電子檔案利用的基本原理

陳萌

摘 要：電子檔案利用，從其涵蓋的內容上看，有廣義和狹義之分，廣義的電子檔案利用包括用戶憑借電子檔案檢索系統查檢出所需的電子檔案的過程和將查檢出所需電子檔案的潛在價值轉化為現實價值的過程，而狹義的電子檔案利用僅指后一過程。本文對其原理進行分析。

關鍵詞：電子檔案利用；基本原理；分析

1 前言

從廣義電子檔案利用來看，用戶憑借電子檔案檢索系統查檢出所需的電子檔案是電子檔案內容價值得以實現的前提，因為用戶只有查檢到所需的檔案才能利用檔案；而電子檔案內容價值的實現則是其目的。所以，除了必須建立起高效率的電子檔案管理系統外，還應該采取各種手段更有效地利用電子檔案信息資源并且進一步對其進行有效的開發。

2 電子檔案利用系統的構成

電子檔案利用系統是指由電子檔案利用的各個方面要素所構成的一個有機的整體、構成電子檔案利用系統的要素有：法律法規要素、電子檔案信息要素、電子檔案檢索系統要素、電子檔案用戶及電子檔案利用安全防范要素。

（一）電子檔案利用的法律法規要素

構成電子檔案利用法律法規要素的主要是以下三個方面：

1.對電子檔案信息而言，并不是所有電子檔案都可以無限制地利用，而是要根據有關的法津法規合法地利用。如根據《檔案法》的規定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限.可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。

2.對用戶而言，對電子檔案的利用，是要受到有關的法律法規要素的制約的、也就是說并不是任何人都能成為電子檔案的合法用戶。

3.對電子檔案的利用行為而言，也要受到有關的法律法規的制約，這里所指的電子檔案利用行為是指對電子檔案的復制、摘錄、引用及借閱等的處置行為、即狹義上的電子檔案利用。因為電子檔案就其內容而言是具有檔案價值和知識產權的，所以為了合法保護電子檔案的情報信息和電子檔案責任者的合法權益，也需要有法律法規來制約利用行為。

（二）電子檔案利用的信息要素

構成電子檔案利用的信息要素主要體現在質和量兩個方面：

1.電子檔案信息的質量，是指電子檔案具有一定的憑證價值和情報價值。只有電子檔案中含有這樣的潛在價值，才有可能將其轉化為現實的可利用的價值。

2.電子檔案信息為數量，是指兩個方面，第一個方面、對一份電子檔案而言，其信息是完整的，而不是殘缺的，如多媒體電子檔案，其文字、聲音和圖像等有可能是分別存貯在計算機不同的文檔中，那么，作為一個整體，應保持其各部分在整體上的完整性。第二個方面，就是對一份電子檔案所處的一個電子檔案的文件組合（如成套的電子檔案）而言，如確實存在著這樣一個組合，那么就應該保持這樣一個文件組合在整體上的完整性。因為，—份電子檔案的價值，作為整體的部分而言，只有處于其所屬的電子檔案的文件組合這一整體中，才能得到真正的確認。

（三）電子檔案檢索系統要素

構成電子檔案撿索系統要素主要是二個方面：

1.電子檔案的著錄，即建立電子檔案檢索系統的過程。電子檔案著錄是對電子檔案進行控制的重要方面，也是建立檔案檢索系統的重要過程，可以說，沒有電子檔案的著錄，就不可能建立起真正意義上的電子檔案檢索系統，也就不可能有電子檔案的利用。

2.電子檔案的檢索，即表達檢索需求的特征信息與電子檔案目錄信息相匹配的查檢過程。電子檔案的檢索與傳統的手工檔案檢索相比，其最大特點是遠程檢索，即遠程用戶通過網絡上的檔案檢索系統對電子檔案目錄數據庫或全文數據庫進行檢索。

（四）電子檔案用戶要素

構成電子檔案用戶要素的前提條件表現在以下二個方面：

1.電子檔案用戶的利用需求、即指電子檔案利用者對獲得電子檔案信息的一種要求和欲望。電子檔案的用戶是具有利用需求的用戶，但是，并不是有了利用需求就能成為電子檔案的事實上的用戶，只有有利用需求與利用行為結合起來時，才能成為電子檔案的實際用戶。

2.電子檔案的利用行為，指在利用需求驅動下對獲得電子檔案信息所進行的一系列活動。這一系列活動表現為對電子檔案信息的檢索、甄別、選擇、閱讀、復制與摘錄等。很顯然，只有當用戶將利用需求付諸實施于利用行為，檔案的潛在價值才能轉化為現實價值。

（五）電子檔案利用安全防范要素

構成電子檔案利用安全防范要素是：

1計算機從計算機網絡的安全。由于對電子檔案的利用是建立在不同信息進行破壞的安全利用的基礎上的，如只說在利用電子檔案信息資源的同時也破壞了電子檔案信息本身，那就不符合電子檔案利用的原意。所以電子檔案與利用中對計算機及計算機網絡的安全防范是必不可少的。

2.保密安全。隨著現代高科技的發展，在電子檔案利用中各種竊取電子檔案信息的手段也不斷出現，各種竊取電子檔案信息的手段，雖然不構成對電子檔案信息本身的破壞，但是卻對可靠地利用電子檔案構成了威脅，所以、隨著電子檔案利用的出現也給保密安全提出了新的問題。

3 電子檔案利用系統的功能

以上我們介紹了電子檔案利用系統的構成要素，但是這些要素是不是簡單地組合就構成了電子檔案利用系統呢？不是的，電子檔案利用系統是由以上這些要素構成的，但是決不是這些要素的簡單相加，而是由這些要素有機構成的一個整體系統。電子檔案利用系統的各要素在這個系統中都具有自己明確的職能，它們之間的關系是：電子檔案用戶是是電子檔案利用系統中的智力要素，因為其承擔著將電子檔案的潛在價值有效地轉化為現實價值的智力職能；電子檔案利用的法律法規要素與電子檔案利用的安全防范要素，則是電子檔案利用系統中的保障要素，因為其從不同的側面承擔著對電子檔案信息進行合法（合理）、安全、可靠地利用的保障職能；而電子檔案檢索系統要素則是電子檔案利用系統中的技術要素，因為其承擔著如何從利用手段上保證電子檔案信息資源能被最有效利用的技術職能。

我們可以看出.檔案利用起始于用戶的利用需求，即系統的輸入，在法律法規和安全防范要素的全程保障之下，憑借檔案檢索系統檢索出其所需利用的電子檔案，然后通過用戶的利用行為將所需利用的檔案中的潛在價值轉化為現實價值，即系統的輸出。由此，形成了電子檔案利用系統這一整體具有了使電子檔案潛在價值能得以合法（合理）、安全、可靠地利用并使電子檔案潛在價值得到有效實現的基本功能。

參考文獻

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