有重要意義。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；原始性；真實性；保護體系

近年來，辦公自動化成為社會經濟發展的過程中的一個重要特點，傳統的以紙質的形式應用的圖形、資料以及信息等都發生了轉變，在計算機這一媒介的基礎上，形成了電子文件和電子檔案。然而檔案在應用過程中，其法律效力是建立在真實性和原始性的基礎之上的，由于電子文件和電子檔案很容易在傳輸過程中被改變，在這種情況下，在對檔案進行應用的過程中，對其真實性以及原始性的保護至關重要，本文首先構建了相關保護體系，并有針對性的提出了保護體系的控制措施。

1 電子文件與電子檔案原始性、真實性保護體系

（一）電子文件運行層保護模式

構建電子文件運行層保護模式，應維護電子文件的原始性和真實性為基礎，本文在構建這一保護模式的過程中，以電子文件運行期生命周期表為中心。也就是說，從電子文件的產生之刻起，直到被相關部門接收，它自身就存在生命周期表，工作人員應當在電子文件的生命周期內，對產生的一切活動以及變化進行真實而詳細的記錄，直至該電子文件得到最終的審查后錄入數據庫為止。

工作人員工作中，應首先對一個全新的電子文件進行起草，此時的生命周期表是空白的，工作人員負責將電子文件的標題進行錄入，并明確自身所擁有的權限，將能夠代表自己權限的簽名以及密碼輸入，在得到系統驗證以后才能夠開展起草工作，系統會將電子文件的存盤時間進行記錄[1]。如果電子文件在一定狀況下需要進行修改，那么工作人員也應當首先進行權限的確認，當得到系統許可以后，該聲明周期表會自動將一個全新的草稿的復制件提供給工作人員，改稿工作需要在這一復制件當中完成。只有當周期表當中所記錄的時間同復制草稿文件存盤的時間是一致的，才能夠說明這一文件修改是合法的。

（二）電子檔案保管層保護模式

首先，電子檔案保管層運行中的工作目標。當電子檔案進入到了相關數據庫當中，保護體系運行中最主要的工作內容就是有效維護其真實性和原始性。因此，工作人員在工作中，應當保證電子檔案始終擁有較高的真實性和原始性，并能夠始終處于可理解、可利用的狀態之下。要想實現這一目標，工作人員不僅應當具備較高的專業素質，同時還應當能夠綜合利用先進的技術以及科學的管理模式。

其次，構建適當的電子檔案保管環境。在提升電子檔案保管效率和質量的過程中，一個適當的保管環境至關重要。這一環境通常指的是脫機存儲，而光盤以及u盤等是典型的載體。構建專門的信息文檔，應用于維護管理電子檔案當中。在維護和檢測電子檔案的過程中，如果操作中發生失誤，都會導致電子檔案發生損壞，嚴重者將導致無法彌補的結果[2]。當損失發生時，要想通過封存拷貝等方式對其進行修復，將加大電子檔案的保管成本。因此積極構建信息文檔，專門用于電子檔案的維護管理工作至關重要，它可以由硬件環境、歸檔前檢驗報告、卷號以及軟件平臺等多個內容構成。

2 電子文件與電子檔案原始性、真實性保護體系的安全控制

（一）構建人員安全管理機制

信息系統運行中，要想促使相關保護體系能夠充分發揮自身功能，必須加大人為控制力度，因此構建健全的管理機制勢在必行。這一機制構建的基本原則應當為分散化、最小化以及規范化授權，即將最小的權限授予工作人員，保證其完成本職工作即可；詳細劃分功能，共同完成關鍵任務，多個成員共同承擔這一任務的風險和責任，每一個人都不能夠擁有這一任務的全部資料和數據；構建健全監督機制，保證工作人員在工作中，可以通過申請、建立以及關閉工作權限等方式來接受監督，從而從整體上對工作人員的行為進行監督[3]。

（二）在保護體系基礎上構建安全保護措施

電子文件和電子檔案所在的保護體系，需要在特定的環境中運行，保護這一環境的基本措施通常包含以下內容：一方面，有效控制系統關鍵位置的進出人員?？梢詫炔烤W絡進行應用的區域、主機房以及電源系統控制區等都是關鍵區域，例如UPS存放的地點等；另一方面，加大同系統息息相關的公用設施以及建筑物的保護力度，針對建筑物來講，加大防火、防震等功能的維護，促使可靠性在供水、供電等環節中得以有效提升。

3 結論

近年來，信息技術飛快發展，電子檔案替代原始的紙質檔案就是重要表現之一。然而，檔案應用過程中之所以具備一定的法律效力，是因為其具有原始性和真實性的特點，隨著信息技術而產生的電子文件和電子檔案是極易被改變的，因此其真實性和原始性受到的威脅，在這種情況下，我國相關部門在積極加強檔案管理工作的過程中，應從構建相應的保護體系入手，并有針對性加大對保護體系的安全控制，為保證電子文件和電子檔案的原始性和真實性奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]徐輦. 檔案數字化建設中的問題與思考——論如何認定和維持電子文件原始性與真實性[J]. 常州信息職業技術學院學報，2014，04：42-44.

[2]傅榮校. 化繁為簡：從檔案機構角度看如何保障電子文件的真實性[J]. 檔案學通訊，2015，02：50-55.

[3]李澤鋒. 《檔案保護技術學》教學內容體系的重構與優化——從磁性載體檔案、光盤檔案保護談起[J]. 檔案學通訊，2014，01：75-78.

作者簡介

方迎（1977-），女，漢族，籍貫湖北武漢，湖北省襄陽市不動產登記局，助理會計師，大專，研究方向檔案管理。