提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

劉金銘　楊盛杰

摘 要：檔案管理工作與企業、國家經濟發展有著不可分割的關系，但隨著社會的不斷發展，傳統檔案管理已經遠遠不能滿足現代企業發展要求，使檔案管理科學化已經勢在必行。通過查閱相關資料，本文簡要介紹了檔案管理中存在的部分問題，并針對問題提出了行之有效的策略。

關鍵詞：提高檔案管理；科學化水平；路徑選擇

隨著社會的不斷發展，經濟的不斷強盛，各個行業均得到了很大的發展空間，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，傳統的檔案管理模式已漸漸不能滿足現代社會的發展要求，因此檔案管理科學化成為了必然趨勢，但應如何提升檔案管理科學化水平已經成為了各個企業正面臨的一大難題。

1 檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理長期以來得不到重視

目前我國除了中央機構或地方政府機構對檔案管理越來越重視外，大多數企業或事業單位均沒有認識到檔案管理的重要性，認為進行檔案管理是浪費人力、浪費資源、浪費時間的繁瑣工作，無法為企業帶來可觀利益，反而會阻礙企業經濟發展。具體體現在資料、文獻等的管理上，如很多單位在完成了一項工程后，對其中起到至關重要的資料過于疏忽，不能夠及時進行整理和存檔，導致資料丟失對本工程后期工作產生不良影響，另外很多專門負責檔案管理的部門，對客戶沒有真正的了解，導致很多重要信息無法獲取，很大程度上阻礙了企業與相關單位的合作，為企業經濟發展帶來了不良影響[1]。

（二）檔案管理制度不完善

檔案管理在企業發展中是很重要的一項工作，但卻缺少一套完善的管理制度，阻礙了檔案管理建設的發展，從而降低了企業工作效率，阻礙了企業經濟發展。很多企業的檔案管理只是一個形式上的工作，缺少專門的管理制度，未能做到及時更新信息等工作，另外檔案管理是一項繁瑣的工作，若沒有一套完善的管理制度，其過于龐大的信息量也給檔案工作者帶來很多麻煩。目前雖然檔案管理不像從前需要手動錄入和更新，但依然無法實現資料共享，使檔案管理的作用無法完全發揮出來，其最主要的目的即是缺少完善的管理制度。

（三）檔案管理工作者綜合素質有限

檔案管理是一項繁瑣且需要及時更新的工作，并且資料的準確性、針對性都要求比較高，因此此項工作需要有耐心、專業性強、職業道德感強、細心的工作人員來執行，檔案管理者的能力和素質直接決定檔案管理的水平，但根據目前的相關調查來看，檔案管理中存在很多弊端，這與檔案管理工作者有很大的關系，為了更好的進行檔案管理工作，各個單位應積極培養高素質、能力強的檔案管理工作者，否則長久發展下去勢必對企業造成更加嚴重的后果[2]。

2 如何提升檔案管理科學化水平

（一）加強檔案管理重要性認識

首先企業領導必須足夠認識到檔案管理在企業發展中的重要性，如此才能夠制定相關有效措施改善檔案管理現狀，實現檔案管理科學化，并能夠提升檔案管理科學化水平。具體可以從檔案管理工作者入手，在對其進行檔案管理重要性思想教育后，工作人員能夠做到自主了解檔案管理中的重要事項，并學以致用將檔案管理作為一項重要的工作來做，能夠及時整理當前資料、完成資料更新和資料保護等工作，將重要資料與普通資料分離開來，以便在工作過程中能夠快速、準確的提供相關資料，如此一來即可以提升工作效率，從而提升企業經濟發展增加收益。另外檔案管理不應一味堅守傳統模式，應積極進行技術改革和創新，以最適合檔案管理人員工作模式、適應企業發展要求的前提下，盡量采取最科學有效的檔案管理模式。

（二）完善檔案管理制度

前文中提到過檔案管理制度的重要性，因此作為檔案管理工作的領導者，首先自身必須明確檔案管理的重要性，并且為檔案管理科學化制定行之有效的管理制度，根據相關法律法規、以及企業發展現狀和未來發展的方向來進行管理制度的制定和完善，并且時刻關注檔案管理制度的動態，及時進行技術改革和創新，使檔案管理能夠發揮出最大的作用。最后一定要在企業內部設定專門的制度管理部門，明確各個人員的權利和責任，制定獎勵和懲處制度，在發生失誤或出現原則性錯誤時，能夠有一套完善的管理制度來進行懲處，對于表現優異的員工也能夠依據此制度進行獎勵，如此一來不只檔案管理工作能夠得到保障，其他部門的工作質量也能有效保證，這在很大程度上能夠提升企業經濟效益，有利于檔案管理事業的發展[3]。

（三）提高檔案管理工作者的綜合素質

檔案管理工作者的能力和素質直接決定檔案管理工作的質量，因此要保證檔案管理科學化，在社會飛速發展的今天，各個行業之間競爭激烈，而具備一個相對完善的檔案庫，可以更加清晰的知道自身的優點和缺點，能夠在市場中做到揚長避短，從而提升自身競爭力，作為當代人才必須與時俱進，不只檔案管理模式需要技術更新，檔案管理工作人員同樣需要不斷充實自己，積極吸取他人經驗供自己使用，并且在工作過程中尋找閑余時間練習實際操作能力。職業素質是每個員工必須具備的東西，對于綜合素質不高的員工應積極進行培養，并且督促其進行自主提升，在科學技術如此發達的社會中，應選擇最適合自己工作的技術進行不斷練習，從而提升自身工作效率[4]。

3 結語

綜上所述，檔案管理科學化水平的提高需要多個方面共同努力，但最基本的是一定要以科學為前提，不論是管理制度的完善，或是檔案管理工作人員的素質提升均離不開科學，只有使檔案管理更加科學化、信息話、制度化，才能最大程度上發揮其作用，所謂知己知彼百戰百勝，如果連知己都做不到更何談百戰百勝，因此檔案管理與企業發展、經濟收益等方面有很重要的意義，相關單位必須加強其建設。

參考文獻

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011，（06）01：174-176.

[2]李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者，2015，（11）04：317.

[3]叢婕.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].黑龍江史志，2014，（08）05：78.

[4]安娜.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].黑龍江科技信息，2012，（06）21：134.