企業檔案管理工作規范化的路徑探索

摘 要：伴隨著市場經濟發展需求與國際化的趨勢，各大企業在迎來機遇的同時也面臨著挑戰，作為西部機場集團這樣的大企業，檔案是企業管理中不可少的重要資源，與此同時，信息時代，電子文書和檔案的大面積普及也為企業檔案提供了技術支撐，傳統檔案管理在此形勢下已逐漸凸顯出于發展脫節的種種跡象。本文就新形勢下檔案管理工作上提出如何更規范化，更有效的服務企業。

關鍵詞：企業；檔案管理；規范

1 企業檔案管理工作規范化的意義

社會主義市場經濟的深化帶動了國內各領域，行業的發展，同事也迎來了更多更大的挑戰與沖擊，改革創新已呈必然之勢，作為與國民經濟息息相關的企業更是如此，檔案管理工作是至關重要的有機組成，為企業長期和可持續發展提供有力支撐。

檔案資料載錄這企業發展的各個印記和發展歷程，是企業發展歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。何以衡量一家企業管理現代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內容不僅僅包含了記錄企業上下，生產，后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；工作人員基本信息和人員流動清單的人事檔案，相關產品研究資料的研發檔案等等?；谏鲜隹芍?，每一類目的檔案都有其收錄與管轄范圍，中心內容也各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀提高檔案管理的整體水平。

2 提高檔案管理工作規范化的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業檔案為例，檔案管理包含了企業內部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業未來發展起著重要的作用，是企業從事各項管理工作的基礎如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業的經營狀況，可明確企業未來發展方向；再如企業人事檔案，是企業用人 留人提升人的依據；企業的財務信息可以為企業下一年度的發展作財務預算提供依據。思想決定行動，要提高檔案管理科學化水平，必須從檔案管理負責人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，通過不斷的學習，提高檔案管理科學化對檔案工作的重要性的認識 檔案管理工作者要從新的思維重視審視當前檔案管理工作理念，采用科學發展觀，以此為指導改進檔案管理中存在的不足之處；建立檔案管理服務意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務性的工作，要切實作好檔案管理服務的主動性與預見性，加強檔案管理人員對當前社會發展 經濟形式的認識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務，結合自身特點，完善崗位工作職責，以部室主任為領導，各部門采取專人專管的形式，責任到人，確保檔案管理工作切實落實到位

3 提高檔案管理科學化水平的路徑探討

1、重視檔案管理的規范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐的時候，想要真正地確保檔案工作標準化的實現，必須根據需要制定一系列的實施標準，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達到最佳這是檔案管理現代化實現的一個重要手段和前提，若是在進行檔案管理的時候僅僅有技術方面的保證，專業化以及標準化的程度不夠，那么檔案管理的質量以及速度便很難真正的提高，所以在進行檔案管理現代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規范化的建設，這樣才能給檔案管理現代化奠定一個好的基礎

2、提高檔案管理人員的素質與能力

人是檔案管理工作的主要實施者與參與者，人員素質的高低與檔案管理工作的科學化水平有著密切的關系，因此，現階段，要想提高檔案管理工作的科學化水平，必須做好人員水平的提升 一方面，可吸引專業的檔案管理工作者加入，加強人才隊伍建設，使人才結構更為合理另一方面，通過對現有人才進行培訓 外派學習在職學習及對外交流等方式，全面提升人才的專業知識水平及技能水平培訓內容不僅涉及檔案管理相關業務知識，還應開展包

括相關法律法規行業標準當前經濟形式在內的其他知識，以豐富并全面提高檔案管理人員知識面與技術水平 加強人員考核管理制度，使檔案管理人員工作按規范操作，保持嚴謹有序的工作態度，及時歸檔，確保資料全面且完整

3、加強基礎建設，提高管理水平

提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室 檔案網站信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容，采用現代檔案網絡化管理手段，使其更具科學化水平加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息 資料統一管理，建立 健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查 做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，保障檔案管理.

4、強化管理意識，加大對檔案管理現代化的投入

想要真正實現檔案管理現代化，必須將大量的資金以及先進設備投入進來 各級領導也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現代化地進行加大對檔案管理現代化資金設備方面的投入，在進行檔案室設置的時候，必須做好通風采光安全以及防潮方面的措施，根據實際的需要還可以將電腦 監視設備空調等設備運用進來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現資料丟失的情況 現代化的檔案管理與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平 為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和

設備 而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創造出一定的經濟效益

4 總結

管理現代化建設的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，從思想人員素質管理基礎建設等方式，深入研究社會經濟發展水平與用戶的實際需求，采取切實有效的方式提高檔案管理的科學化水平，提高檔案管理的質量

參考文獻

1 韓文琳.對提高檔案管理工作科學化水平的思考.[J].吉林工程技術師范學院學報

2 陳冬菊.論如何實現檔案管理現代化.[J].華章.2013（19）

3 王利超.論電子信息技術在檔案管理中的應用.[J].現代商貿工業.2010，11：52-54

作者簡介

申春寧（1987—），女，大學本科學歷，現在陜西省地質調查中心工作。