探析公安機關專業檔案歸檔管理中存在的問題及對策

駱永琴

摘 要：專業檔案案卷是公安機關活動的重要載體，是檢驗公安人員辦案和執行活動準確性、合法性、嚴肅性的重要依據，它既是公安機關檔案的重要組成部分，又是公安民警辦案結案的綜合體現，案卷類目較多。本文從工作實際出發，就專業檔案歸檔管理中存在的主要問題及對策作一探析，便于專業檔案的歸檔工作能夠更加及時、完整、準確，為公安檔案的開發利用提供條件。

關鍵詞：公安機關；專業檔案 歸檔管理；問題；對策

公安專業檔案是公安機關在依法偵查審理案件、處理違法犯罪、實施治安和行政管理等職能活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的專用歷史記錄。公安專業檔案按載體形式可分為紙質檔案、聲像檔案、實物檔案三種類型，以紙質為主。

公安專業檔案既是民警個人、公安機關依法辦案、辦事的記錄和見證，又是工作成績的反映、經驗教訓的積累。由于保存了部分公民及犯罪嫌疑人特別是罪犯的信息，利用檔案資料信息，分析社會治安形勢，為黨委政府維護社會穩定大局提供決策依據，意義不可小覷。對刑事犯罪檔案信息的梳理，也可為公安機關自身的“打防控”及破獲重大疑難案件提供參考。在現今正在推行辦事辦案考核制，特別是在錯案追究責任制中，公安專業檔案以真實性、可靠性強成為必不可少的依據。

長期以來，公安專業檔案的歸檔工作一直不夠完善，雖然浙江省公安廳（以下簡稱省廳）從2005年開始在全省開展公安專業檔案年檢考核制度，專業檔案的歸檔率和準確率有所提高，但從部分公安機關特別是基層公安單位現狀看，歸檔管理還存在諸多問題。為此，本人結合實際，以歸檔工作為切入點，分析存在的問題，剖析產生問題的原因，提出解決問題的對策，以期對公安機關專業檔案的歸檔管理工作有所幫助。

1 專業檔案歸檔管理中存在的問題及原因

在專業檔案歸檔實際工作中，主要存在歸檔不按時、歸檔案卷質量不高、檔案分類統計數與法制科臺帳不相符等問題。具體表現為：

（一） 檔案不能按規定時限歸檔

公安專業檔案實行由公安機關各業務部門立卷，檔案部門集中統一管理的原則。而在實際工作中，各業務部門很少及時、主動地移交相關案卷，常常需由檔案管理員與各部門內勤溝通催交；內勤也有力不從心，因為辦案紀律和保密規定，她們有時也不知哪些民警承辦哪些案件？進展如何？是否已結了案？所以每年專業檔案的移交都是一而再，再而三的拖延。而有些承辦民警，總有可以推諉的理由遲遲不交案卷，導致檔案部門案卷歸檔率低下。

（二）初次歸檔的檔案合格率不高

針對移交的專業檔案，發現部分案卷有不少問題，一是案卷封面內容書寫和審批手續不規范；二是批稿、改稿甚至簽名字跡不符要求；三是案卷內容不齊全；五是裝訂不規范。以上這些問題直接影響了專業檔案的質量和保管限期。

（三）檔案分類臺帳數據與法制科臺帳數據不符，造成專業檔案案卷歸檔有誤

一般“三類案卷”①中，“刑事偵查卷”和“行政（治安）管理處罰卷”依據專業檔案年檢考核表格中所核算出的數據與法制科臺帳經常不符，特別是“刑事偵查卷”中的刑事下行案件各分類打擊數差錯較多，與實際案卷不一致。再有“刑事下行案卷”轉“行政處罰卷”時數據劃分統計也各有誤差。以上諸類問題，對于檔案管理員在核對鑒定各單位移交的專業檔案時極易產生誤解，并且對于專業檔案案卷的類別定性也產生了負面影響。

（四）由于辦案人員的調崗離職，造成部分案卷散失或丟失現象

公安專業檔案的收集、整理、立卷由案件承辦人員負責，誰辦結、誰立卷、誰歸檔，實行集中統一管理。而辦案部門人員調動是常有的事，有的調動部門，有的調離公安崗位，他們走時，不少人沒有將第一手資料及時移交，導致部分案卷散失、甚至丟失。這不僅對最后的歸檔率不利，也會對案件偵破工作造成嚴重影響。

造成上述問題的原因，主要是單位的領導檔案意識不強，沒把檔案工作擺上應有位置，不少民警也是檔案意識淡泊，只重辦案業務，輕視檔案工作。

2 專業檔案歸檔管理好的對策

（一）依靠單位領導的重視

俗話說：“工作好與壞，全靠領導帶”，領導是否重視對于一項工作的開展起著舉足輕重的作用，檔案工作也是如此。如何得到領導的信任和支持，本人認為檔案管理員首先要自己過得硬。要具備愛崗敬業的精神，以出色的工作業績，給領導和同事們留下良好的印象。要善于請示匯報，不斷地增強領導檔案意識，以引起領導的關注和支持。要有大局意識，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，使檔案管理工作的知名度和影響力得以提升。

（二）加強業務填報人員的技能和素質

要想專業檔案填報數據規范、準確，除了法制科應經常組織刑大、治大、各派出所等部門進行業務知識培訓外，必要時還應酌情分析、講解，使填報打防控表格工作者對各數據的含義能一一領會，不能混淆，錯報數據，通過培訓提高填報人員的綜合業務素質，確保每個數據的準確無誤，便于專業檔案歸檔率準確、齊全。

（三）規范案卷裝訂，提高專業檔案案卷質量

專業檔案案卷質量既反映公安水平，又體現公安作風，所以案卷裝訂歸檔工作不容忽視?，F在采取一系列的措施加強案卷管理、全面提高案卷歸檔質量顯得尤為重要。

1、案卷封面和卷內手寫資料要符合檔案規定，書寫字跡包括領導審批簽名一律用碳素、藍黑墨水書寫，確保字跡永久性。案卷題名（即姓名）要準確無誤，與身份證信息一一核對，經確認后方可在案卷封面上書寫，確保檔案信息化管理查閱利用的有效性。

2、在立卷歸檔中要特別注意刑事偵查卷副卷材料的完整性和準確性?！靶淌屡袥Q書”應集中裝訂到副卷中，不應散失在其他部門或獨立裝訂成冊。同時，裝訂方法應用三孔一線，案卷裝訂后要美觀整齊且牢固。

（四）及時掌控人員調動信息，做好案卷移交工作

機關單位人員調動是經常會發生的，尤其對調動工作的辦案民警，各單位領導要引起高度重視，務必組織人員對調動民警手中的案卷進行及時收集或組卷。為此，檔案管理人員也要及時掌控人員調動信息，指導或監督承辦人員做好相關移交手續，若調動人員手中有未辦結的案件則要妥善移交，已辦結的由內勤保管或組卷，直至移交檔案室為止，避免歸檔時缺少或丟失。

（五）檔案歸檔制度要與業務考核掛鉤，實行獎懲分明

之所以承辦民警對歸檔工作敷衍了事，意識不強，主要原因是檔案歸檔與承辦民警的考核沒有密切關聯，所以在思想上他們可以漠視，言語上可以推諉，行動上甚至可以拒之不交。因此，要倒逼承辦民警及時歸檔，就必須與業務考勤待遇相關聯，將承辦民警案卷移交工作列入公安機關單位崗位目標責任制的考核內容，嚴格獎懲，增強承辦民警的檔案意識，促進公安機關專業檔案歸檔率和準確率“兩提升”。

（六）加強專業檔案的開發利用，為現實決策提供參考

檔案說到底是“死”東西，它的“活”最終在于利用，在其價值的實現和發揮。如何“用活”檔案也是我們檔案工作者最值得思考的問題。因此，要開發好公安專業檔案，首先要為領導和民警的善于利用檔案資源做好參謀服務工作。要梳理出有規律性的檔案信息，建立完善的檢索系統，做到有據可依，有據可查，不斷提高公安機關綜合檔案室為社會提供檔案信息服務的能力，全面、及時、準確、有效地為利用者服務，為現實決策提供參考。

參考文獻

1、淺議稅務部門的檔案管理存在問題及對策，江蘇省興化市國稅局，2011.06.16

2、陳沉，施工檔案存在的問題及對策，紹興市檔案信息網，2012.04.23